Suojaa Excel -tiedosto salasanalla - ohjeet videolla

Sinun pitäisi olla tietoinen tästä

Yleensä tietokoneellasi tai kannettavalla tietokoneellasi on asiakirjoja, jotka sisältävät arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja. Tämä sisältää usein Excel -ohjelman tiedostoja, joita käytetään yksityisiin tai ammatillisiin tarkoituksiin. Siksi Excel tarjoaa käyttäjilleen useita vaihtoehtoja suojata koko tiedosto, työkirja tai yksittäinen laskentataulukko. Tämä estää ketään näkemästä luottamuksellista Excel -asiakirjaa.

Miten voit estää Excel -työkirjan tahattoman muokkaamisen?

Heti kun useat käyttäjät käyttävät Excel -tiedostoa ja työskentelevät sen kanssa, on järkevää suojata kaavat vahingossa tapahtuvalta poistamiselta. Excel -asiakirjat voidaan myös suojata salasanalla. Tämä tarkoittaa, että ihmiset, jotka eivät tiedä salasanaa, eivät voi enää avata asiakirjaa. Excel-käyttäjä voi myös avata työkirjan kirjoitussuojattuna, jotta vältetään ei-toivotut muutokset. Olemassa oleva kansio voidaan myös varustaa kirjoitussuojauksella.

Tiedostotaso, työkirjataso ja laskentataulukkotason suojaus: Mitkä ovat erot?

• Tiedostotason suojausvaihtoehdot: Tässä voit valita salasanan Excel -tiedostolle. Kun tiedosto on lukittu, muut käyttäjät eivät voi enää avata tai muokata sitä. Salasana Excel -tiedoston avaamiseen ja muuttamiseen voidaan myös asettaa tällä tasolla. Tiedoston valmis versio voidaan tunnistaa nimellä ”lopullinen versio”. Tämän jälkeen Excel-käyttäjä voi avata tiedoston vain kirjoitussuojattuna.
• Työkirjan tason suojausvaihtoehdot: Tässä työkirjan rakenne voidaan suojata salasanalla. Tämän seurauksena muut käyttäjät eivät voi enää poistaa, piilottaa, lisätä tai nimetä uudelleen työkirjan laskentataulukoita.
• Laskentataulukon tason suojausvaihtoehdot: Laskentataulukon suojauksen avulla voit rajoittaa käyttö- ja muokkausvaihtoehtoja salaamatta koko tiedostoa salasanalla. Tässä voit määrittää, miten käyttäjä voi työskennellä vastaavassa Excel -laskentataulukossa. Voit määrittää, voiko käyttäjä lisätä tai muokata vain rivejä.

Mihin sinun tulee kiinnittää huomiota salasanaa valittaessa?

Monimutkaiset salasanat vaikeuttavat suojattujen tiedostojen käyttöä. Turvallinen salasana johtuu sen rakenteesta ja pituudesta. Periaatteessa sen pitäisi koostua vähintään kahdeksasta kymmeneen merkkiin. Ihannetapauksessa käytetään isojen ja pienten kirjainten, numeroiden ja erikoismerkkien yhdistelmää. Umlauteja ja aluekohtaisia merkkejä tulee välttää.

Ohjevideo: Excel -tiedostojen suojaaminen salasanalla - näin suojaat tietosi!

Vaihe vaiheelta: Suojaa Excel-tiedosto salasanalla

Haluatko, että Excel -tiedosto ei ole muiden käyttäjien käytettävissä salasanalla? Käytä sitten seuraavaa vaiheittaista opasta:

1. Avaa ensin suojattava Excel -tiedosto.

2. Siirry "Tiedosto" -painikkeeseen.

3. Napsauta "Tallenna nimellä" ja valitse tallennuspaikka.

4. Anna uudessa valintaikkunassa tiedostolle nimi, jolla se myöhemmin tallennetaan.

   

5. Tallennuksen jälkeen siirry vasemmalla olevaan kohtaan "Tiedot" ja napsauta "Suojaa työkirja".

   

6. Uudessa ikkunassa voit syöttää avautumiseen tarvittavan salasanan ja salasanan tiedoston vaihtamiseen.

   

7. Vahvista salasanojen syöttäminen "OK" -painikkeella.

8. Toista salasanasi uudelleen. Vahvista sitten syöttö uudelleen "OK" -painikkeella.

9. Paina nyt "Tallenna" -painiketta, jotta Excel -tiedosto tallennetaan valittuun tallennuspaikkaan.

Mikä suojaustaso sopii tilanteeseen?

• Tiedostotason suojaus on hyödyllinen Excel-asiakirjan käyttäjien käyttöoikeuden hallintaan. Voit salata Excel -tiedoston ilman, että kukaan muu avaa tiedostoa. Määrittämällä ja välittämällä salasanan muutosta varten voit myös antaa muiden käyttäjien muokata tiedostoa.
• Jos käytät suojausta työkirjatasolla, voit hallita, miten muut käyttäjät voivat työskennellä tämän rakenteen laskentataulukoiden kanssa. Kuvittele, että yksi työkirjoistasi sisältää useita laskentataulukoita. Jokainen tiimin jäsen on vastuussa oman laskentataulukkonsa tiedoista. Kaikkien tiimin jäsenten pitäisi nyt voida lisätä tietoja omaan laskentataulukkoonsa. Sinun ei kuitenkaan pitäisi olla mahdollista muuttaa, siirtää tai lisätä uusia tai uusia laskentataulukoita.
• Laskentataulukkotason suojauksella voit hallita, mitä Excel-käyttäjä voi tehdä tietyssä laskentataulukossa. Voit antaa kollegalle mahdollisuuden kirjoittaa tietoja laskentataulukkoon ja tallentaa ne. Hän ei kuitenkaan saa poistaa rivejä ja sarakkeita.

Johtopäätös: Excel -tiedostojen suojaaminen salasanalla kannattaa

Excel tarjoaa hyvin erilaisia vaihtoehtoja tiedoston suojaamiseen. Excel -käyttäjät voivat suojata Excel -tiedoston, koko työkirjan tai laskentataulukon muutoksilta tai hallita ja rajoittaa kolmansien osapuolten käyttöoikeuksia. Excel -tiedosto voidaan helposti suojata salasanalla, joka voidaan asettaa Excel -asetuksissa.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka voin näyttää lukitsemattomat solut Excel -taulukossa?

Käyttämällä kaavaa = Ei (CELL ("Protection"; A1)) ehdollisen muotoilun kautta, voit avata lukitsemattomat solut taulukon merkitylle alueelle.

Miten Excel-asiakirja kirjoitussuojataan?

Avaa ensin tiedosto ja valitse Tiedosto> Hae tietoja. Siirry kohtaan "Suojaa asiakirja" ja valitse "Merkitse valmiiksi". Vahvista sitten syöttö painamalla "OK".

Kuinka voin poistaa luomani salasanasuojauksen?

Avaa Excel -tiedosto, jolle olet tallentanut salasanan. Valitse nyt "Tiedosto"> "Tiedot". Siirry sitten kohtaan Suojaa asiakirja> Salaa salasanalla. Poista asettamasi salasana ja vahvista syöttämäsi painamalla "OK".