Luo oma malli vain muutamassa vaiheessa
Projektit ovat nyt osa jokapäiväistä elämää eri liiketoiminta -alueilla, kuten lakiasioissa, rakentamisessa, markkinoinnissa tai IT -osastolla. Projektisuunnitelma on hyödyllinen, jotta voit hallita hankkeen etenemistä ja tarvittavia tehtäviä. Office -ohjelma tarjoaa erilaisia Excel -malleja projektien suunnitteluun, jotka voidaan muotoilla ja mukauttaa yksittäiseen projektiin.
Mikä on hankesuunnitelma?
Projektisuunnitelma on hyödyllinen työkalu, jota projektinjohto tai projektitiimi käyttää. Suunnitelman pitäisi parantaa yksittäisten sidosryhmien välistä viestintää ja kuvata selvästi kaikki suunnitellut menettelyt ja arvioinnit.
Projektisuunnitelma on elävä viiteasiakirja, johon kirjataan esimerkiksi seuraavat kohdat:
- luettelo kaikista asianomaisista sidosryhmistä
- Lausunnot hankkeen laajuudesta
- hankkeeseen liittyvä ajoitus tai suunniteltu prosessi
- Kustannuslaskelmat
- resurssien suunnittelu
- Kulujen hallintasuunnitelmat
- Viestintäsuunnitelmat
Varsinaisen työnjakorakenteen lisäksi se sisältää myös projektin tarkan kulun. Sisältyvät tiedot palvelevat viime kädessä kaikkia projektiin liittyviä avoimia kysymyksiä:
- Mitä projektillasi pitäisi saavuttaa?
- Miksi projektisi pitäisi tapahtua?
- Miten projektisi voidaan toteuttaa?
- Mitkä ovat suunnitellun projektisi kustannukset?
- Kuka osallistuu projektiisi? Kuka ottaa vastaan erilaisia tehtäviä?
- Milloin projektisi alkaa ja päättyy? Onko harkittavia virstanpylväitä?
Hankesuunnittelun 4 vaihetta
Projektinhallinnalla on erilaisia vaihtoehtoja projektin jakamiseksi useisiin vaiheisiin. Usein käytetään 4-vaiheista mallia, joka koostuu hankkeen määrittelystä, hankesuunnittelusta, projektin toteutuksesta ja valvonnasta sekä projektin päätökseen saattamisesta.
Miksi projektisuunnittelu on tärkeää?
Projektisuunnitelma on opas projektin aikana. Sitä käytetään dokumentointiin, kommunikointiin, laskemiseen ja hallintaan. Yksityiskohtainen hankesuunnitelma parantaa asiakasviestintää, ja se voidaan aina mukauttaa sidosryhmien toiveisiin ilmoitettujen virstanpylväiden tai aikataulujen avulla. Kaikki sivut tietävät, mistä löytää nykyiset projektitiedot. Hankkeen odotukset ja prioriteetit kirjataan kirjallisesti. Kun otetaan huomioon ajan suunnittelu, kaikki hankkeeseen osallistuvat tietävät, milloin tehtävä on suoritettava ja kuinka paljon aikaa hänellä on käytettävissä.
Mistä löytää malleja projektien suunnitteluun
Sopivat Excel -mallit projektin suunnitteluun tukevat sinua projektisi jäsennellyssä suunnittelussa. Voit valita kahdesta vaihtoehdosta: Toisaalta voit luoda ilmaisen projektisuunnitelman Office -ohjelmalla Excel. Toisaalta Internetistä löytyy ilmaisia käyttövalmiita Excel-malleja. Voit ladata ne helposti tietokoneellesi, jotta voit käyttää niitä heti.
Mitä Excel -mallit tarjoavat projektisuunnitteluun?
Ne, jotka käyttävät Excel -malleja omassa projektisuunnittelussaan, hyötyvät integroiduista laskentatyökaluista ja Excel -toiminnoista. Näiden ohjelman ominaisuuksien avulla projektia ei voida hallita vain tehokkaasti, vaan myös houkuttelevasti. Valmiissa taulukossa käyttäjillä on mahdollisuus
- Vaiheet ja niihin liittyvät (ali) tehtävät
- vastuullinen
- alkamis- ja päättymispäivät
- edistys
- Kustannukset ja budjetti
syötettäväksi. Projektisuunnittelun Excel -malleja voidaan mukauttaa tarpeen mukaan, esimerkiksi jos viiveet tai valmiit tehtävät merkitään.
Excel -projektisuunnitelma voidaan toimittaa myös staattisella aika -akselilla tai kaaviona. Kustannustrendi tai virstanpylvään trendianalyysi voidaan myös luoda ja näyttää visuaalisesti. Välitavoitteita voidaan lisätä hankesuunnitelmaan kestoltaan tai ilman tiettyä ajanjaksoa.
