Ehdollinen muotoilu Excelissä: Ohjeet ja käyttö

Näiden ohjeiden avulla voit luoda erilaisia muotoja

Microsoft Excelin ehdollinen muotoilu on hyödyllinen työkalu taulukoiden, raporttien tai solujen korostamiseen, alueen tai useiden sarakkeiden korostamiseen, tietojen analysointiin, erojen selvittämiseen tai suuntausten tunnistamiseen. Tätä varten käytetään datapalkkeja, symbolisarjoja tai väriasteikkoja. Määritetyistä olosuhteista riippuen solujen näyttö muuttuu tai solualue alustetaan. Voit luoda oman lukuisiin integroituihin olosuhteisiin.

Ehdollinen muotoilu on järkevää ja auttaa sinua

Ehdollista muotoilua Excelissä voidaan käyttää monin tavoin, olipa kyse sitten Excel -taulukosta, tietystä solualueesta tai Pivot -taulukko -raportista. Käytettävissäsi on erilaisia toimintoja ja muotoilumalleja. Excel -käyttäjien ratkaiseva etu on, että erityiset arvot tai tulokset voidaan korostaa värikoodauksella. Jos arvo muuttuu, muotoilua säädetään automaattisesti olosuhteiden mukaan.

tiedot: Pivot -taulukko ("Pivot Table") on erityinen taulukko, jonka avulla voidaan laskea, tiivistää ja analysoida suuri määrä dataa. Lisäksi voit tehdä nopeasti vertailuja ja tunnistaa tutkimustietojen trendit.

Ehdollinen muotoilu olemassa olevilla numeroita, tekstisisältöä tai päivämääriä koskevilla säännöillä

Jos muotoilet vertailuoperaattorilla, solut löytyvät helpommin. Voit tehdä arvoista näkyvämpiä, esimerkiksi suurempia tai pienempiä kuin määritetty arvo tai tietyt arvot, jotka ovat ylä- ja alarajan välissä. Tämä tarkoittaa, että halutut tai haetut tiedot näytetään värillisinä. Pikamuotoilu tai edistynyt muotoilu ovat käytettävissä muokattavaksi. Laajennetun muotoilun avulla voit työskennellä kaavojen kanssa, esimerkiksi merkitä Excel -sarakkeen automaattisesti värilliseksi.

Esimerkkejä:

• Varastovirkailija haluaa korostaa kaikki alle 15 kappaleen varastot värillisellä taustalla.
• Kaikki kaupungit, joissa on yli 150 000 asukasta, on merkittävä taulukkoon.
• Valmistava yritys haluaa korostaa kaikki 1. tammikuuta 2022-2023--2022 ja 31. tammikuuta 2022-2023--2022 välisenä aikana valmistetut tavarat punaisella.

Nopea formatointi:

Yhden tai useamman solun valinta.

Napsauta välilehden "Käynnistä" -painiketta.

Siirry "Tyyli" -kohdan "Ehdollinen muotoilu" -painikkeen vieressä olevalle nuolelle.

Napsauta "Solujen korostamisen säännöt".

Valitse haluamasi komento, esim. B. suurempi kuin, pienempi, välillä jne.

Anna arvot ja valitse muoto.

Laajennettu muotoilu:

1. Valitse yksi tai useampi solu taulukosta tai pivot -taulukkoraportista.

2. Siirry "Etusivu" -välilehteen, Tyylit -ryhmään, napsauta "Ehdollinen muotoilu" -kohdan vieressä olevaa nuolta.

3. Napsauta "Hallitse sääntöjä": Näyttöön tulee valintaikkuna "Ehdollisten muotoilusääntöjen hallinta".

4. Valitse toiminto:

   • Napsauta "Uusi sääntö": "Uusi muotoilusääntö" -valintaikkuna tulee näkyviin.
   • Jos haluat muuttaa muotoa, varmista, että oikea laskentataulukko tai taulukko on valittu Näytä muotoilusääntö -luetteloruudusta.
   • Siirry "Koskee" -kenttään "Tiivistä valintaikkuna"; valitse sitten uusi solualue alue laskentataulukosta.
   • Napsauta "Laajenna valintaikkuna" -painiketta.
   • Valitse sääntö ja napsauta "Muokkaa sääntöä": "Muokkaa muotoilusääntöä" -valintaikkuna tulee näkyviin.

