OneDrive: Microsoft-pilvi ammattimaiseen tiimityöskentelyyn

Ohjelmistovalmistaja Microsoftin Microsoft OneDrive on yksi suosituimmista pilvitallennuspalveluista. Verkkotallennustilana se on oletuksena integroitu Microsoft Windowsiin ja Microsoft Officeen ja tarjoaa mahdollisuuden jakaa tiedostoja ja kansioita muiden kanssa nopeasti ja turvallisesti tai avata kansioita ja asiakirjoja eri päätelaitteilla.

Tämä artikkeli tarjoaa yleiskatsauksen OneDriven käytöstä ja asennuksesta sekä siitä, mitä etuja ja haittoja OneDrivella on muihin tiedostojen isännöintipalveluihin verrattuna.

Miten OneDrive toimii?

OneDrive aloitti vuonna 2007 nimellä Windows Live Folders, koodinimeltään SkyDrive. Pilvitallennuspalveluiden parissa työskenteleminen oli tuolloin vielä lapsenkengissään. Vuodesta 2014 lähtien Microsoft on operoinut palvelua maailmanlaajuisesti yhtenäisellä OneDrive-nimellä. Microsoft-pilven avulla tiedostoja, asiakirjoja, valokuvia, videoita ja paljon muuta tietoa voidaan ladata ja tallentaa keskitetysti Internetin kautta Microsoftin palvelimille. Tämän seurauksena käyttäjät pääsevät käsiksi tietoihinsa useilla eri päätelaitteilla.

Millä päätelaitteilla voit käyttää OneDrivea?

Microsoft OneDrivea voi käyttää millä tahansa verkkoselaimella, OneDrive-sovelluksella tai asiakassovelluksilla.

Info: Asiakassovellus on tietokoneohjelma, joka pyytää ja tarjoaa palveluita palvelimelta. Asiakas-palvelin-arkkitehtuuri on palvelun toimitusmalli, jossa yksi sovellus (asiakas) pyytää ja vastaanottaa toisen sovelluksen (palvelimen) tarjoamaa palvelua.

Microsoftin tallennuspalvelu toimii samalla tavalla kuin Dropbox tai Applen iCloud, jossa tiedot tallennetaan myös ulkoisille palvelimille.

Jos haluat käyttää OneDrivea, kirjoita osoite www.onedrive.com Internet-selaimeen. Muutaman hetken ja henkilökohtaisten käyttötietojesi syöttämisen jälkeen voit nähdä ja muokata omia kansioitasi ja asiakirjojasi.

Jos OneDrive on linkitetty oikein Windowsiin, löydät myös OneDrive-kansion Explorerin hakemistopuusta ja voit helposti siirtää yksittäisiä tiedostoja OneDriveen.

Päivittäisessä työssäsi Microsoft Wordin, Excelin tai PowerPointin kanssa voit myös tallentaa tiedostoja tai kokonaisia kansioita OneDriveen nopeasti ja turvallisesti, sillä pilvi voidaan linkittää myös Microsoft Officeen.

Lisäksi OneDrive-sovellus voidaan ladata myös mobiilipäätelaitteisiin, kuten matkapuhelimeen tai tablettiin, ja henkilökohtaisiin tietoihin pääsee käsiksi.

Mitkä ovat OneDriven edut ja haitat?

Tallennuksella Microsoftin palvelimilla on etuja ja haittoja. Tärkeimmät edut ovat tiedostojen ja kansioiden noudon ja jakamisen nopeus sekä tietoturva. Riippumatta siitä, millä päätelaitteella OneDrivea käytetään, asiakirjoja voidaan lukea, muokata ja jakaa nopeasti. Samalla tallentaminen ulkoisille palvelimille on turvallisempaa kuin tallentaminen henkilökohtaisille palvelimille, kuten palveluntarjoaja Nextcloud. Microsoft ja muut tunnetut valmistajat mainostavat turvallisia ja nykyaikaisia palvelintiloja, joita hakkerit ja muut asiattomat eivät voi purkaa.

OneDriven ja monien muiden pilvitallennusratkaisujen suuri haitta on se, että käyttäjät antavat tietonsa käsistä. Useimmissa tapauksissa OneDriveen ladattavien asiakirjojen sijainti on Yhdysvallat. Viime aikoina Microsoft on tarjonnut vaihtoehtona myös saksalaisia tai eurooppalaisia säilytyspaikkoja. Siitä huolimatta käyttäjät menettävät itsemääräämisoikeuden tietoihinsa ja heidän on otettava huomioon, että USA:n viranomaisilla on oikeus päästä tilille epäilyttävissä tapauksissa. OneDrive toteaa jo käyttöehdoissaan, että asiakkaiden tiedot ja tiedostot tutkitaan automaattisesti rikosten paljastamiseksi.

