Mitä voit tehdä Excelillä
Monet käyttäjät eivät ole tietoisia siitä, mitä voit tehdä Excelillä laskentataulukoiden lisäksi: He käyttävät usein vain murto -osaa ohjelman todellisista mahdollisuuksista. Usein tämä on täysin riittävä, sillä jokapäiväisen työelämän tehtävät on määritelty hyvin tarkasti. Koska Excelillä voi kuitenkin tehdä enemmän kuin laskutoimituksia, kannattaa ottaa yleiskatsaus ohjelman muista toiminnoista.
Mikä on Excel ja mihin ohjelmaa käytetään?
Excel on ensisijaisesti laskentataulukko -ohjelma, jossa voidaan luoda taulukoita ja käyttää Excel -soluja ja soluviittauksia. Se voi kuitenkin tehdä paljon enemmän. Yrittäjät ja yksityishenkilöt käyttävät sitä tietojen keräämiseen, järjestämiseen ja analysointiin. He voivat myös tehdä laskelmia ja tehdä ennusteita olemassa olevilla tiedoilla. Excelin avulla voit myös määrittää ja seurata tavoitteita tai seurata taloutta ja ajanjaksoja. Näin ollen Excel soveltuu jokapäiväisen elämän järjestämiseen sekä ammatillisessa että yksityisessä ympäristössä.
Mitkä ovat Excelin perusvaihtoehdot?
Laskentataulukko
Koska Microsoft on kehittänyt Excelin laskentataulukoita varten, sitä käytetään pääasiassa tekstin tai numeeristen arvojen syöttämiseen ja käsittelyyn. Voit esimerkiksi Excel -taulukossa
- Anna arvot soluihin
- Määritä arvot toisilleen
- Tee viittauksia
- Käytä kaavoja ja funktioita
Numeeristen arvojen lisäksi voit käyttää myös aakkosnumeerisia arvoja, jotka mahdollistavat laajan valikoiman sovelluksia. Makroja voidaan luoda, jos käyttäjät tarvitsevat ja käyttävät tiettyjä komentoja odottaviin tehtäviin useammin. Tätä varten komennolle on asetettu pikanäppäin, jotta sitä voidaan käyttää nopeasti.
Tietojen analysointi
Excel -käyttäjien yksittäisiin Excel -soluihin syöttämät tiedot voidaan analysoida funktioilla ja kaavoilla. Voit esimerkiksi näyttää, kuinka usein tietty arvo näkyy, kuinka korkeat arvot ovat suhteessa tiettyihin muihin arvoihin ja kuinka ne muuttuvat tietyissä olosuhteissa. Laskennan lisäksi Excel mahdollistaa myös teksti- tai numeeristen arvojen yksityiskohtaisen analysoinnin.
Kaaviot ja kaaviot
Jos taulukossa, jossa on useita sarakkeita ja rivejä, on tietoja ja arvoja, on hyödyllistä, että ne voidaan esittää selkeästi ja houkuttelevasti kaavioiden, grafiikoiden tai taulukoiden avulla. Tällä tavalla analyysin selkeä tulos näkyy suoraan. Microsoftin Excel tarjoaa monia erilaisia vaihtoehtoja graafiseen toteutukseen:
- Ympyräkaaviot
- Pylväskaaviot
- Viivakaaviot
- Hajontakaaviot
- Aluekartat
- Sarakekaaviot
Voit työskennellä eri mallien kanssa, näyttää arvosi 2D- ja 3D -muodossa ja kokeilla erilaisia väriyhdistelmiä. Tällä tavalla voit luoda selkeitä esityksiä, joihin et edes tarvitse PowerPointia - vaikka voit tietysti myös lisätä kaavioita Excelistä muihin Microsoft Office -ohjelmiin.
Mitä voit (vielä) tehdä Excelillä?
Helpota kirjanpitoa
Monet saksalaiset yritykset eivät käytä poikkeuksellista kirjanpitoon erikoistunutta ohjelmaa. Excel tarjoaa kaikki tarvitsemasi toiminnot. Lisäksi työntekijät ovat usein jo tuttuja ohjelmasta.
Onko kirjanpito suositeltavaa yhden vai kahden hengen vai vaaditaanko erityisiä malleja: Excel tarjoaa henkilöille kirjanpito- ja tulolaskuja käyttämällä kaavoja tai graafista esitystä, esimerkiksi Excel -taulukon muodossa. On myös mahdollista luoda tulolaskelma.
