Outlook -kalenterin arkistointi kalenterivuoden lopussa.
Eikö olisi käytännöllistä arkistoida kyseisen vuoden kalenterimerkinnät vuoden lopussa ja poistaa ne sitten Outlook -kalenterista? Tämä on itse asiassa Outlookin automaattisen arkistointitoiminnon tehtävä - se ei kuitenkaan voi arkistoida kaikkia kalenterimerkintöjä vuoden tammikuun 1. päivästä joulukuun 31. päivään. Sinun on tehtävä tämä toisin.
Outlookin automaattinen arkistointi voi vain arkistoida ja poistaa kohteita henkilökohtaisesta kansiosta, jotka on luotu ennen tiettyä päivämäärää. Et voi määrittää aloituspäivää. Jos suoritat automaattisen arkistoinnin tarkasti viimeisen vuoden 2012 alussa ja vuoden 2011 päivämäärät eivät ole enää kalenterissa, saat tietysti vuosittaisen arkiston automaattisen arkistoinnin kanssa.
Jos et ole tehnyt tätä, voit myös käyttää vientitoimintoa vuosittaisen arkiston luomiseen PST -tiedostona.
Arkistoi tapaamiset
Arkistoi kalenterimerkinnät seuraavasti:
- Soita komennolle "Tiedosto, tuonti / vienti" päällä.
- Valitse "Vie tiedostoon"Ja klikkaa"Edelleen“.
- Valitse tiedostotyyppi "Oman kansion tiedosto (.pst)"Ja klikkaa"Edelleen“.
- Laita valintamerkki kalenterisi eteen; jos olet asettanut muita kalentereita ja haluat myös arkistoida ne, aktivoi vaihtoehto "Sisällytä alikansiot"a.
- Klikkaa "suodattaa“.
- Kohdassa "Laajennettu" Klikkaa "ala". Valitse "Kaikki tapaamiskentät"Ja sitten kenttä"Sarjan alku" loppu.
- Valitse alta "kunto" sisäänkäynti "päälle tai sen jälkeen" loppu.
- Kirjoita kohtaan "arvo"Anna haluttu päivämäärä, esim."01.01.2012“.
- Klikkaa "Lisätä listaan“.
- Toista vaiheet 6-9 ""Sarjan loppu"ehdolla"päälle tai ennen". Kirjoita lopetuspäiväksi esimerkissämme "31.12.2012"klo.
- Sulje Suodattaa-Dialogi "OK“.
- Valintaikkunassa "Vie henkilökohtaisia kansioita" päällä "Edelleen“.
- Määritä mihin kansioon ja millä nimellä arkistotiedosto tallennetaan. Helpoin tapa on hyväksyä ehdotettu kansio, johon Outlook yleensä tallentaa arkistotiedostot. Kirjoita esimerkiksi tiedostonimeksi "Calendar_archive_2012.pst".
- Klikkaa "Saattaa loppuun“.
- Jos haluat salata arkistotiedoston salasanalla sen suojaamiseksi, kirjoita tämä kahdesti. Älä tallenna salasanaa salasanaluetteloon (muuten voit tallentaa salauksen itsellesi).
- Napsauta lopuksi "OK“.
Poista vanhat tapaamiset
Jos haluat poistaa edellisen vuoden tapaamiset Outlook -kalenteristasi, toimi alla kuvatulla tavalla. Jos uuden vuoden alussa joudut etsimään edellisen vuoden kalenteria, poista vanhat tapaamiset vasta helmikuussa tai maaliskuussa.
- Avaa kalenteri ja kutsu komento "Näytä, Nykyinen näkymä, Määritä näkymät(Tai Outlook 2003: ssa)Näytä, Järjestä, Nykyinen näkymä, Määritä näkymät") päällä.
- Klikkaa "Uusi"Ja kirjoita nimi.
- Alla "Näkymän tyyppi"valitse"Tabel" loppu; napsauta sitten "OK“.
- Klikkaa "Suodattaa“.
- Kuten edellä vaiheissa 6-11 on kuvattu, määritä 01/01/2012 muodossa "Sarjan alku"Ja 31.12.2012 nimellä"Sarjan loppu“.
- Klikkaa "Käytä näkymää“.
- Kaikki aiemmin tallennetut tapaamiset on nyt taulukossa. Korosta ne näppäimillä CTRL + A ja poista ne painamalla DELETE.
Lataa arkistoidut tapaamiset uudelleen
Vanhojen tapaamisten poistamisen jälkeen et enää näe niitä kalenterissasi. Jos haluat etsiä arkistotiedoston tai kopioida tapaamiset uuteen kalenteriin, avaa arkistoitu tiedosto seuraavasti:
- Soita Outlookissa komento "Tiedosto, Avaa, Outlookin datatiedosto" päällä.
- Valitse haluamasi tiedosto ja napsauta "OK“.