5. Voit muuttaa pivot -taulukkoraportin "Käytä sääntöä" -arvon alueen kenttien aluetta seuraavasti:

   • Valinta: Napsauta "Vain nämä solut"
   • Vastaava kenttä: Napsauta "Kaikki solut, joilla on samat kentät"
   • Arvokenttä: Napsauta "Kaikki solut"

6. Valitse Valitse säännön tyyppi -kohdasta Muotoile vain solut, jotka sisältävät

Nyt voit suorittaa toimintoja Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa luettelokentässä "Muotoile soluja vain":

Muotoile numeron, päivämäärän tai kellonajan mukaan:

Voit tehdä tämän valitsemalla solun arvon ja vertailuoperaattorin ja syöttämällä numeron, päivämäärän tai kellonajan. esimerkki: Kirjoita "Välille" 300 ja 500 tai valitse "yhtä suuri" ja anna päivämäärä.

Voit käyttää kaavaa numeron, päivämäärän tai kellonajan arvon palauttamiseen.

Muotoile tekstin mukaan:

Valitse "Tietty teksti" ja "Suhteellinen operaattori".

Kirjoita tekstiä, esim. B. "sisältää" sanan "kulta" tai päällä "alkaa" etuliitteellä, jota haluat etsiä.

Voit syöttää enintään 255 merkkiä.

Arvot voidaan palauttaa kaavojen avulla. Tätä varten kaavan on oltava alussa (=). Virheellisiä kaavoja ei ole muotoiltu. On suositeltavaa ensin testata kaava virheiden varalta.

Muotoile päivämäärän mukaan:

• Valitse päivämäärä ja vertailupäivä, esim. B. Eilen, ensi viikolla tai tässä kuussa

Sitten: Määritä muoto napsauttamalla "Muotoile", "Muotoile solut" -valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse haluamasi numeromuoto, täyttömuoto, kehys tai fontti, napsauta "OK".

On mahdollista valita useita muotoja. Näet valitut muodot Esikatselu -kentästä.

Ehdollinen muotoilu tietokannoilla, värimalleilla ja symbolijoukoilla

Solujen sisältöä ja arvoja voidaan visuaalisesti päivittää tietokannoilla, väriasteikoilla tai symbolijoukkoilla ja tehdä niistä houkuttelevampia ja selkeämpiä. Jos solualueen arvoja halutaan verrata keskenään, tämä on helpompaa tällä ehdollisella muotoilulla.

Muotoile solut tietopalkkeilla

Tietopalkit helpottavat solujen vertailua toisiinsa. Solun arvo ilmaistaan palkin pituudella. Mitä suurempi arvo, sitä pidempi tietopalkki, sitä pienempi arvo, sitä lyhyempi palkki. Tämä mahdollistaa korkeiden tai matalien arvojen nopean määrittämisen.

Nopea formatointi:

Merkitse haluttu alue (solu, taulukko tai koko arkki).

Napsauta Etusivu -välilehden Ehdollinen muotoilu -painiketta.

Mene "tietopalkkiin" ja valitse täyttö.

Muotoile solut värillisillä kehyksillä

Väriasteikot auttavat eri datatietojen luokittelussa helpommin ja niiden sisällön nopeassa vertailussa. Värisävystä riippuen korkeat tai matalat arvot näytetään. Voit muotoilla soluja 2- tai 3-väriasteikolla.

2-värinen asteikko

Nopea formatointi:

Valitse solu, taulukko tai koko arkki.

Valitse Aloitus -välilehdessä Ehdollinen muotoilu.

Siirry "väriasteikkoon" ja napsauta haluttua kaksiväristä asteikomuotoa. Ylempi väri tarkoittaa korkeampia arvoja, alempi väri alempia arvoja.

3-värinen asteikko

Kolmas väri mahdollistaa keskiarvojen visualisoinnin- korkeiden ja matalien arvojen värin esityksen lisäksi, kuten 2-väriasteikolla.

Nopea formatointi:

Valitse solu, taulukko tai koko arkki.

Valitse Aloitus -välilehdessä Ehdollinen muotoilu.

Siirry "väriasteikkoon" ja napsauta haluamaasi 3-väriasteikkoa. Ylempi väri tarkoittaa korkeampia arvoja, alempi väri alempia arvoja.

Muotoile solut symbolijoukoilla

Symbolijoukon avulla tietoja voidaan tarkastella ja luokitella eri luokkiin. Symboli tarkoittaa tiettyä arvoaluetta. Excelin ehdollinen muotoilu tarjoaa eri värisiä symboleja: nuolet, pisteet, ristit, huutomerkit ja paljon muuta.