Excel -mallit: projektisuunnittelu Gantt -kaavion avulla
Tunnollinen työnjakorakenne on tapaamisten suunnittelun perusta, mutta hankkeen aikataulu voidaan näyttää selkeämmin Gantt -kaavion avulla. Excel tarjoaa joitain malleja projektien suunnitteluun Gantt -kaavion muodossa. Tässä projektin aktiviteetit esitetään alentuneella aika -akselilla palkkien avulla. Projektin eri tehtävät voidaan havainnollistaa vastaavilla viivoilla olevilla vaakasuorilla palkeilla ja niiden edistymistä voidaan seurata.
Kuinka luoda oma projektisuunnitelma muutamassa vaiheessa
Voit luoda ja muotoilla Excel -mallin projektisuunnittelua varten vain muutamassa vaiheessa.
-
Avaa uusi työkirja Excelissä ja kirjoita seuraavat sarakeotsikot riville A6 - E6:
a) Vaihe / tehtävät / toiminnot / välitavoitteet
b) Tehtävän kuvaus tai luokka
c) Vastuullinen
d) Aloitus- ja päättymispäivät ja kesto
-
Kirjoita suunnitellut toiminnot ja aseta virstanpylväät sekä niiden alkamispäivä, päättymispäivä ja kesto vastaavien sarakkeiden alla oleviin soluihin. Esimerkiksi:
tehtävä
kategoria
Vastuullinen
alkaa
kesto
loppuun
Luo karkea käsite
Copywriting
Sandra Karhu
07.09.2020
5
11.09.2020
Tekstin tuotanto
Copywriting
Sandra Karhu
12.09.2020
11
22.09.2020
Oikoluku
Copywriting
Sandra Karhu
23.09.2020
2
24.09.2020
Julkaista
Copywriting
Sandra Karhu
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Valitse rivit sarakkeen otsikon "Käynnistä" alta ja valitse "Lisää > Kartat "ja pinotut palkit.
-
Siirry sitten kohtaan "Valitse tiedot" napsauttamalla kaaviota. Täällä voit ensin muuttaa vaaka -akselin tarroja (rubriikkia) napsauttamalla "Muokkaa" ja merkitsemällä datasarjan sarakkeen otsikon "Tehtävä" alle. Vahvista syöttämäsi tiedot.
-
Napsauta sitten "Lisää" kohdassa "Selite merkinnät (sarja)" ja lisää kesto. Valitse rivin nimeksi alueeksi sarakkeen otsikko "Kesto". Merkitse tietosarjat "Kesto" -kohtaan sarja -arvoiksi. Vahvista syöttämäsi tiedot.
-
Nyt muotoilet kaavion ja akselit. Napsauta ensin y-akselin akselitarroja ja siirry sivun "Muotoile akseli" sivulle "Akseliasetukset> Kategoriat käänteisessä järjestyksessä".
-
Napsauta sitten "Käynnistä" -sarjan sinisiä palkeja ja siirry kohtaan "Muotoile datasarja> Täyttö> ei täytettä" ja "Kehys> ei viivaa". Palkit ovat nyt näkymättömiä.
-
Muotoile sitten x-akseli napsauttamalla päivämääriä ja siirry "Muotoile akselit> Akselivaihtoehdot" kohdasta "Minimi" ja syötä ensimmäisen tehtävän aloituspäivä.
Luo ilmaisia Excel -malleja projektien suunnitteluun ja pidä yleiskatsaus
Laskentataulukko -ohjelmisto Excel soveltuu projektien suunnitteluun ja hallintaan. Kustannus- ja aikataulusuunnitelmien lisäksi voidaan luoda työnjakorakenteita, prosessin kestolaskelmia ja hyödyllisiä analyysejä. Lisätyt kaaviot kuvaavat haluttuja tietoja tai projektisuunnitelman tiettyjen tehtävien aikajärjestystä. Näin voit seurata tärkeitä tehtäviä, vastuualueita ja projektin etenemistä.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä löydän Excel -malleja projektien suunnitteluun?
Avaa Excel ja napsauta "Lisää malleja" kotisivulla. Kirjoita hakupalkkiin "projektisuunnittelu", projektisuunnitelma tai "projektisuunnittelija" ja valitse haluamasi malli.
Miten Excel -projektisuunnitelmaan lisätään edistymispalkki?
Lisää tyhjiä soluja mikä tahansa luku, kuten 0, 25, 50, 75 ja 100. Siirry kohtaan "Etusivu> Tyylit> Ehdollinen muotoilu> Tietopalkit> Lisäsäännöt". Syötä minimi- ja maksimiarvo, valitse mikä tahansa väri ja vahvista syöttö.
