Excel -taulukot: rakenne yhdellä silmäyksellä

Rivit, sarakkeet, solu, otsikot

Microsoft Exceliä käytetään yksityisillä ja liiketoiminta -alueilla. Ohjelman ansiosta on mahdollista suorittaa matemaattisia laskelmia ja asettaa erilaisia parametreja eri suhteisiin. Periaatteessa se kuulostaa aluksi abstraktilta. Excel on kuitenkin pohjimmiltaan älykäs ohjelma, jonka avulla voit kerätä tietoja, arvioida niitä ja esittää ne haluamallasi tavalla. Jotta näitä Excelin toimintoja voitaisiin käyttää ammatti- tai yksityistarkoituksiin, on suositeltavaa luoda Excel -taulukko, jonka käyttäjät voivat muotoilla vapaasti. Mutta miten Excel -taulukoiden rakenne on ja mikä on mahdollista?

Tältä Excel -taulukoiden rakenne näyttää

Ohjelma tarjoaa erilaisia käyttöalueita ja on siksi erittäin monipuolinen. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, miten Excel -laskentataulukko on rakennettu ja miten siihen syötetään asiaankuuluvia tietoja. Heti kun käyttäjät avaavat ohjelman, heidän edessään on työkirja, joka koostuu tyhjästä laskentataulukosta. Rivi- ja sarakeotsikot rajaavat yksittäiset solut. Tyhjään laskentataulukkoon syötettyjä numero- ja tekstimuodossa olevia tietoja kutsutaan aluksi Excel -luetteloiksi. Tämä luettelo tai yksittäiset solualueet voidaan muotoilla Excel -taulukkoon yksinkertaisissa vaiheissa. Periaatteessa Excel -taulukoiden rakenne näyttää tältä:

• Rivit
• sarakkeet
• Solut
• rekisteröi

Muotoillut taulukot on esitetty riveillä ja sarakkeilla. Rivin otsikot ovat vaakasuorat ja numeroidut peräkkäin. Pylväspäät kulkevat pystysuoraan ja määritetään kirjaimelle. Pistettä, jossa rivi ja sarake kohtaavat, kutsutaan soluksi. Esimerkiksi solu B3 on piste, joka tulee rivistä 3 ja sarakkeesta B. On myös rekisterivälilehtiä. Voit luoda sen, kun tiedostosi kasvaa. Voit helposti vaihtaa laskentataulukon eri taulukoiden välillä Rekisteri -välilehden avulla. Eri elementtien kevyen rakenteen vuoksi käyttäjät voivat syöttää erilaisia tietoja taulukkomuodossa ja näyttää ne siten selvästi.

Excel -taulukoiden käyttö: yksityiset ja ammattimaiset sovellusalueet

Olipa kyse taloudesta tai tietojen tilastollisesta analyysista - Excel on yleisimmin käytetty laskentataulukko -ohjelma.

Esimerkiksi Excelin avulla on mahdollista tallentaa tuloja ja tuloksia (yksityisiä tai yritystietoja). Käyttäjä voi muokata kaavoja, joita käytetään syötettäville arvoille. Excel -taulukkorakenteen avulla voidaan luoda yleiskatsaus tiedoista nopeasti.

Esimerkki Excel -taulukosta yksityiseltä sektorilta

Pidät budjettikirjan Excel -laskentataulukossasi. Voit määrittää tulojen ja kulujen suuruuden. Voit luokitella kulut eri ryhmiin. Esimerkiksi: vuokra, päivittäistavarat, vakuutukset jne. Käyttämällä erilaisia kaavoja ja kirjoittamalla eri kulut voit esimerkiksi seurata taloutta pidemmän ajan. Tällä tavalla voit analysoida, miten kulut ovat muuttuneet viimeisen kuukauden tai jopa viimeisen viiden vuoden aikana.

Esimerkki elinkeinoelämän Excel -laskentataulukosta

Yritykset voivat käyttää Excel -taulukoita tallentaakseen ja arvioidakseen tietoja esimerkiksi eri yritysten sijainneista. Tämä voi sisältää voittojen määrittämisen kokonaisuudessaan tai jaettuna yksittäisiin toimialoihin. Lisäksi esimerkiksi henkilöstöä koskevia tietoja voidaan lisätä Excel -taulukoihin.

