Outlook: Puhdista postilaatikko toiminnoilla

Puhdista postilaatikko -valintaikkuna tarjoaa useita vaihtoehtoja postilaatikon koon pienentämiseksi

Kaikista viime vuosien parannuksista huolimatta yksi asia ei ole muuttunut Outlookissa: postilaatikko kasvaa jatkuvasti, vaikka poistat säännöllisesti tarpeettomat sähköpostiviestit. Jopa henkilökohtaisen kansion (PST -tiedosto) automaattinen pakkaaminen ei todellakaan tarjoa pysyvää ratkaisua.

Voit hallita Outlook -tiedostojen kokoa käyttämällä "Puhdista postilaatikko" -toimintoa, jonka voit hakea esiin Ekstrat -valikon kautta:

Näillä asetuksilla voit puhdistaa postilaatikkosi Outlookissa

• Käytä ensin Näytä postilaatikon koko -painiketta luetellaksesi yksittäisten kansioiden tallennusvaatimukset. Näet sitten, mitkä kansiot vievät erityisen paljon tilaa, ja voit poistaa ne.

• Voit myös etsiä vanhempia kohteita postilaatikosta. Voit tehdä tämän kirjoittamalla vastaavan arvon "Etsi elementtejä, jotka ovat vanhempia kuin … päivää" -kenttään ja napsauttamalla "Hae". Valitse sitten tulostettavasta luettelosta joko kaikki tai yksittäiset elementit ja poista ne.

• Jos haluat vanhemmat elementit arkistoida, napsauta "AutoArchive". Arkistotiedostot tallennetaan kohtaan "C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook".

• Voit myös poistaa poistetut kohteet -kansion tyhjänä (tai tarkastella sen nykyistä muistin käyttöä).
• Jos joidenkin elementtien kanssa on määritysristiriitoja, ne tallennetaan "Conflicts" -kansioon. Voit näyttää sen koon "Puhdista postilaatikko" -valintaikkunassa. voit myös jättää kansion tyhjäksi täällä.

Kuinka löytää ja poistaa sähköpostit, jotka käyttävät paljon tallennustilaa

Outlook 2010: een rakennetun toiminnon avulla voit näyttää kaikki erityisen suuret sähköpostit kaikista postilaatikon kansioista. Voit sitten kätevästi poistaa "avaruussarjat", joita et enää tarvitse (jos se on järkevää, tallenna tiedostojen liitteet kiintolevyn sähköpostiviesteihin etukäteen).

Voit jäljittää erityisen suuret sähköpostit seuraavasti: Outlook 2010:

1. Siirry komentoon "Tiedosto, työkalut puhdistamiseen" ja sitten "Postilaatikon puhdistus".
2. Aktivoi vaihtoehto "Etsi kohteita, jotka ovat suurempia kuin … kilotavua" ja syötä arvo, esimerkiksi 500 tai 1000 kilotavua.
3. Napsauta "Hae".
4. Nyt avautuu "Tarkennettu haku" -valintaikkuna, jossa näytetään hakukriteeriä vastaavat sähköpostiviestit. Täällä voit poistaa tai avata sähköpostit tallentaaksesi niiden sisältämät liitteet kiintolevylle.
5. Sulje valintaikkuna heti, kun olet poistanut tarpeettomat sähköpostiviestit.
6. Tyhjennä sitten "Poistetut kohteet" -kansio ja anna henkilökohtaisen kansion pakata.