Tallenna ja jaa Excel -tiedostoja: nopeaa ja helppoa

Tärkeää tietoa, joka voi auttaa

Jos useita kollegoita työskentelee projektin tai tehtävän parissa, on usein tarpeen työskennellä yhdessä Excel -työkirjan tai Excel -ohjelman taulukon kanssa. Ennen kuin julkaiset sen, varmista kuitenkin, että valitset oikean muodon ja tallennat Excel -tiedoston oikein. Lisäksi käyttäjien tulee kiinnittää huomiota tiedoston kokoon ja jakaa se, jos mahdollista. Joskus kuitenkin tietojen julkaiseminen riittää niiden saamiseen.

Tallenna Excel -tiedosto: Näin se toimii

Käyttämällä Excel -näppäinyhdistelmää "Ctrl + S" tai valitsemalla "Tiedosto> Tallenna" tai "Tallenna nimellä", voit tallentaa nykyisen Excel -tiedoston yksittäisen tiedostonimen alle. Normaalien .xls- ja .xlsx -tiedostotyyppien lisäksi Excel tarjoaa tallennuksen OpenDocument- tai PDF -muodossa.

Excel -työkirjasi voidaan tallentaa haluttuun tallennuspaikkaan määrittämällä tavallinen tallennuspaikka etukäteen. Tallennuspaikkaa voidaan myös muuttaa vain muutamalla askeleella. Joskus on hyödyllistä, jos asiakirjan kansio tai tallennuspolku näkyy työkirjan solussa. Tämä taulukkotoiminto mahdollistaa tämän.

Tallenna Excel -tiedosto varmuuskopiolla

On suositeltavaa tehdä varmuuskopiot tärkeistä Excel -tiedostoista ennen kuin teet muutoksia asiakirjaan. Varmuuskopion voi luoda käyttämällä joitakin Excel -toimintoja tai makroa. Voit myös määrittää Excel -työkirjasi siten, että varmuuskopio edellisestä työkirjaversiosta tallennetaan aina, kun muutos tehdään.
Tiedot ja arvokas työaika voivat kadota sähkökatkon tai tallentamattoman Excel -tiedoston tahattoman sulkemisen seurauksena. Siksi on suositeltavaa aktivoida Excel -toiminto "AutoRecover" automaattisen tietojen tallennuksen aloittamiseksi.

Ohjevideo: Microsoft Excel: Tallenna tiedosto ja jaa se muiden käyttäjien kanssa

Jaa Excel -tiedosto: mahdollisuudet

Jos haluat jakaa Excel -työkirjan tai asiakirjan tiedot muiden käyttäjien kanssa, käytettävissäsi on muita vaihtoehtoja integroitujen julkaisutoimintojen lisäksi:

• Kaavio tallennetuista tiedoista voidaan julkaista esimerkiksi yrityksen intranetissä tai verkkosivustolla. Tätä varten sinun on käytettävä joitakin toimintoja tietojen viemiseksi Excel -luettelosta kuvaksi. Excel tarjoaa myös mahdollisuuden kopioida halutun alialueen Excel-taulukosta kuvaksi, jotta se voidaan lisätä ja näyttää esityksessä tai muussa sovelluksessa.
• Excel -luettelot tai yksittäiset laskentataulukot voidaan lähettää helposti ja nopeasti työtovereille sähköpostitse. Sopivan painikkeen integrointi Excel -työkalupalkkiin helpottaa tämän hyödyllisen makron lähettämistä ja käyttöä.
• Excel -työkirjan voi myös jakaa verkon kautta ja siten useat käyttäjät voivat muokata sitä. Ennen tätä työkirja voidaan kopioida makron avulla ja tallentaa eri tiedostonimellä.
• Lopuksi voit jakaa Excel -tiedoston tallentamalla työkirjan verkkopilveen, kuten OneDriveen. Tämän avulla muut käyttäjät voivat muokata tiedostoa.

Excel -tiedoston jakaminen on turvallisempaa

Jotkin toiminnot suojaavat Excel -tietojen lisäksi myös annetut tiedot:

• Digitaaliset allekirjoitukset voidaan integroida kätevästi Excel -tiedostoon tai -kansioon tietojen eheyden ja aitouden varmistamiseksi. Digitaalinen allekirjoitus osoittaa muille, että työkirjan tai asiakirjan sisältö on vahvistettu ja allekirjoitettu.
• Ennen kuin Excel -laskentataulukko tai työkirja annetaan missä tahansa muodossa joukkuetovereille tai kenellekään muulle, se on puhdistettava henkilökohtaisista tiedoista.
• Excel -laskentataulukon tai -kansion kaavojen suojaus estää ei -toivotut muutokset, kun useita henkilöitä työskentelee asiakirjan parissa.
• Ennen työkirjan välittämistä voi olla hyödyllistä kopioida yksittäiset laskentataulukot uuteen Excel -työkirjaan ja korvata kaavat arvoilla.

