Lajittele ja suodata Excel -luettelot: Näin se toimii

Näitä mahdollisuuksia on

Järjestetty Excel -luettelo tarjoaa nopean yleiskatsauksen suurista tietojoukoista. Siksi Excel tarjoaa lukuisia vaihtoehtoja tietojen jäsentämiseen ja esittämiseen mielekkäästi laskentataulukossa. Riippuen siitä, haluatko lajitella ammatillisia tai henkilökohtaisia tapaamisia, puhelinnumeroita tai jopa suosikkikaupunkejasi - jos opit komentoihin ja toimintoihin, tämä helpottaa työskentelyä Excelin kanssa.

Siksi on järkevää lajitella luettelot Excelissä

Excel -luettelot ovat välttämättömiä erityisen tehokkaan työn kannalta. Ne on lajiteltava ja selkeästi mahdollista, jotta kaikki tiedot näkyvät yhdellä silmäyksellä. On esimerkiksi hyödyllistä lisätä sarakkeiden otsikot tarkan luokittelun vuoksi. Sitä paitsi voit

• rakentaa saatavilla olevat tiedot nopeampaa arviointia varten,
• tunnista Excel -tietojen nykyinen järjestys ja päätä, haluatko muuttaa niitä,
• Aseta automaattinen ääriviiva Excelissä,
• Ohjaa suodattimia, joiden mukaan lajittelet luettelot, myös näppäimistöllä,
• siirtää erikoissuodattimien tulokset toiselle tietolomakkeelle,
• Lisää valintaruutu.

Ohjevideo: Microsoft Excel: Tietojen lajittelu ja suodatus

Excel -luetteloiden lajittelu ja suodatus: Nämä vaihtoehdot ovat käytettävissä

Tarpeistasi riippuen voit käyttää lyhyitä komentoja tai suodatintoimintoja tietojen lajittelemiseksi oikein: Järjestä tietotietueet siinä järjestyksessä, joka on järkevin tehtäväsi kannalta. Voit myös valita useista ennalta määritetyistä kriteereistä: Solualueen aakkosjärjestys, nousevat ja laskevat numerorivit tai päivämäärät ovat vasta alkua. Voit esimerkiksi syöttää myös uusia tietoja tietomaskin kautta sen sijaan, että toimisit suoraan luettelossa.

Lajittele ja suodata luettelo sarakkeiden mukaan

Periaatteessa luettelot lajitellaan riveittäin. Joidenkin tehtävien osalta on kuitenkin järkevämpää lajitella tiedot sarakkeiden mukaan. Vain muutamalla syötteellä voit suorittaa laskentataulukon komennon. Huomaa kuitenkin, että tällä asetuksella on myös haittoja.

Lajittele ja suodata luettelo päivämäärän mukaan

Excel tunnistaa automaattisesti, kun solussa on päivämääräarvo. Voit siis lajitella luettelon nousevaan tai laskevaan järjestykseen päivämäärän mukaan. Toinen tapa lajitella päivämäärän mukaan on kuukaudet ja päivät. Voit myös suodattaa sisällön tietyn päivämäärän mukaan. Riippuen siitä, mihin käytät luetteloa, sinulla on aina oikea järjestys näkyvissä.

Näin voit lajitella tiettyjä alueita kattavia Excel -luetteloita

Jos olet merkinnyt luettelon eri solut eri väreillä, voit lajitella ne taustavärin mukaan. Teitkö listan kaupungin tai alueen mukaan? Sitten Excel voi myös tiivistää nämä alueittain. Vastaavat solut näkyvät selvästi.

Lajittele ja suodata numerot taulukossa

Jos taulukon sisältö sisältää myös numeroita, voit numerosuodattimen avulla joko näyttää ja lajitella ne arvon mukaan tai piilottaa ne. Usein käy kuitenkin niin, että numerot eivät ole yksin. Jos yhdistät numeroita ja tekstiä, joudut työskentelemään muiden toimintojen kanssa. Jos haluat luoda yksittäisen puhelinluettelon, voit myös lajitella ja suodattaa puhelinnumeroiden luettelon.

Tietojen jakelu kirjainperiaatteen mukaisesti

Monissa yrityksissä tehtävät on jaettu kirjainryhmiin - kuten A - K, J - Q ja niin edelleen. Tätä varten on myös erityisiä suodattimia, jotka yksinkertaistavat solujen sisällön osoittamista. Jokainen joukkue näkee automaattisesti, mikä tehtävä sille on määrätty, eikä mitään voi jättää huomiotta.

Suodattimien muokkaaminen Excel -luetteloissa

Suodattimet ovat hyödyllinen työkalu, kun haluat lajitella ja suodattaa Excel -luettelosi. Joskus niitä kuitenkin rajoitetaan tai niitä ei enää tarvita. Siksi on yksinkertaista käyttää tiettyä suodatintoimintoa kaikkien taulukkoon asetettujen suodattimien nollaamiseen. Oletko epävarma, haluatko todella poistaa kaikki suodattimet? Sitten voit tarkastella yksittäisiä ehtoja ja päättää sitten, haluatko poistaa ja mitkä. Jos sinulla on toisaalta erittäin pitkät luettelot, automaattinen suodatin voi estää niiden näyttämisen kokonaan. Näissä olosuhteissa sinun on vältettävä näyttörajoitusta.

Lajittele ja suodata Excel -luettelot jokaiseen tarpeeseen

Excelin eri suodatintoiminnot ja komennot varmistavat, että voit rakentaa datatietueet optimaalisesti taulukoihin tai luetteloihin. Merkittävässä järjestyksessä käyttäjä ei menetä eri arvojen jälkeä ja voi tarkistaa, onko kaikki tiedot tallennettu. Järjestetyt luettelot auttavat siis nopeuttamaan Excelin työvaiheita. Joten on järkevää käyttää eri toimintoja ja numerosuodattimia Excel -luetteloiden lajitteluun.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka voin lajitella Excel -taulukon aakkosjärjestykseen?

Valitse haluamasi taulukko. Napsauta sitten "Lajittele" välilehden yläosan "Tiedot" -välilehden alla. Sitten avautuu ikkuna, jossa voit valita sarakkeen, jonka mukaan haluat lajitella. Vastaava vaihtoehto löytyy "Tilaa" -kohdasta.

Kuinka voin suodattaa luettelot yksitellen?

Jos haluat lajitella luettelosi kriteerien mukaan, joita et löydä tavallisista komennoista, käytä yksilöllistä lajittelua. Voit sitten

• Suodata vain kaikki tärkeät tiedot luettelostasi tai muuten
• Etsi ja merkitse ainutlaatuisia merkintöjä.

Jos olet kiinnostunut vain jokaisen toisen rivin sisällöstä, voit näyttää arvot vain muutamalla napsautuksella.

Kuinka voin etsiä tiettyä arvoa luettelosta?

Haluatko vain löytää tietyn arvon solualueelta etkä käydä läpi koko luetteloa? Excel tarjoaa tähän toiminnon, jonka avulla voit tarkistaa, onko tämä arvo käytettävissä taulukossa.

Mikä lajittelu on oikea projektilleni?

Jos et tiedä tarkalleen, mikä tapa lajitella luettelosi Excelissä on oikea, voit

• Vertaa kahden taulukon tietoja keskenään,
• näyttää eroja kahden rivin välillä,
• vertaa kahta saraketta,
• Näytä sisältö, joka on identtinen valitun solun sisällön kanssa.

Monissa tehtävissä on myös tärkeää, että taulukko ei sisällä päällekkäisyyksiä. Tähän on myös sopiva suodatin.