Hyödyllistä tietoa ja usein kysyttyjä kysymyksiä
Jokainen, joka työskentelee paljon Excelin kanssa, on luultavasti jo kokenut, että käyttämättömät taulukot ja kaavat näyttävät yhä vaikeammin saavutettavilta jonkin ajan kuluttua. Tämä vaikeuttaa sisällön muokkaamista, jota ei ole käytetty pitkään aikaan. Viime kädessä oma muistisi itse luomistasi toiminnoista ei ole enää tarpeeksi vahva. Ulkopuolisille tämä voi olla todella monimutkaista. Tästä syystä voi olla hyödyllistä, jos omissa taulukoissasi on kommentteja ja muistiinpanoja, jotka selittävät tulevaisuudessa tarkalleen, mitä se on.
Lisää kommentteja Exceliin
Hyödyllisiä vihjeitä käyttäjältä itselleen ei kuitenkaan tarvitse kirjoittaa Excel -asiakirjan varsinaisiin soluihin. Tähän on paljon tyylikkäämpi ratkaisu: voidaan luoda korkeamman tason tekstikenttä, joka mahdollistaa kommentin, joka näkyy vain pyynnöstä.
Kopioi kommentit muihin soluihin
Jos jo kirjoitettua muistiinpanoa käytetään useamman kerran, sitä ei tarvitse luoda uudelleen. Sen sijaan olemassa olevan solun sisältö voidaan siirtää uuden solun vapaalle tilalle. Tämä Excel -komento voidaan lisätä nopeasti muutamalla hiiren ja näppäimistön napsautuksella.
Jos kopioit samat kommentit säännöllisesti, voit tehdä saman asian suuressa mittakaavassa.
Muotoile ja korosta kommentit Excelissä
Kuten kaikkia muita arvoja, syötettyjä kommentteja voidaan muokata niiden ulkoasussa Excel -taulukossa. Siksi ei voida säätää vain vastaavan muistiinpanon fonttia ja kokoa, vaan myös käytettävän värin valintaa. Näitä mahdollisuuksia voidaan myös käyttää samanaikaisesti. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun haluat, että tietyt kommentit erottuvat enemmän kuin toiset.
Yhdistä päivämäärän arvo ja tekstikommentti yhteen soluun
"&" -Operaattorin ansiosta kaksi erillistä merkintää voidaan linkittää yhteen. Tämä ei kuitenkaan koske päivämäärien ja tekstisisällön yhdistämistä. Koska tästä seuraa yleensä se, että ymmärrettävät numerosarjat toistetaan. Tämä ongelma voidaan helposti ratkaista kaavalla.
Kaikkien kommenttien näyttäminen Excelissä yleiskatsauksen saamiseksi
Näin saat yleiskatsauksen kaikista taulukon kommenteista:
Napsauta Excel 2003: ssa jotakin näkyvistä työkaluriveistä hiiren oikealla painikkeella. Avaa näkyviin tulevasta pikavalikosta REVISION -komento. Näyttöön tulevassa työkalurivissä on NÄYTÄ KAIKKI KOMMENTIT -kuvake. Jos napsautat painiketta, kaikki kommentit näkyvät taulukossasi. Piilota kommentit napsauttamalla painiketta uudelleen.
Napsauta Excel 2007: ssä tai uudemmassa valintanauhan KATSAUS -välilehteä. KOMMENTIT -ryhmässä Excel näyttää NÄYTÄ KAIKKI KOMMENTIT -painikkeen.
Näytä kommentit aina Excelissä
Oletuksena henkilökohtaiset muistiinpanot näkyvät Excel -asiakirjassa vain, jos ne aktivoidaan hiiren painikkeella. Tämä perusasetus ei kuitenkaan ole pakollinen. Komennolla voidaan asettaa kommentti näytettäväksi pysyvästi.
Kommenttien piilottaminen kokonaan Excel -luetteloissa
Jos haluat säilyttää kommentit työkirjassa ilman, että Excel näyttää kommenttimuistiinpanoja, toimi seuraavasti:
- Kutsu Excelissä versioon 2003 saakka komento TOOLS - OPTIONS. Napsauta Excel 2007: ssä Office -painiketta vasemmassa yläkulmassa ja napsauta sitten EXCEL OPTIONS -painiketta. Siirry Excel 2010: ssä TIEDOSTO -valikkoon ja valitse sitten EXCEL OPTIONS.
- Vaihda avautuvassa valintaikkunassa NÄKYMÄ -välilehti (Excel 2007/2010: LISÄASETUKSET).
- Ota EI KOMMENTIT JA MERKKIVALIT -vaihtoehto käyttöön.
Vahvistuksen jälkeen OK -painikkeella kommentit eivät enää näy laskentataulukossa. Vaikka napsautat kommentin sisältävää solua, kommentti ei enää näy.
