Etsi ja vaihda Excelissä: Nämä toiminnot säästävät aikaa

Sinun pitäisi tietää se!

Excelin "Haku" -toiminnon ansiosta tiettyjen merkkijonojen löytäminen taulukosta on nopeaa ja helppoa. Näppäinyhdistelmä Ctrl + F avaa uuden syöttöikkunan, jonka käyttäjä voi täyttää. Haku ottaa kuitenkin aluksi huomioon vain tällä hetkellä valitun laskentataulukon. Tämä tarkoittaa, että arvoja ei oteta huomioon, jos ne ovat muilla laskentataulukoilla.

Hae useita laskentataulukoita Excelissä samanaikaisesti

Tämän ongelman korjaamiseksi samassa hakuikkunassa on painike, jota painettaessa esitetään lisävaihtoehtoja. Tämän alapuolella on myös mahdollista laajentaa haku nykyisestä laskentataulukosta koko työkirjaan. Tällä tavalla Excelin hakutoiminto ottaa huomioon myös rivien ja sarakkeiden arvot, jotka eivät tällä hetkellä näy näytöllä.

Lisäksi haun suunta voidaan kääntää myös tällä tavalla. Sitten Excel ei enää toimi ylhäältä alas, vaan alhaalta ylös.

Etsi etsimäsi sisältö suoraan kaavan avulla

Jos arvo on tarkistettava useita kertoja, tämä menettely voi joskus olla erittäin aikaa vievä suurissa tietokannoissa. Tarvitaan lyhyt kaava, jolla tarkistetaan haetun arvon toistuva esiintyminen välittömästi.

Etsi yrityksiä Excel -laskentataulukoista

Jotkut tehtävät ovat kuitenkin niin spesifisiä, että standardoitu haku ei riitä. Näin on esimerkiksi yrityksissä, jotka sisältävät jo perustajansa nimen yrityksessä. Näissä olosuhteissa tiedot voidaan poistaa kahdesti, jolloin haku kestää tarpeettomasti. Kaavan avulla näytetään vain merkkijonot, jotka sisältävät esimerkiksi lisäyksiä "GmbH", "AG" tai "GbR".

Etsi minimi ilman nolla -arvoa

Lisäksi Excel -hakutoiminto voi lajitella arvot itsenäisesti, jos haetaan enimmäis- tai vähimmäisarvoa. Alimman arvon etsiminen riviltä tai sarakkeesta voi kuitenkin olla monimutkaista, jos arvo 0 on olemassa, mutta sitä ei tule ottaa huomioon. Koska ilman muita rajoituksia, Excel viittaa aina tähän arvoon. Tämä seikka voidaan korjata nopeasti asetuksissa.

Haku erottaa isot ja pienet kirjaimet

Excel-haku voi olla myös monimutkainen, jos syötettävässä tekstissä kirjainkoolla ei ole väliä. Excel ei yleensä tee eroa. Tämä vaihtoehto voidaan ottaa nopeasti käyttöön tai poistaa käytöstä napsauttamalla valintaruutua.

Kuitenkin, jotta voidaan ottaa huomioon tekstien isot ja pienet kirjaimet, jotka on yhdistetty numeroihin ja muihin symboleihin, tarvitaan hieman enemmän. Tätä varten voidaan luoda erityinen kaava, joka ratkaisee tämän ongelman.

Korvaa merkit ja numerot automaattisesti Excelissä

Excel -hakutoiminnon yhteydessä on myös mahdollisuus vaihtaa sisältö nopeasti. Tämä avataan näppäinyhdistelmällä Ctrl + H ja sijoitetaan “Hae” -painikkeen oikealle puolelle. Siellä sinulla on mahdollisuus korvata tietty merkki uudella, itse valitsemallasi merkillä. Tällä tavalla kirjoitusvirheet voidaan korjata automaattisesti.