Tämä on ongelma erityisesti eurooppalaisille yrityksille, jotka käyttävät OneDrivea yrityksille, koska se on ristiriidassa Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten kanssa. GDPR suojaa nimenomaisesti asiakkaiden henkilötietoja ja on tiukempi kuin tietosuoja Yhdysvalloissa.Jos et halua, että omia kuviasi, tiedostojasi tai kansioitasi tarkistetaan ja tarkistetaan nimettömästi, sinun kannattaa käyttää jotain muuta pilviratkaisua kuin OneDrivea.

Kuinka paljon tallennustilaa OneDrive tarjoaa ilmaiseksi?

Microsoft OneDrive tarjoaa 5 gigatavua tallennustilaa ilmaisessa ominaisuudessaan. Vaikka 5 Gt:n virtuaalinen OneDrive voi tallentaa paljon tietoa, tallennustilaa on rajallinen. Ennen kaikkea käyttäjät, jotka käyttävät OneDrivea valokuvapilvenä tai videoiden tallentamiseen, saavuttavat nopeasti rajansa.

Paljonko laajennukset maksavat?

OneDriven ilmaista tallennustilaa voi laajentaa yhteensä 100 Gt:iin 2 eurolla kuukaudessa.

Jokainen, jolla on Microsoft Office 365 -tilaus tai joka tekee Microsoft 365 -kertatilauksen, saa paitsi kaikki Office-sovellukset, kuten Excelin tai Wordin, myös 1 Tt tallennustilaa OneDrive-pilveä varten.

Tarvittaessa tätä muistia voidaan lisätä asteittain lisäteratavuilla. 2 TB:n tallennustilan hinta on 69 euroa vuodessa tai 7 euroa kuukaudessa. Vaihtoehtoisesti perheet voivat tehdä Microsoft 365 Family -tilauksen ja käyttää 6 teratavua tallennustilaa. Tämän tilausversion kustannukset ovat 99 euroa vuodessa tai 10 euroa kuukaudessa.

Mitä eroa on OneDrivella ja OneDrive for Businessilla?

Microsoft OneDrive for Business on Microsoftin pilviliiketoimintatarjous, joka on ihanteellinen kaikille yrityksille, jotka haluavat työskennellä yhdessä tiiminä pilviympäristössä. OneDrive for Businessin avulla kaikki tiimin jäsenet työskentelevät yhtenäisessä ympäristössä ja jakavat tiedostoja Microsoft Teamsista ja SharePointista. Tällä tavalla Microsoft 365:n tietoja voidaan muokata saumattomasti ryhmässä ja jakaa toimistossa tai tien päällä. OneDrive for Businessissa on myös mahdollista synkronoida kokonaisia kansioita, tiedostoja ja asiakirjoja.

Microsoft OneDrive for Businessin avulla järjestelmänvalvojat hyötyvät laajoista synkronointiraporteista, jotta voidaan milloin tahansa jäljittää, kuka työntekijä on muokannut mitäkin tiedostoa. OneDrive for Businessin suojausasetukset takaavat korkeatasoisen läpinäkyvyyden ja tietoturvan. Kustannukset vaihtelevat valitun toiminnon mukaan ja ovat 4,20–10,50 euroa käyttäjää kohden kuukaudessa.

Kuinka ottaa OneDrive käyttöön Windows 10:ssä ja Windows 11:ssä?

Microsoft OneDrive voidaan määrittää kiinteisiin ja mobiililaitteisiin muutamalla napsautuksella. Windows 10- ja Windows 11 -käyttöjärjestelmien käyttäjillä on se etu, että sovellus on jo esiasennettu. Sama koskee Microsoft Office 365:n käyttäjiä, sillä tilauksen ostaminen aktivoi myös OneDriven.

OneDriven käytön edellytyksenä on aktivoitu OneDrive-tili. Voit määrittää tämän siirtymällä selaimessasi seuraavaan osoitteeseen: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage.

Klikkaa ensimmäisessä vaiheessa "Rekisteröidy ilmaiseksi" ja syötä henkilökohtainen sähköpostiosoitteesi ja valitsemasi salasana. Rekisteröinnin jälkeen saat sähköpostiisi vahvistussähköpostin, jossa on vahvistuslinkki Microsoftilta. Kun olet napsauttanut vahvistuslinkkiä, OneDrive on määritetty ja valmis aloittamaan tiedostojen ja kansioiden tallentamisen.

Voiko OneDrivea käyttää myös Applen kanssa?