Nopea formatointi:

Valitse solu, taulukko tai koko arkki.

Valitse Aloitus -välilehdessä Ehdollinen muotoilu.

Siirry kohtaan "Symboliasetukset" ja valitse haluamasi symbolijoukko

Luo muotoilusäännöt itse

Jos et löydä sopivaa vaihtoehtoa Excelin tarjoamasta ehdollisesta muotoilusta, voit luoda helposti yksittäisiä sääntöjä muotoilulle.

Merkitse ehdollisesti muotoiltavat solualueet.

Siirry "Koti" -välilehden "Ehdollinen muotoilu" -kohtaan.

Valitse "Uusi sääntö" ja vahvista painamalla "OK".

Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa omalle muotoilusääntöön, looginen kaava voi auttaa. Voit esimerkiksi värittää Excel -solut automaattisesti kaavan avulla heti, kun sisältö on saatavilla. Toisaalta tyhjät solut voidaan muotoilla ehdollisesti.

Esimerkki: Kaavan avulla voit verrata valitun alueen ulkopuolisia tietoja. Tämä sisältää jopa tietoja, jotka ovat saman työkirjan eri laskentataulukossa. Tai voit verrata arvoja funktion palauttamaan tulokseen. Kaavan on oltava looginen ja sen on palautettava "true" tai "false".

Korostamalla solut suoraan laskentataulukkoon voit syöttää soluviittaukset kaavaan. Nämä ovat ehdottomia soluviittauksia. Excel voi kuitenkin myös säätää soluviittauksia kullekin valitun alueen solulle. Jos haluat, valitse suhteelliset soluviittaukset.

Vaiheittaiset ohjeet säännön luomiseen

1. Siirry "Etusivu" -välilehden "Tyylit" -ryhmän "Ehdollinen muotoilu" -kohdan vieressä olevaan nuoliin ja napsauta "Hallitse sääntöjä". Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna tulee näkyviin.

2. Seuraavat toimet ovat mahdollisia:

   • Jos haluat lisätä ehdollisen muodon, siirry kohtaan "Uusi sääntö".
   • Ehdollisen muodon muuttaminen:
   • • Tarkista, että olet oikealla laskentataulukolla.
     • Valitse ensin Soveltaa -kohdasta Kutista valintaikkuna. Valitse sitten uusi solualue ja siirry "Laajenna valintaikkuna" -kohtaan.
     • Valitse haluamasi sääntö, napsauta "Muokkaa sääntöä". "Muokkaa muotoilusääntöä" tulee näkyviin.

3. Napsauta "Valitse säännön tyyppi" -kohdassa "Käytä kaavaa muotoiltavien solujen määrittämiseen".

   • Kirjoita "Muokkaa säännön kuvausta" -kohtaan kaava kohtaan "Muotoile arvot, joille tämä sääntö pätee". Kaava alkaa (=) ja sen on palautettava arvo "tosi" (1) tai "epätosi" (0).
   • Avaa Muotoile solut -valintaikkuna napsauttamalla Muotoile.
   • Valitse nyt numero, fontti, täyttömuoto jne., Jota tulisi käyttää, jos solun arvo on tosi, ja vahvista painamalla "OK". Valitut muodot näkyvät "Esikatselu" -kohdassa.

Esimerkiksi COUNTIF -kaava palauttaa loogiset arvot. Jos tätä kaavaa käytetään, kaksoiskappaleet voidaan määrittää tai tietyllä taajuudella esiintyvä sisältö voidaan korostaa värillisesti. Tällä tavalla ainutlaatuisia esineitä voidaan myös löytää ja korostaa värillisinä. Muut kaavat, joita voidaan käyttää ehdollisessa muotoilussa, ovat

