Näin voit määrittää toistuvan tapaamisen ja pyytää Outlookia syöttämään sen kalenteriin niin usein kuin tarvitaan.
Jotkut tapaamiset tapahtuvat uudestaan ja uudestaan: viikoittainen tiimikokous, osastopäällikkökonferenssi joka kuukauden ensimmäinen keskiviikko, myyntiveroilmoituksen toimittaminen kerran neljännesvuosissa, vain muutamia mainitakseni. Voit yksinkertaistaa tällaisten toistuvien tapaamisten syöttämistä Outlook -kalenteriin määrittelemällä ne tapaamissarjaksi - Outlook lisää sitten automaattisesti ryhmän kokouksen merkinnän kalenteriin esimerkiksi joka perjantai.
Voit määrittää toistuvan tapaamisen seuraavasti:
1. Luo kalenteriin tapaaminen sopivan aiheen, alkamisen ja keston kanssa, mahdollisesti muistutuksella.
2. Napsauta sitten "Sarjatyyppi" tapaamisikkunassa.
3. Valitse "Sarjamalli" -kohdasta aikaväli, jolle seuraavat tapaamiset tulee syöttää (lisätietoja alla).
4. Kirjoita "Sarjan kesto" -kohtaan päivä, jolloin ensimmäisen tapaamisen pitäisi alkaa. Sitten voit päättää, lopetetaanko toistuva tapaaminen tietyn määrän tapaamisten jälkeen tai tiettynä päivänä. Erityisesti tapaamisissa, joissa toistoja on paljon, on suositeltavaa rajoittaa lukumäärää (ensinnäkin), jotta Outlook -kalenteri ei täyty tarpeettomasti.
5. Sulje "Toistuva tapaaminen" -valintaikkuna ja tallenna ja sulje tapaamisikkuna (heti, kun olet tehnyt kaikki merkinnät siihen).
Sarjakuvio:
Outlook tarjoaa seuraavat toistojaksot:
-
Päivittäin: Tässä voit määrittää, pitäisikö tapaaminen järjestää joka päivä, joka toinen, joka kolmas jne. Lisäksi on mahdollista rajoittaa tapaamiset vain työpäiviin.
-
Viikoittain: Täällä voit määrittää viikonpäivän, jolle tapaaminen järjestetään. Määrität myös, onko tapaaminen toistettava joka viikko, joka toinen viikko vai pidemmällä aikavälillä.
-
Kuukausittain: Tässäkin voit valita, tapahtuuko tapaaminen joka kuukausi, joka toinen kuukausi vai pidemmällä aikavälillä. Määrität myös, onko tapaaminen toistettava tiettynä päivänä (esimerkiksi jokaisen kuukauden 14. päivänä) vai tiettynä viikonpäivänä (esimerkiksi kuukauden ensimmäisenä maanantaina).
-
Vuosittain: Vuosittaista toistoa varten määrität myös, onko kyseessä kiinteä päivämäärä vai tietty päivä tietyssä kuussa. Esimerkiksi "Joka 10. lokakuuta" on ihanteellinen vuosipäiville tai syntymäpäiville.
Vaihtoehtoinen tapa luoda tapaamissarja on seuraava: Napsauta hiiren kakkospainikkeella kalenterin ajankohtaa, josta tapaamisjakson pitäisi alkaa, ja käynnistä "Uusi tapaamissarja" -komento. Edellä vaiheessa 3 kuvattu valintaikkuna tulee välittömästi näkyviin; Heti kun olet täyttänyt, sinun on vielä määritettävä aihe ja kesto.
Huomaa: Jos haluat muokata tapaamista sarjasta myöhemmin, Outlook kysyy, vaikuttaako muutos kaikkiin vai vain tähän tapaamiseen. Tämä koskee myös tapaamisen poistamista sarjasta.