Voit käyttää OneDrivea myös MacOS:ssa. Vaikka Mac ja MacBook toimivat paremmin Applen oman iCloudin kanssa, OneDrive voidaan asentaa asiakassovelluksen kautta, joka voidaan ladata Applen App Storesta macOS:lle. OneDrive voidaan avata "Finderin" kautta asennuksen jälkeen. Käytät OneDrivea tietyn sovelluksen kautta Android- ja iOS-mobiililaitteissa. Tämä voidaan ladata ja asentaa ilmaiseksi Applen AppStoresta tai Google Play Kaupasta.

Linux- ja Ubuntu-käyttäjät eivät löydä virallista OneDrive-asennusohjelmaa. OneDrive voidaan edelleen määrittää terminaalin kautta, ja kun se on määritetty, se toimii pilvitallennusasemana ilman ongelmia.

Miten OneDrive otetaan käyttöön Windows-tietokoneessa?

Jos haluat käyttää OneDrivea tietokoneellasi Windows 10- tai Windows 11 -käyttöjärjestelmällä, sinun ei tarvitse tehdä paljon, koska sovellus on jo esiasennettu. Etsi "OneDrive" Windowsin Käynnistä-valikosta ja käynnistä ohjelma kaksoisnapsauttamalla.

Voit käynnistää ohjelman kaksoisnapsauttamalla "Avaa" . Tee sen jälkeen seuraava:

• Siirry pilvikuvakkeeseen ja valitse "Asetukset" .
• Napsauta juuri avautuvassa ikkunassa "Tili" ->"Lisää tili" .
• Anna seuraavassa vaiheessa Microsoft-tilisi sähköpostiosoite ja salasana. Napsauta sitten Seuraava.
• Nyt voit valita, haluatko käyttää premium-tiliä, jossa on enemmän tallennustilaa, vai pysyt perusversiossa 5 Gt:n tallennustilalla.

Kuinka päästä kansiohakemistoon OneDrivessa?

OneDrive on integroitu Explorerin kansiohakemistoon asennuksen jälkeen sekä MacOS- että Windows-tietokoneissa. Oletusarvoisesti OneDrive-kansion nimi on "Käyttäjänimi" , jota seuraa otsikko "OneDrive" . Microsoft-pilvi toimii erillisenä asemana tietokoneessa, jota voidaan napsauttaa ja avata. Tiedostot ja kansiot voidaan myös helposti siirtää OneDriveen vetämällä ja pudottamalla ja synkronoida automaattisesti. OneDriven käyttäminen mobiililaitteista sovelluksen tai selaimen kautta on yhtä helppoa.

Kaikki OneDrive-kansioon alkuperäisen asennuksen yhteydessä tallentamasi tiedot ladataan pilveen. Se on automaattisesti pilvessä, ja se näkyy lyhyen synkronoinnin jälkeen kaikilla muilla laitteilla, joihin sinulla on OneDrive asennettuna.

Vinkki: Yleensä OneDrive synkronoi kaikki tiedot automaattisesti. Jotkut käyttäjät kuitenkin ilmoittavat, että automaattinen synkronointi on virhe altista. Siirry tässä tapauksessa tehtäväpalkin oikealle puolelle ja etsi OneDrive-kuvake, jonka voi tunnistaa sinisestä pilvestä. Napsauta seuraavassa vaiheessa hiiren kakkospainikkeella OneDrive-kuvaketta ja käynnistä synkronointi manuaalisesti.

Kuinka jakaa tietoja muiden kanssa OneDrivessa?

Yksi OneDriven ja yleisesti pilvitallennuspalvelujen tärkeimmistä eduista on mahdollisuus jakaa tiedostoja tai kansioita muiden kanssa. Olipa kyseessä Word-asiakirja, Excel-tiedosto tai valokuvat ja videot, ystävät, perheenjäsenet tai kollegat voivat käyttää tiedostoja vain muutamalla napsautuksella. Tätä varten sinun on kirjauduttava OneDriveen ja määritettävä, mitkä tiedostot tai kansiot haluat jakaa.

Jos esimerkiksi haluat jakaa tietokoneellasi olevan kuvan, napsauta kuvaa ja valitse "Share" OneDrive-valikosta oikeasta yläkulmasta.

Voit sitten määrittää näytettävässä valintaikkunassa, saavatko vastaanottajat vain tarkastella tiedostoa vai myös muokata sitä. Ihmiset voivat tehdä muutoksia alkuperäiseen tiedostoon Salli muokkaaminen -vaihtoehdon alla.

Siirry "Sähköpostiin" ja kirjoita sitten niiden ihmisten sähköpostiosoitteet tai nimet (jos he käyttävät myös OneDrivea), joiden kanssa haluat jakaa asiakirjat. Halutessasi voit lisätä viestin ja aloittaa hyväksymisprosessin. Tietoja on myös mahdollista jakaa Facebookin, Twitterin tai LinkedInin kautta. Voit myös kopioida linkin OneDrive-tiedostoon "Hae linkki" -vaihtoehdon kautta ja välittää sen kontakteillesi esimerkiksi WhatsAppin tai Signalin kautta.Myös luovutetuille asiakirjoille voidaan syöttää viimeinen voimassaolopäivä. Kuten valokuvien jakaminen, voit jakaa kokonaisia kansioita muiden kanssa.

