Jos työskentelet keskittyneenä tehtävään, on suositeltavaa poistaa kaikenlaiset häiriöt tai minimoida ne mahdollisimman paljon. Tämä sisältää myös häiriöt saapuvista sähköposteista ja työpöytäilmoituksista, kun niitä vastaanotetaan.
Määritä, kuinka usein Outlook hakee sähköpostit
Useimmissa tapauksissa Outlookin ei tarvitse tarkistaa palvelimen postilaatikkoa vähintään kymmenen minuutin välein ja ladata uusia sähköpostiviestejä. Poikkeus: Sinun on vastattava tilauksiin tai asiakkaiden tiedusteluihin, joiden on tapahduttava välittömästi. Suurimmassa osassa tapauksista riittää, että Outlook tarkistaa sähköpostit kerran tunnissa tai puolen tunnin välein.
Ja jos työsi vaatii keskittymistä yhteen tehtävään pitkään, on suositeltavaa, kuten edellisellä sivulla on kuvattu, tarkistaa sähköpostisi vain tiettyinä aikoina. Sitten sinun on kytkettävä automaattinen sähköpostin haku kokonaan pois päältä.
Jos odotat kiireellisesti tiettyä sähköpostia, voit hakea sähköpostin milloin tahansa painamalla F9-näppäintä tai Lähetä vastaanota laukaista.
Jos haluat määrittää, kuinka usein Outlook ottaa vastaan sähköpostiviestejä tai haluat poistaa automaattisen sähköpostin haun käytöstä, toimi seuraavasti:
- Outlookissa versioon 2007 asti kutsut komennon Työkalut → Asetukset ja avaa rekisteri Sähköpostiasetukset. Outlook 2010: ssä soitat Tiedosto → Asetukset ja avaa rekisteri Laajennettu.
- Klikkaa Lähetä vastaanota.
- Valita Kaikki tilit ja vaihda vaihtoehtoa Sisällytä tämä ryhmä lähetykseen (alla Ryhmän Kaikki tilit asetukset) a.
- Vaihda alla olevassa kentässä vaihtoehto Automaattinen vaihteisto X minuutin välein kokonaan tai kytket sen päälle ja kirjoitat haluamasi taajuuden taakse - esimerkiksi 60 Pöytäkirja.
- Jos käytät offline -tilaa, toista vaiheet 3 ja 4.
- Jos et halua tehdä muita asetuksia yksittäisille tileille, sulje valintaikkunat.
- Jos tietylle tilille vastaanotetut sähköpostit pitäisi tarkistaa useammin, poistu valintaikkunasta Toimitusryhmät (katso vaihe 6) ja jatka seuraavasti:
- Valita Kaikki tilit ja napsauta Muokata.
- Valitse tili, jolle muita asetuksia sovelletaan, ja poista sen edessä oleva valintamerkki Sisällytä tili tähän ryhmään. Sulje valintaikkuna painamalla OK.
- Napsauta sitten Uusi. Anna sen tilin nimi, jolle erityissääntöä sovelletaan, ja napsauta OK.
- Vaihda vaihtoehto avautuvassa valintaikkunassa Sisällytä tili tähän ryhmään ja napsauta OK.
- Valitse tili. Aktivoi tämä vaihtoehto Automaattinen vaihteisto X minuutin välein ja syötä haluttu aikaväli.
- Sulje kaikki valintaikkunat.
Poista työpöytäilmoitukset käytöstä
Jos tarkistat sähköpostit automaattisesti muutaman minuutin välein, mutta sinun ei tarvitse saada jatkuvasti tietoa uusista saapuvista sähköpostiviesteistä, on suositeltavaa sammuttaa Outlookin työpöydän ilmoitustoiminto. Sitten Outlook ei näytä ilmoitusikkunaa tai kirjainkuvaketta muutaman sekunnin ajan jokaisesta uudesta sähköpostista eikä myöskään toista ääntä.
Toimi seuraavasti Outlookissa versioon 2007 asti:
- Soita komennolle Työkalut → Asetukset päällä.
- Klikkaa Sähköpostivaihtoehdot ja sitten eteenpäin Sähköpostin lisäasetukset.
- Käänny alle Kun uudet kohteet saapuvat postilaatikkoon kaikki neljä vaihtoehtoa.
- Sulje valintaikkunat.
Toimi Outlook 2010: ssä seuraavasti:
- Soita komennolle Tiedosto → Asetukset päällä.
- Avaa rekisteri sähköpostitse.
- Vaihda alla olevat neljä vaihtoehtoa Kun uusia viestejä tulee ja sulje valintaikkuna.
