Kuinka voit automaattisesti vastaanottaa tilaraportteja tehtävänsiirrosta Outlookin kautta

Jotta tiedät aina nykyisen status quon sen jälkeen, kun olet lähettänyt tehtäviä Outlookin kautta, voit määrittää, että haluat vastaanottaa siirrettyjen tehtävien tilaraportin. Se voi myös olla järkevää, varsinkin laajoissa tehtävissä

Tehtävän muuttaminen tehtäväpyyntöön myöhemmin

Jos tiedät jo tehtävää syöttäessäsi, että haluat delegoida sen, älä luo tehtävää vaan tehtäväpyyntö. On kuitenkin aina niin, että olet kirjoittanut tehtävän tehtäväsuunnittelijaasi ja haluat siirtää sen myöhemmin jollekin toiselle. Outlookissa se toimii näin:

1. Napsauta tehtävää hiiren kakkospainikkeella tehtävien ajoituksessa ja kutsu komento Määritä tehtävä päällä. Tai voit avata tehtävän. Outlookissa versioon 2003 saakka soitat komennolle Toiminta - anna tehtävä päällä; Outlook 2007: ssä tai uudemmassa napsauta painiketta Määritä tehtävä[1].
   
2. Kirjoita sitten sen henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat siirtää tehtävän, kirjoita lyhytsanoma ja säädä eräpäivää (jotta sinulla on vielä aikaa tarkistaa tulos).
3. Varmista, että sinulla on kaksi vaihtoehtoa Tallenna tämän tehtävän päivitetty kopio tehtävälistaani ja Lähetä tilaraportti minulle heti, kun tehtävä on suoritettu ovat päällä. Muuten tehtävä ei näy tehtäväsuunnittelussasi; Lisäksi et saa automaattisesti ilmoitusta, kun tehtävä on valmis.
4. Lähetä tehtäväpyyntö.

Nämä asetukset kannattaa tehdä joka tapauksessa

Jotta delegoidut tehtävät näkyvät aina tehtäväsuunnittelussasi ja sinulle ilmoitetaan, kun tehtävä on suoritettu, suosittelen aktivoimaan kaksi asetusta Outlookissa. Tällöin sinun ei aina tarvitse muistaa aktivoida edellisen osan vaiheen 3 vaihtoehtoja delegoitaessa:

1. Outlookissa vuoteen 2007 asti soitat Työkalut - Asetukset - Tehtävävaihtoehdot Outlook 2010: ssä ja uudemmissa komennossa Tiedosto - Asetukset - Tehtävät.
2. Poista Outlookista vuoteen 2007 asti kaksi vaihtoehtoa käytöstä Pidä määritetyt tehtävät ajan tasalla tehtäväluettelossa ja Lähetä tilaraportti, kun määrätyt tehtävät on suoritettu a.
   Ota Outlook 2010: ssä ja uudemmissa käyttöön seuraavat asetukset:
   Päivitä tehtävälistani kopioilla tehtäviä, jotka annan muille ihmisille ja Lähetä tilaraportti, kun olen suorittanut määrätyn tehtävän.
3. Sulje valintaikkunat.

Näin voit näyttää valmistumistilan tehtävien suunnittelijassa

Toimintoluettelossa (näkymä Yksinkertainen lista) sarake puuttuu % valmisettä näkemyksessä Luettelo yksityiskohdista tulee näkyviin. Jos delegoit usein melko laajoja tehtäviä ja työntekijät dokumentoivat säännöllisesti Outlookissa, kuinka suuri osa tehtävistä on jo suoritettu, suosittelen käyttämään % valmis myös näkymässä Yksinkertainen lista asettaa. Tämä on parempi tapa pitää itsesi ajan tasalla. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Valitse näkymä tehtävien ajastimessa Yksinkertainen lista.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella jotakin sarakkeen otsikkoa, esimerkiksi Tehtävän aiheja kutsua käskyn Kentän valinta päällä.
3. Vedä painiketta % valmis valintaikkunasta hiiren vasen painike painettuna riville, jossa on sarakkeiden otsikot. Vedä esimerkiksi otsikon takana olevaa painiketta Erääntyy. Punaiset nuolet osoittavat, mihin painike lisätään uuteen sarakkeen otsikkoon. Heti kun painike on halutussa asennossa, vapauta hiiren painike.
4. Jos et halua lisätä sarakkeita, sulje valintaikkuna Kentän valinta.