Etsi ja korvaa erikoismerkit tähdellä * Excel -luetteloissa

Kun etsit ja vaihdat arvoja Excelistä, komplikaatioita voi syntyä, jos syötetyt merkit palvelevat myös erillistä toimintoa. Näin on tähdellä, koska sitä käytetään yleensä paikkamerkkinä. Tämän merkin valmistamaton haku päättyy siihen, että laskentataulukon kaikki olemassa oleva tekstisisältö korvataan tahattomasti.

Tilde ~ -merkkiä käytetään ilmoittamaan valintaikkunalle, että tämä ei tarkoita tähtiä. Tämä symboli syntyy, kun + -näppäintä painetaan samalla kun AltGR -näppäintä painetaan. Syötetty arvo ~ * etsii olemassa olevia tähtiä ja jättää sen erityistoiminnon huomiotta.

Korvaa Excel -solujen merkit käyttämällä kaavaa

Taulukko, jossa on kokonaisia tekstejä, voi kuitenkin olla liian monimutkainen, jotta sitä voitaisiin muuttaa pelkillä painikkeen tiedoilla. Tässä tapauksessa voit käyttää REPLACE -toimintoa.

Poista nolla SAP -luetteloista

Korvausmahdollisuus on hyödyllinen myös muilla työalueilla. Voi tapahtua, että tietojen siirtäminen SAP -järjestelmästä johtaa virheellisiin nolliin soluissa. Tämä ongelma voidaan helposti ratkaista temppulla Excel -valintaikkunassa.

Poista lainausmerkit Excel -luetteloista ja taulukoista

Ei -toivottujen nollien lisäksi tietojen tuonnissa voi esiintyä myös virheellisiä lainausmerkkejä, jotka vääristävät solujen sisältöä. Tämän seurauksena Excel ei enää tunnista näitä arvoja numeroina ja tekee mahdottomaksi laskea niiden avulla. Tämä ongelma voidaan ratkaista myös nopeasti Excel -valintaikkunassa.

Korvaa värit automaattisesti Excel -laskentataulukoissa

Etsintä- ja korvaamismahdollisuudet eivät ole tyhjentyneet solujen sisällön kanssa. Niiden ulkonäkö voi myös hyötyä näistä toiminnoista. On myös mahdollista korvata valitut värit taulukossa automaattisesti. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Avaa tarvittava käyttöliittymä näppäinyhdistelmällä Ctrl + H.

2. Napsauta "Asetukset" -painiketta.

3. Nyt ilmestyy kaksi painiketta, joiden nimi on "Muoto". Valitse ylempi, joka löytyy "Hae" -riviltä.

4. Siirry "Fontti" -välilehdelle ja määritä "Väri" -luettelossa, minkä värin haluat korvata.

5. Vahvista valintasi napsauttamalla "OK".

6. Valitse nyt alempi painike nimeltä "Muoto".

7. Siirry Fontti -välilehteen ja määritä, mitä väriä käytetään korvaamiseen.

8. Sulje myös tämä ikkuna napsauttamalla "Ok".

9. Napsauta VAIHDA KAIKKI -painiketta korvataksesi laskentataulukon värit.

Vahvistuksen jälkeen kaikki Excelin solut korvataan ensin valitsemallasi värillä toisella valitsemallasi värillä.

Pienet Excel -toiminnot, joilla on suuri vaikutus

Lyhyillä pikanäppäimillä Ctrl + F ja Ctrl + H Excel tarjoaa käyttäjilleen kaksi Excel -toimintoa, jotka näyttävät käytännöllisiltä ensi silmäyksellä. Tarkemmin tarkasteltuna käy ilmi, että potentiaali on itse asiassa paljon suurempi. Lisäarvo näkyy tässä sekä satunnaiskäyttäjille, jotka haluavat hyödyntää Excelään käytännöllisemmin, että kokeneelle käyttäjälle, joka hallinnoi suuria tietojoukkoja eri järjestelmistä. "Etsi ja korvaa" -käyttö voidaan siis sovittaa halutulla tavalla vastaavan käyttäjätyypin mukaan.