Hallinnoi varastoja
Excel on yhtä hyödyllinen kuin kirjanpito, mutta sitä voidaan käyttää myös varaston järjestämiseen ja kirjaamiseen. Käyttäjät voivat luetella tavaroita ja numeroita Excel -soluissa ja käyttää ehdollista muotoilua korostaakseen omaisuuden erityispiirteitä. Tämän avulla Excelin käyttäjät voivat jokapäiväisessä elämässään tehdä katsauksen ja luoda varastoluetteloita resursseja säästävällä tavalla.
Määritä Excel -kalenteri
Excelistä voi olla hyötyä myös kalenterin tai esityslistan luomiseen. Excel -ohjelma tarjoaa kalenterimalleja, joilla on eri asettelut, joihin voidaan kirjoittaa yksityisiä tai ammatillisia tapaamisia. Ulkoasu voidaan mukauttaa henkilökohtaisiin tarpeisiin. Esimerkiksi Excel -käyttäjät voivat näyttää arkipäiviä sunnuntaista lauantaihin tai maanantaista sunnuntaihin, tulostaa kalenterin pysty- tai vaakasuunnassa tai luoda 13 kuukauden pituisen koulukalenterin.
-
Avaa Excel.
-
Siirry aloitussivulla kohtaan "Lisää malleja".
-
Hakupalkista voit etsiä online -malleja kirjoittamalla "kalenteri".
-
Napsauta sitten haluamaasi asettelua ja kalenteri avautuu Excelissä.
Luo aikatauluja ja seuraa alatavoitteita Excelissä
Excel tarjoaa käyttäjille myös malleja aikatauluille, joissa voidaan tallentaa projektisuunnittelun eri vaiheita tai luoda tavoitteita ja tehtäviä henkilökohtaisia tarpeita varten. Tämän vaihtoehdon avulla ihmisten on helpompi seurata määritettyjä ajanjaksoja, suoritettuja tehtäviä ja edistymistä.
Useat Excel -käyttäjät voivat myös luoda projektisuunnitelman esimerkiksi manuaalisesti. Toimintojen avulla voidaan laskea vaiheiden, prosessien tai välitavoitteiden alku, kesto ja loppu.
Työntekijöiden ajan kirjaus
Erityisesti yrityksissä, jotka työskentelevät joustotyön parissa, on tärkeää kirjata työntekijöiden työajat jatkuvasti ja selkeästi. Löydät verkosta lukuisia Excel -malleja, joihin voit syöttää kunkin yksittäisen työntekijän ajat - normaalit työajat sekä ylityöt tai tunnit, jotka hän työskenteli viikonloppuna. Tunnit lasketaan kuukausittain tai viikoittain tarpeen mukaan, jotta sinulla on aina hyvä yleiskatsaus.
Excelin tehtävälistat paremman yleiskuvan saamiseksi
Jos Excel-käyttäjät haluavat seurata tehtäviään, he voivat luoda heille selkeän tehtävälistan. Tehtävät voidaan luetella, värikoodata ja priorisoida täällä. On jopa mahdollista lisätä valintaruutu valmiiden tehtävien valitsemiseksi.
-
Valintaruudun lisääminen edellyttää, että valintanauhassa on "Kehittäjä". Jos käytössäsi on Excel 2010 ja uudemmat versiot, siirry kohtaan "Tiedosto" ja sitten "Asetukset". Siirry avautuvassa ikkunassa kohtaan Muokkaa nauhaa ja aktivoi Kehitystyökalut napsauttamalla valintaruutua. Vahvista lopuksi "OK".
-
Valitse Kehittäjä -välilehdessä Lisää. Löydät sitten valintaruudun kuvakkeen "Lomakkeen ohjaimet" -kohdasta. Kun olet valinnut tämän, voit lisätä ruudun tyhjään Excel -soluun.
Luo osoitetarrat
Usein kirjeitä on lähetettävä usein, erityisesti yrityksissä. Osoitetarrojen tekemiseen tarvitset sekä Excelin että Wordin - ja tietysti tyhjien tarrojen arkit, joihin haluat tulostaa. Ja näin etenet:
Voit avata Excel -tiedoston ja nimetä yksittäiset Excel -sarakkeet: tervehdys, etunimi, sukunimi, katu ja talon numero, postinumero.
Kirjoita osoitteet huolellisesti ja tallenna tiedosto.
Avaa Word ja siirry "Postitukset" -välilehden "Tunnisteet" -kohtaan.