Oikea muoto Excel -tiedoston jakamiseen

Yritykset ja yritykset käyttävät usein uudempia ja vanhempia Excel -versioita. Joskus saattaa olla tarpeen muuttaa Excel -tiedoston tiedostotyyppiä:

• Excel -valikon avulla tiedosto voidaan tallentaa suhteellisen helposti PDF -tiedostona.
• Excel -tiedosto tai taulukko voidaan tallentaa CSV -muodossa vain muutamassa vaiheessa.
• Jotta Excel -tiedosto on yhteensopiva vanhempien versioiden kanssa, se voidaan tallentaa XLS -tiedostomuodossa.
• Kansion koko sisältö voidaan muuntaa XLSX -tiedostomuotoon Microsoft -työkalun avulla.
• Manuaalinen yhteensopivuustarkistus voidaan tehdä, jotta vanhat ohjelmaversiot voivat lukea tallennetut Excel -tiedostot.

Pienennä Excel -työkirjan kokoa

Ei ole niin helppoa jakaa Excel -taulukkoa, jossa on useita tuhansia rivejä. Ennen suuren Excel -tiedoston jakamista on tarpeen esim. B. jakaa käyttämällä makroa. Näiden vinkkien avulla voit kuitenkin pienentää tiedoston kokoa merkittävästi. Sekä vanhemmilla että uudemmilla Excel -versioilla voit pakata kuvan tai kaikki kansion grafiikat ja valita eri tarkkuuksien välillä.

Johtopäätös: Tallenna Excel -tiedosto ja jaa se muiden käyttäjien kanssa

Kun muut ihmiset tarvitsevat Excel -työkirjan tietoja, käyttäjillä on useita vaihtoehtoja. Ensinnäkin käyttäjien on tallennettava Excel -tiedosto. Tätä varten on saatavilla erilaisia tiedostotyyppejä. Jos haluat jakaa Excel -tiedoston, yksilöllinen tiedostonimi on määritettävä etukäteen. Lisäksi varmuuskopio voidaan tehdä ennen mahdollisia muutoksia, esimerkiksi makrojen avulla. Excel -ohjelman avulla voit myös pienentää Excel -tiedostojen kokoa tai jakaa työkirjan, muuttaa tiedostomuotoa tai lisätä digitaalisen allekirjoituksen ennen kuin käyttäjät jakavat Excel -tiedoston muiden kanssa.

Lisää mielenkiintoisia artikkeleita Excelissä

• Jos useita ihmisiä työskentelee Excel -laskentataulukon parissa, on hyödyllistä tunnistaa muutokset sisällössä tai kaavoissa.
• Työkirjan koko Excel -taulukko voidaan siirtää nopeasti tai kopioida toiseen Excel -työkirjaan.
• Tyhjät rivit voidaan poistaa pysyvästi automaattisen suodattimen avulla.
• Ylimääräisen sisällön poistaminen pienentää Excel -tiedoston tiedostokokoa.
• Työkirjan Excel -kaavat voidaan muuntaa numeroiksi kerralla.
• Esikatselukuva voidaan tallentaa Excel -tiedostoille.
• Tämän lokitoiminnon avulla näet aina ajan ja henkilön, joka muutti solun sisältöä.

Usein kysytyt kysymykset

Miten voin jakaa Excel -laskentataulukon?

Avaa työkirja ja napsauta sitten Tarkista -välilehteä. Siirry "Muutokset" -kohdassa julkaisuvaihtoehtoon "Käyttäjät voivat muokata alueita". Valitse "Uusi" Käyttäjäoikeudet -valikosta ennen jaetun taulukon määrittämistä.

Mistä löydän Excelin automaattiset varmuuskopiot?

Aktivoimalla automaattisen palautustoiminnon Excel tallentaa avoinna olevan työtilan kymmenen minuutin välein vakioasetuksiin. Varmuuskopion tulee olla samassa kansiossa kuin alkuperäinen tiedosto.

Kuinka voin poistaa työkirjan kirjoitussuojauksen käytöstä?

Avaa työkirja. Napsauta Tiedosto -valikossa "Tiedot" ja poista sitten "Lukittu" -ruutu käytöstä yleisellä alueella.