• REST: joten vuorottelevat viivan värit voidaan asettaa automaattisesti
• IDENTICAL: Tällä kaavalla etsimäsi tiedot voidaan merkitä Excel -taulukkoon, joka vastaa määritettyä arvoa
• VIRHE: merkitsee automaattisesti Excel -taulukon tyhjät solut tai poistaa virhearvot työkirjasta
• EI ja numero: Alustaa kaikki Excel -solut, jotka eivät sisällä numeroita
• MAX: solun suurin arvo on korostettu taulukossa
• MIN: sallii Excel -luettelon pienimmän arvon ehdollisen muotoilun, jotta minimi voidaan nähdä yhdellä silmäyksellä
• VASEMMALLE: Excelin solut alustetaan automaattisesti merkkijonon mukaan alussa ja niille annetaan yhtenäinen tekstin väri
• LARGE ja LEFT: mahdollistaa uuden sisällön sisältävän solun värjäämisen
• OIKEA: Solut voidaan muotoilla merkkijonon viimeisen merkin perusteella
• TÄNÄÄN: Tällä tavalla tapaamiset voidaan muotoilla värillisinä liikennevalomenetelmällä tai päivämääräarvot voidaan korostaa, jotka ovat pian ajan tasalla
• KUUKAUSI tai VUOSI: voit jakaa Excel -luettelon kuukausiksi tai vuosiksi; VUODEN avulla voidaan merkitä myös kuluvan vuoden päivämääräarvot ja korostaa vuosiarvot
• TAI ja WEEKDAY: korostaa arvot viikonpäivän mukaan värillisinä

Esimerkki säännön luomisesta AND- ja OR -tarkistuksille:

Tässä esimerkissä ehdollisessa muotoilussa käytetään kahta arvoa. Jos ensimmäinen sääntö ei päde, toinen sääntö pätee automaattisesti.

Ensimmäinen sääntö: Asunnon ostaja haluaa tarkistaa, onko suunniteltu kiinteistön osto budjetin mukainen. Hän voi tuoda käsirahana jopa 80 000 euroa omia varojaan ja palvella kuukausittain enintään 1200 euron lainaerän. Jos sekä käsiraha että lainaerä täyttävät nämä vaatimukset, vastaavat solut on merkitty vihreällä.

Toinen sääntö: Jos käsiraha tai maksuerä eivät täytä vaatimuksia, vastaavat solut on merkitty punaisella.

Kaava ensimmäisen säännön luomiseksi vihreää väriä käyttäen on seuraava:

= JA (JOS ($ B $ 4 <= 80000,1); JOS (ABS ($ B $ 5) <= 1200,1))

Kaava toisen säännön luomiseksi käyttämällä punaista väriä on seuraava:

= TAI (JOS ($ B $ 4 = 1200,1))

Siirrä ja poista ehdollinen muotoilu

Ehdollinen muotoilu voidaan kopioida ja soveltaa muihin tai uusiin laskentataulukon tietoihin tai poistaa uudelleen.

Siirrä ehdollinen muotoilu

Jos haluat kopioida ehdollisen muotoilun ja liittää sen muihin soluihin tai solualueisiin, käytä "Siirrä muoto" -painiketta.

Valitse solut ehdollisella muotoilulla, jotka haluat kopioida ja liittää muihin soluihin, ja napsauta niitä.

Siirry nyt "Käynnistä" ja sitten "Siirrä muoto". Kohdistin näkyy harjana.

Voit lisätä ehdollisen muotoilun soluun tai solualueeseen siirtämällä harjaa solun päälle.

ESC lopettaa harjan käytön.

Voit edelleen lisätä siveltimellä ehdollisen muotoilun kaksoisnapsauttamalla "Siirrä muoto".

Vaihtoehtoisesti ehdollinen muotoilu voidaan kopioida pikanäppäimillä ja liittää toiseen Excel -soluun.

Selkeä ehdollinen muotoilu

Laskentataulukon poistoprosessi ja solualueiden poistoprosessi erotetaan toisistaan.

Poista laskentataulukosta tai koko laskentataulukosta

Siirry "Koti" -välilehden "Ehdollinen muotoilu" -kohtaan.

Napsauta sitten "poista säännöt"

Napsauta sitten "Poista säännöt koko taulukosta".

Vaihtoehtoisesti voit poistaa ehdollisen muotoilun "Valitse sisältö" -valintaikkunasta.

Poista solualueelta

Korosta solut, jotka sisältävät haluamasi ehdollisen muotoilun.

Napsauta "Analyysin suurennuslasin lukeminen" -painiketta (painike sijaitsee oikeassa alakulmassa valittujen tietojen vieressä).

Siirry kohtaan "Poista muoto".

Etsi ja poista samat ehdolliset muodot koko laskentataulukosta

Napsauta sopivan ehdollisen muodon solua.

Napsauta "Etusivu" -välilehden Etsi ja valitse -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Valitse sisältö.

Napsauta "Ehdolliset muodot".

Valitse "Tietojen vahvistus" -kohdasta "Sama" (tämä valitsee kaikki solut, joilla on sama ehdollinen muotoilu).