Valitse "Asetukset" -kohdasta tarrojen valmistaja ja tarratyyppi (nämä tiedot on merkitty tarrojen pakkauksiin).
Napsauta nyt "Valitse vastaanottaja" ja valitse oma luettelosi "Valitse olemassa oleva luettelo" -kohdasta.
Valitse tiedot Lisää yhdistämiskenttä -kohdasta ja kopioi sisältö kaikkiin tarrakenttiin.
Esikatsele tuloksia -toiminnolla voit näyttää tarrat.
Jos olet tyytyväinen, valitse "Valmis ja yhdistä" ja anna komento "Tulosta asiakirja".
Muita temppuja Excelillä
Luo tietokilpailuja Excelissä
Olitpa sitten oppitunnilla tai ystävien ja perheenjäsenten välillä: Voit helposti luoda yhden valinnan testin Excelin avulla. Voit tehdä tämän seuraavasti:
Avaa työkirja - tarvitset vain sen ensimmäisen sivun.
Kirjoita kaikki kysymykset peräkkäin sarakkeeseen A. Tee sarakkeesta niin leveä, että voit lukea helposti yksittäisten Excel -solujen kysymykset.
Sarakkeisiin B - D kirjoitat kolme mahdollista vastausta (tai enemmän, mutta jokaisella vastauksella on oma sarakkeensa).
Jos sinulla on kolme vaihtoehtoa, jätä sarake E tyhjäksi osallistujien vastauksiin.
Rivillä G osoitat oikean vastauksen sijainnin eli 1, 2 tai 3.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella saraketta G ja valitse "Piilota", jotta kukaan ei näe oikeita vastauksia
Kirjoita nyt vastauksen laskentakaavat aiemmin tyhjään Excel -sarakkeeseen F: = JOS (ON TYHJÄ (E1); ""; JOS (E1 = G1; "Oikein"; "Väärä")). Tämä tarkoittaa, että sarakkeessa ei näy mitään, jos vastaussarakkeeseen E ei ole vielä syötetty vastausta. Jos vastaus vastaa piilotetun sarakkeen G vastausta, "oikea" tulee näkyviin, jos vastaus ei täsmää, "epätosi".
Vedä kaava alas, jos haluat soveltaa sitä kaikkiin riveihin.
Luo Excel -kysely
Melko tuntematon Excel -toiminto on kyselyn luominen Excelillä. Tätä voi muokata ja aktivoida suoraan verkossa, jos noudatat alla olevia ohjeita:
Siirry OneDriveen ja kirjaudu tarvittaessa sisään.
Avaa Excel, napsauta "Kysely" -kohdan "Muokkaa" -painiketta ja valitse "Luo uusi kysely".
Anna kyselyllesi otsikko ja kuvaile se lyhyesti.
Nyt voit kirjoittaa kysymyksesi otsikolla ja kuvauksella.
Valitse annetuista vastausvaihtoehdoista se, joka sopii parhaiten. Sinulla on vaihtoehdot teksti, kappaleen teksti, numero, valinta, kyllä / ei ja päivämäärä. Jos valitset ”Valinta”, sinun on määritettävä vastausvaihtoehdot, joista osallistujat voivat valita. Kirjoita kaikki mahdolliset vastaukset uudelle Excel -riville.
Kun olet muotoillut kaikki kysymykset ja syöttänyt niihin mahdolliset vastaukset, voit näyttää esikatselun.
Jos olet tyytyväinen, hyväksy kysely. Excel luo sinulle linkin, jonka voit lähettää sähköpostitse. Vaihtoehtoisesti voit luoda QR -koodin, jonka voit lähettää älypuhelimiin.
Johtopäätös: Excel on ohjelma, jolla on laaja valikoima mahdollisia käyttötarkoituksia
Excel sopii ihanteellisesti tietojen analysointiin, laskelmiin sekavissa taulukoissa ja numeroiden visuaaliseen esittämiseen kaavioiden avulla. Mutta voit tehdä paljon enemmän Excelillä. Ohjelma mahdollistaa joidenkin tuntemattomien toimintojen päivittäisen työ- ja yksityiselämän järjestämisen ja suunnittelun. Esimerkiksi vaihtoehdot suunnitelmien luomiseksi malleilla, kyselyillä tai tietokilpailuilla sopivat erityisen hyvin Excel -käyttäjille, jotka tuntevat ohjelman ja haluavat jatkaa työskentelyä sen kanssa.
