Tietojen vieminen Excelistä muihin ohjelmiin

Tietojen vieminen Excelistä muihin ohjelmiin

Tietojen vienti Excelistä voi auttaa laskemaan taulukon sisällön muissa ohjelmissa. Tämä on yksinkertaisempaa kuin miltä se kuulostaa: Työkirja tallennetaan haluttuun muotoon ja voidaan avata viennin jälkeen. Mutta mitä muita ohjelmia Excel tukee?

Ohjelmat ja tiedostomuodot, jotka Excel tarjoaa vientiin

Jos käyttäjät haluavat viedä tietoja Excelistä työskennelläkseen toisen ohjelman tietojen kanssa, tämä toimii eri muodoissa ja ohjelmissa:

• Tekstitiedostot (TXT, CSV)
• PDF
• XPS
• OpenDocument -laskentataulukko

Excel -käyttäjien ei tarvitse tallentaa koko kansiota tai laskentataulukkoa, mutta he voivat myös viedä yksittäisiä rivejä tai sarakkeita. Tietueita voidaan käyttää myös muihin Microsoft Office -ohjelmiin. Tähän ei tarvita vientiä.

Excel tarjoaa edelleen työkirjan tallentamisen yhtenä verkkoarkistona tai verkkosivustona. Käyttäjiä kuitenkin kehotetaan, että jotkin ominaisuudet voivat kadota tallennettaessa tässä muodossa.

Tietojen vieminen tekstitiedostoon

TXT

Tässä muodossa merkkijonot erotetaan TAB -merkeillä. Tietojen vienti Excelistä tekstitiedostoon toimii seuraavasti:

Valitset "Tiedosto" ja sitten "Tallenna nimellä".

Avaa "Selaa" ja "Tallenna" -valintaikkuna avautuu.

Valitse "TXT" kohdassa "Tiedostotyyppi".

Määritä haluamasi tallennuspaikka ja napsauta "Tallenna".

Sinulle ilmoitetaan, että nykyinen laskentataulukko avataan vientitiedostossa, jonka vahvistat "OK" -painikkeella.

CSV

Tietojen vienti Excelistä CSV -tiedostoon toimii samalla tavalla:

Valitset "Tiedosto" ja sitten "Tallenna nimellä".

Avaa "Selaa" ja "Tallenna" -valintaikkuna avautuu.

Valitse tiedostotyypistä csv.

Napsauta sitten "Tallenna", kun olet valinnut tallennuspaikan.

Saatat saada ilmoituksen, että jotkin CSV -muotoiset ominaisuudet saattavat kadota.

CSV -sarakkeiden välisen erottimen vaihtaminen

Normaalisti CSV -tiedostossa pilkkua käytetään erottimena sarakkeiden välillä. Voit kuitenkin muuttaa tätä tarvittaessa:

1. Napsauta Windows 10: ssä käynnistyspainiketta hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten "Asetukset".

2. Valitse ”Aika ja kieli”.

3. Valitse vasemmalta "Alue".

   

4. Napsauta "Aiheeseen liittyvät asetukset" -kohdassa "Päivämäärän, ajan ja maan lisäasetukset".

   

5. Valitse avautuvasta "Alue" -kentästä "Lisäasetukset" "Muoto" -välilehdestä.

   

6. Mukauta muotoa -valintaikkuna avautuu ja voit kirjoittaa merkin Numerot -välilehden asianmukaiseen kenttään toimimaan uutena luettelon erottimena - esimerkiksi puolipisteenä.

   

7. Jos vahvistat valintasi kahdesti peräkkäin "OK" -painikkeella, olet muuttanut kaikkien tietokoneesi ohjelmien luetteloerottimen.

Tietojen vienti PDF- ja XPS -muodossa

1. Valitse "Tiedosto" ja napsauta "Vie" vasemmalla olevasta luettelosta.

   

2. Napsauta "Luo PDF / XPS -asiakirja".

   

3. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit valita, tallennetaanko PDF- vai XPS -tiedosto.

   

4. Valitse haluamasi ja napsauta "Julkaise".

Jos sarakkeet ovat erittäin leveitä, tiedosto voidaan jakaa useille sivuille, kun se viedään. Voit tarkistaa, onko näin, napsauttamalla "Näytä" -välilehteä ja sitten "Sivun asettelu". Aseta sivun asettelu tarvittaessa vaakasuunnassa ennen Excel -taulukon tallentamista PDF -muotoon.

Tietojen vienti OpenDocumentille

Jos joku haluaa työskennellä taulukon kanssa, joka käyttää OpenOffice- tai LibreOffice -ohjelmia, voit muuntaa tiedoston vastaavasti:

1. Napsauta "Tiedosto" ja "Tallenna nimellä".

2. Valitse sijainti, johon haluat tallentaa tiedoston.

3. Valitse avautuvasta valintaikkunasta "OpenDocument Spreadsheet" avattavasta "Tiedostotyyppi" -kohdan vierestä.

   

4. Napsauta "Tallenna".

Ilman tietojen vientiä: Mitä elementtejä Excel voi siirtää muihin ohjelmiin?

Voidakseen käyttää työkirjan tietueita muissa Microsoft Office -ohjelmissa, käyttäjien ei tarvitse viedä niitä - eikä heidän tarvitse tuoda niitä muihin ohjelmiin.

Tietojen kopioiminen Excelistä toiseen Microsoft Office -ohjelmaan

Valitse Excel -tiedostossa sarakkeissa tai riveissä olevat tietolähteet, joita haluat käyttää muissa ohjelmissa.

Kopioi ne.

Napsauta haluamassasi ohjelmassa haluamaasi datapaikkaa ja lisää se.

Tietojen viereen ilmestyy pieni valikko, josta voit valita lisäysvaihtoehdot: Voit lisätä tietueet staattisena kuvana tai tekstinä. Se on mahdollista mukauttaa kohdetyyliin tai säilyttää alkuperäinen muotoilu. Kummassakin tapauksessa on mahdollista linkittää alkuperäiseen laskentataulukkoon. Tämä tarkoittaa, että kohdelomakkeen tiedot mukautuvat, jos muutat tietolähteitä alkuperäisessä Excel -lomakkeessa.

Excel -kaavion kopioiminen toiseen Microsoft Office -ohjelmaan

Vie kaavio täsmälleen samalla tavalla kuin tiedot. Ainoa ero on, että et voi tallentaa kaaviota tekstinä. Nämä kopiointi- ja liittämisvaihtoehdot eivät muuten ole käytettävissä Office Online -palvelussa: Tätä varten tarvitset työpöytäversion.

Johtopäätös: Tietojen vienti Excelistä tarjoaa nämä mahdollisuudet

Excel -tiedostomuodossa vain käyttäjät, joilla on myös ohjelma, voivat työskennellä luotujen työkirjojen kanssa. Microsoft Office on siten mahdollistanut tietojen viemisen Excelistä, jotta tietoja voidaan käyttää muissa ohjelmissa. Täydellisiä työkirjoja ei välttämättä tarvitse viedä - tietyt osiot tai arvot voidaan myös siirtää toiseen muotoon vain muutamalla napsautuksella. Erityisesti Excel -tietojen käyttö muissa Office -ohjelmissa on ongelmatonta jokaiselle käyttäjälle: Täällä tietoja ei viedä, vaan vain kopioidaan ja liitetään. Linkki Excel -työkirjaan voidaan myös luoda.

Lisää artikkeleita aiheesta:

Luo tehtäviä Excelistä