Vinkki: Tieto- ja Hallinnoi käyttöoikeuksia -kuvakkeiden alta näet, mitkä kansiot ja tiedostot on jaettu kenen kanssa.

Kuinka salata tiedot OneDrivessa?

Harvoissa tapauksissa tietovuotoja voi tapahtua myös pilvipalveluntarjoajien kanssa. Esimerkiksi yhdessä tapauksessa vuodelta 2014 hakkerit onnistuivat hakkeroimaan Applen iCloudin ja varastamaan arkaluontoisia tietoja. Tästä syystä henkilötiedot, kuten maksutiedot ja pankkitiedot, tulee tallentaa salatussa muodossa OneDrive-pilveen. Suositeltu salausohjelmisto on Boxcryptor. Jos arkaluonteisia tietoja on vain vähän, voit vaihtoehtoisesti käyttää henkilökohtaista varastoa, joka on erityisen turvallinen OneDrivessa.

Mikä on Samsung Cloud?

Samsung Cloud oli Samsungin tarjoama pilvitallennus- ja synkronointipalvelu. Sen avulla käyttäjät voivat varmuuskopioida ja synkronoida tietonsa useiden Samsung-laitteiden välillä. Samsung Cloud integroitiin OneDriveen maaliskuussa 2019

Samsung Cloud tarjosi useita ominaisuuksia, mukaan lukien mahdollisuuden varmuuskopioida tietoja Samsung-laitteista, synkronoida tietoja useiden laitteiden välillä ja käyttää tallennettuja tietoja verkkoselaimen kautta. Samsung Cloud antoi myös käyttäjien jakaa tiedostoja muiden Samsung-käyttäjien kanssa ja tarjosi 5 Gt ilmaista tallennustilaa Samsung-laitteiden omistajille.

Samsung Cloudin integroinnilla OneDriveen oli käyttäjille kaksi tärkeää etua. Maaliskuusta 2019 lähtien käyttäjät voivat nauttia kaikista OneDrive-ominaisuuksista, mukaan lukien 15 Gt ilmaista tallennustilaa Samsung-laitteissaan.Lisäksi heidän tietonsa siirrettiin automaattisesti OneDriveen. Samsung Cloud ei ole enää saatavilla erillisenä palveluna vuodesta 2019 alkaen, ja se on täysin integroitu OneDriveen.

Johtopäätös: OneDrive on hyvä vaihtoehto Dropboxille tai iCloudille

OneDrive on käyttäjäystävällinen pilvitallennuspalvelu, joka tarjoaa käyttäjille pääsyn tallennettuihin tiedostoihin eri päätelaitteiden kautta. 5 Gt tallennustilaa on ilmaista. Maksulliset tallennustilan päivitykset maksavat 2 eurosta kuukaudessa. Vaihtoehtoisesti käyttäjät voivat tehdä Microsoft Office 365 -tilauksen ja hyötyä jopa 2 Tt tallennustilasta.

OneDrive on jo integroitu Windows-tietokoneiden kansiorakenteeseen ja pilvi voidaan määrittää helposti myös iMacissa. Sovellus voidaan asentaa sovelluksena mobiilikäyttöjärjestelmiin. Lisäksi pilveen pääsee selaimen kautta kaikilla päätelaitteilla.

Käyttäjät voivat jakaa, muokata ja jakaa valokuvia, asiakirjoja ja muita tiedostoja muiden käyttäjien kanssa OneDriven kautta. Olet aina "tietojesi isäntä" ja voit valita, voivatko muut käyttäjät tarkastella tietoja vai muokata ja muuttaa niitä.

OneDrive-pilven suuri haitta, joka vaikuttaa myös muihin tunnettuihin tallennuspalveluihin, on ulkoinen tiedon tallennus ulkomaisille palvelimille. OneDrive-tietojen tallennuspaikka on enimmäkseen Yhdysvallat. Siksi tietoihin sovelletaan kussakin v altiossa sovellettavia tietosuojamääräyksiä. Teoriassa, jos tietoja tallennetaan ulkoisesti, on myös mahdollista, että hakkerit voivat käyttää tietoja tai salasanoja ja varastaa henkilökohtaisia tietoja. Omien tietojesi turvallisuuden maksimoimiseksi voit salata omat tiedostosi ennen niiden lataamista pilveen. Jos haluat olla täysin varma, sinun tulee valita toinen palveluntarjoaja, joka periaatteessa tallentaa tietoja eurooppalaisille palvelimille.