Kommentit näkyvät uudelleen vain, jos poistat Excel -vaihtoehdon NO COMMENTS AND INDICATS uudelleen käytöstä.
Kaikkien kommenttien piilottamisen sijaan voit piilottaa ne kaavoihin. Vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy kommentteihisi.
Piilota kommentit kaavassa
Jos piilotat kommenttisi Excel -kaavoihin ja suojaat taulukon, vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää sitä. Voit tehdä tämän seuraavasti:
Jos haluat lisätä kommentin kaavaan, käytä funktiota N. Tämä on itse asiassa tarpeen vain yhteensopivuuden vuoksi muiden ohjelmien kanssa, mutta sillä on mukava sivuvaikutus, että se palauttaa aina tekstin arvon 0.
Joten jos lisäät kommenttisi funktion N argumenttina varsinaiseen kaavaasi, tulos ei muutu. Kommentti näkyy sitten muokkausrivillä.
Seuraava kaava lisää solut A1 - A15 ja sisältää tekstin "Kommentti":
= SUMMA (A1: A15) + N ("kommentti")
Seuraava kuva näyttää tämän kaavan käytön esimerkkitaulukossa:
Jos kaavan tulos on teksti eikä numero, N -funktiolla varustettu kommentti ei toimi. Sitten voit käyttää jotakin tekstitoimintoja - esimerkiksi OIKEA.
Seuraavan kaavan tulos on teksti "OK" tai tyhjä solu, ja sen mukana tulee teksti "Kommentti":
= JOS (D1> 500; "OK"; "") & OIKEA ("Kommentti"; 0)
Seuraava kuva näyttää tämän kaavan käytön esimerkkitaulukossa:
Sinun on nyt piilotettava kaava kaikkiin soluihin, jotka sisältävät kommentin kaavassa. Voit tehdä tämän valitsemalla "Solut" -komennon "Muoto" -valikosta. Aktivoi "Suojaus" -välilehti näkyviin tulevassa valintaikkunassa. Napsauta sitten "Lukittu" ja "Piilotettu" -vaihtoehtoja. Vahvista tämä painamalla "OK".
Jos suojaat taulukon nyt, kaavat eivät ole enää näkyvissä. Voit tehdä tämän kutsumalla "Suojaus" -komennon "Työkalut" -valikosta ja "Suojaa arkki" -komennon alavalikosta. Valitse avautuvasta valintaikkunasta haluamasi vaihtoehdot ja vahvista painamalla "OK".
Kommenttien ansiot
Kommentit tarjoavat Excel -käyttäjille käytännöllisen mahdollisuuden kirjoittaa muistiinpanoja ja huomautuksia työhönsä, mikä voi myöhemmin selittää heille ja muille käyttäjille, miten taulukko todella on rakennettu ja mitä on vielä tehtävä. Sovellus on erittäin käyttäjäystävällinen, minkä vuoksi kaikki toiveet voidaan ottaa huomioon kommenttia kirjoitettaessa. Näiden vinkkien ja temppujen ansiosta tämä ei ole enää ongelma sinulle.
Usein kysyttyjä kysymyksiä Excel -kommenteista
Miten muotoilu poistetaan kommenteista?
Excel -kommentin muutokset voidaan nollata milloin tahansa. Tarvitsemasi vaihtoehto löytyy "Koti" -välilehden valintanauhasta. "Tyylit" -kohdasta löydät ehdollisen muotoilun painikkeen. Napsauttamalla tätä avautuu toinen ikkuna "Poista säännöt". Alla voit määrittää, haluatko nollata valitun kommentin vai kaikkien kommenttien muotoilun. Vahvista valintasi hiiren painikkeella.
Miten kommentit poistetaan uudelleen?
Kommentteja voidaan yhtä helposti luoda ja poistaa Excel -laskentataulukosta. Voit tehdä tämän napsauttamalla kommentoitua solua hiiren oikealla painikkeella. Uusi vaihtoehto "Poista kommentti" tulee näkyviin "Lisää kommentti" -kohdan jo tunnetun vaihtoehdon alle. Tämän painikkeen napsauttaminen poistaa kommentin.
Kuinka voin poistaa kaikki kommentit samanaikaisesti?
Valitse ensin poistettava alue. Laskentataulukon koko sisältö voidaan valita näppäinyhdistelmällä Ctrl + A. Tässä vaiheessa voidaan valita muita arkkeja, mikä poistaa kaikki kommentit koko työkirjasta.
Avaa sitten "Etusivu" -välilehti, josta löydät toisen "Muokkaa" -painikkeen. On mahdollisuus "poistaa". Kun napsautat aluetta, näkyviin tulee vaihtoehto "poistaa kommentteja". Koska olet jo määrittänyt poistettavan alueen, jokainen asianomainen kommentti poistetaan, kun se on vahvistettu hiiren painikkeella.