Siirry "Käynnistä" -välilehdellä "Ehdollinen muotoilu", sitten "Poista säännöt" ja "Poista säännöt valituista soluista".

Ehdollinen muotoilu PivotTable -raportissa

Pivot -taulukko -raportin avulla käyttäjät voivat nopeasti tehdä yhteenvedon suurista tietomääristä. Solualue, Excel -laskentataulukko tai Pivot -taulukko -raportti - ehdollinen muotoilu toimii periaatteessa samalla tavalla kaikkialla. Vain pivot -taulukko -raportissa on muutamia erityisominaisuuksia, jotka sinun tulee olla tietoinen:

• Jotkin ehdolliset muodot eivät toimi pivot -taulukkoraportin arvoalueen kentillä.
• Jos muutat PivotTable -raportin asettelua millään tavalla, ehdollinen muotoilu säilyy, kunnes taustalla olevien tietojen kentät poistetaan.
• Arvoalueella olevien kenttien ehdollinen muotoilu voi perustua tietohierarkiaan. Tämän ehdollisen muotoilun alueen määrittää hierarkian seuraava alempi tai seuraava ylempi taso yhden tai useamman sarakkeen riveillä tai yhden tai useamman rivin sarakkeilla.
• Arvoalueella olevien kenttien ehdollisen muotoilun alue voidaan määrittää kolmella menetelmällä:

• • valinta
  • Vastaava kenttä
  • Arvo -kenttä

Oletusmenetelmä on valinta.

Alueen määrittely valinnan mukaan

Siirry kohtaan "Käytä muotoilusääntöä".

Napsauta joko Uusi muotoilusääntö -valintaikkunaa tai Muokkaa muotoilusääntö -valintaikkunaa.

Tämä menetelmä sopii arvoalueella oleville vierekkäisille kenttäsarjoille, esim. B. tietyn alueen kyselytiedot sekä arvoalueella olevat kentät, jotka eivät ole peräkkäin, kuten eri alueiden mittausdata hierarkian eri tasoilla.

Alueen määrittely vastaavan kentän kautta

Tämä menetelmä toimii, jos sinulla on

• haluat välttää monien toisiinsa liittyvien kohteiden valitsemisen
• haluat muotoilla ehdollisesti useita arvokentän kenttiä tietohierarkiatasolle
• Haluatko sulkea pois osittaiset tulokset

Alueen määritys arvokentän kautta

Tämä menetelmä toimii, jos sinulla on

• haluat välttää monien toisiinsa liittyvien kohteiden valitsemisen
• haluat ehdollisesti muotoilla useita kenttiä arvoalueella kaikille hierarkiatasoille
• Haluatko sisällyttää kokonaissummat ja osittaiset tulokset.

Johtopäätös: Ehdollinen muotoilu Excelissä helpottaa tietojen seurantaa

Jos haluat korostaa tiettyjä Excel -taulukon tietoarvoja värillisinä, ehdollinen muotoilu Excelissä on ihanteellinen. Ehdollisen muotoilun käyttöön on kaksi vaihtoehtoa. Käytä joko Excelin tarjoamia sääntöjä tekstisisällön, numeeristen arvojen tai päivämäärien korostamiseen värillisinä. Tai voit määritellä säännön itse erilaisilla ehdoilla, joilla asiaankuuluvat arvot on merkittävä. Voit vertailla tietoja helposti ja tehokkaasti toisiinsa käyttämällä tietopalkkeja, väripalkkeja ja symbolijoukkoja. Jos suunnitteluvaihtoehtoja ei enää tarvita, voit poistaa ne muutamalla napsautuksella.

Lisää artikkeleita ehdollisesta muotoilusta

• Kuinka luoda nuolia automaattisesti Excel -luetteloissa
• Näytä negatiiviset aika -arvot Excel -taulukoissa
• Väri negatiivinen prosenttiosuus punainen
• Tunnista negatiiviset prosenttiosuudet yhdellä silmäyksellä
• Muotoile numerot mukautetulla värimuodolla
• Alusta Excel -solut, joilla ei ole määritettyä arvoa
• Tallenna solut automaattisesti vastaavilla valuuttamuodoilla
• Merkitse solut värillisiksi makrotoiminnolla
• Käytä ehdollista muotoilua ja korosta tiedot, jotka ovat suurempia tai yhtä suuria kuin kolmanneksi suurin solu
• Käänteiset totuuden arvot