Tarvitsetko todella postilaatikkoosi viiden vuoden takaisia sähköpostiviestejä tai aikataulua ja tehtävälistaa vuodelta 2008? Jos ei, on suositeltavaa siirtää vanha painolasti pois Outlookista. Tämä tekee Outlookista nopeamman jälleen - u
Outlookin AUTOARCHIVING on tarkoitettu tähän tarkoitukseen: se siirtää vanhemmat tiedot arkistotiedostoon joko kyselyn jälkeen tai automaattisesti. Arkisto tallennetaan henkilökohtaisen kansion tapaan PST-muodossa olevaan tiedostoon, jotta voit avata arkiston milloin tahansa uudelleen Outlookin avulla ja käyttää sen sisältämiä sähköpostiviestejä, tapaamisia ja tehtäviä. Arkisto voidaan myös jakaa useisiin tiedostoihin, jotta sinulla voi olla erilaisia arkistotiedostoja esimerkiksi vuosille 2008, 2009 ja 2010.
Muuten, on myös mahdollista sulkea yksittäiset sähköpostit tai tapaamiset arkistoinnista.
Muuten, Outlook ei arkistoi yhteystietoja, koska siinä ei olisi mitään järkeä.
Vakioasetukset vs. yksittäiset asetukset
Automaattinen arkistointi voidaan määrittää erikseen. Määrittele ensin vakioasetukset: Kuinka usein arkistoidaan, kuinka "vanhoja" tietoja on oltava, jotta ne voidaan arkistoida, mihin tiedostoon tiedot on tallennettu, poistetaanko vanhat tiedot arkistoinnin sijaan?
Lisäksi voit valita yksittäisille Outlook-moduuleille, esimerkiksi sähköpostiviesteille tai postilaatikon yksittäisille kansioille, asetukset, jotka poikkeavat vakioasetuksista. Tällä tavoin on mahdollista esimerkiksi arkistoida tapaamiskalenteri kerran vuodessa, kun taas vanhemmat sähköpostit ulkoistetaan kuuden kuukauden kuluttua. Tai tietyn projektin sähköpostit pysyvät pysyvästi Outlookissa, kun taas muut sähköpostit arkistoidaan vuoden kuluttua.
Jos haluat joka tapauksessa tehdä eri asetukset kullekin Outlook -moduulille, voit ohittaa vakioasetukset. Jos näin on, lue joka tapauksessa seuraava osa, koska kaikki asetusvaihtoehdot selitetään tässä.
Säädä oletusasetuksia
Voit määrittää arkistointitoiminnon vakioasetukset seuraavasti:
- Soita Outlookissa versioon 2007 asti komento EXTRAS >> OPTIONS ja avaa rekisteri LISÄÄ. Soita Outlook 2010: ssä komento FILE >> OPTIONS ja avaa LISÄASETUKSET -välilehti.
- Napsauta Outlookissa vuoteen 2007 asti AUTOMAATTINEN ARKISTOINTI -painiketta ja Outlook 2010: ssa AUTOMAATTISEN ARKISTOINNIN ASETUKSIA.
- Aktivoi vaihtoehto AUTOARCHIVE JOKA X PÄIVÄ ja määritä aikaväli, jolloin arkistointi suoritetaan.
- Jos mielestäsi on ärsyttävää, että joudut vahvistamaan valintaikkunan jokaiselle arkistointiprosessille, poista käytöstä vaihtoehto START AUTOARCHIVING AFFIRMMATION AFF.
- Jos merkitset Outlookissa vanhentuneiksi sähköpostit, joita et enää tarvitse, etkä halua arkistoida niitä, aktivoi vaihtoehto POISTA VIIMEINEN KOHDE (VAIN Sähköpostikansio).
- Ota joka tapauksessa käyttöön vaihtoehto ARKISTOI TAI POISTA VANHOITA ELEMENTIT.
- Jos aktivoit vaihtoehdon NÄYTÄ ARKISTOKANSIO KANSALISTASSA, Outlook avaa arkistotiedoston automaattisesti arkistoinnin jälkeen ja näyttää sen kansioluettelossa. Tämä tarkoittaa, että voit jatkaa arkistoitujen tietojen käyttöä välittömästi, mutta sitten sinun on luovuttava ulkoistamisen nopeudesta.
- Määritä DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN -kentässä tietojen ikä, jotta ne siirretään arkistoon (tai poistetaan kokonaan).
- Jos tiedot siirretään arkistoon, aktivoi MOVE OLD ELEMENTS TO -vaihtoehto ja valitse haluamasi kansio SEARCH -toiminnon avulla tai kirjoita uuden arkistotiedoston nimi, jonka Outlookin pitäisi luoda painikkeen vieressä olevaan kenttään.
- Jos haluat sen sijaan peruuttamattomasti poistaa vanhat tiedot, aktivoi vaihtoehto VIIMEINEN POISTA VANHAT ELEMENTIT. Jotta kaikki vanhat elementit poistetaan välittömästi, napsauta KÄYTÄ ASETUKSIA KAIKILLE KANSIOILLE - mutta muista, että tätä ei voi kumota.
- Sulje valintaikkunat.