Pivot -taulukot taulukon erikoismuotona

Jos tiedot ovat taulukkomuodossa ja haluat arvioida niitä, laskentataulukko-ohjelmat, kuten Excel, tarjoavat mahdollisuuden luoda ns. Pivot-taulukko. Tämä on erityinen taulukko, jonka avulla suuri määrä dataa voidaan pienentää ymmärrettävään laajuuteen ja analysoida. Esimerkiksi kohdistus voidaan sijoittaa samantyyppiseen datatietueeseen ja tiivistää pivot -taulukkoon. Osittaiset tulokset voidaan laskea samalla tavalla. Pivot -taulukon rakenne on samanlainen kuin Excel -taulukon rakenne; se vain suorittaa toisen tehtävän.

Esimerkki pivot -taulukosta

Yrityksellä on tietoja työntekijöistään luettelomuodossa. Tämä voi olla esimerkiksi osasto, sukupuoli, syntymävuosi, palkka ja työsuhteen vuodet yrityksessä. Tämä Excel -taulukko voidaan nyt muuntaa pivot -taulukkoksi. Tästä on se etu, että eri tiedot voidaan arvioida eri tavalla. Pivot -taulukko voi esimerkiksi laskea keskipalkan, kokonaispalkan tai laskea yksittäisten ryhmien työntekijät. On myös mahdollista arvioida, kuinka monta naista ja miestä yrityksessä on tai kuinka korkea työntekijöiden keski -ikä on.

Excel -taulukoiden rakenne tarjoaa nämä edut luetteloihin nähden

Heti kun tiedot on syötetty Exceliin, luettelo luodaan ensin. Luettelo voidaan muuntaa taulukkoksi painikkeilla tai näppäinyhdistelmillä. Taulukoilla on useita etuja luetteloihin verrattuna. Erityisesti suuria tietojoukkoja käsiteltäessä virheitä voi hiipiä siirron, arvioinnin tai lajittelun aikana, mikä tuhoaa koko tietojoukon. Taulukoiden osalta tietotietueiden lajittelu ei kuitenkaan ole väärin. Taulukot edustavat suuria tietojoukkoja hallittavalla tavalla ja tarjoavat mahdollisuuden laajentaa tietoja tarpeen mukaan.

Miten Excel -taulukoiden muotoilu toimii?

Taulukot on helppo muotoilla. Muutamalla napsautuksella on useita muotoiluvaihtoehtoja, jotka varmistavat, että tiedot esitetään selkeästi.

• Ylä- ja alatunnisteet
• Tulosviivat
• Yhdistetyt rivit ja sarakkeet
• Ensimmäinen ja viimeinen rivi
• Automaattinen suodatin

Ylä- ja alatunnisteet paremman yleiskuvan saamiseksi

Excel tarjoaa sinulle mahdollisuuden lisätä ylätunnisteita ja alatunnisteita. Näin voit tehdä työkirjasi taulukoista selkeämpiä ja antaa tarvittavat tiedot. Ylä- ja alatunnisteissa on tilaa sivunumeroille, päivämäärille tai nimille. On myös otsikkorivejä, jotka osoittavat vastaaviin soluihin syötettyjen tietojen tyypin. Tämä voi olla esimerkiksi nimityksiä, määriä tai ajanjaksoja. Voit suodattaa nämä haluamallasi tavalla. Toisin kuin luettelot, taulukkojen ylä- ja alatunnisteet voidaan piilottaa ja näyttää.

Tulosrivit osana Excel -taulukkoa

Tulosrivit näyttävät eri solujen tai solualueiden summan kokonaistuloksena. Summien luomisen lisäksi tulosriville voidaan määrittää muita toimintoja. Ne voidaan myös näyttää ja piilottaa taulukoihin.

Yhdistetyt rivit ja sarakkeet yhteenveto useista solualueista

Solut voidaan yhdistää pysty- ja vaakasuunnassa. Tämä on tarpeen, jotta taulukosta saadaan parempi yleiskatsaus. Olet esimerkiksi luonut solun jokaiselle kuukaudelle. Jotta ymmärrät paremmin, mitä syötetyt numerot tarkoittavat, voit yhdistää tietojen yläpuolella olevat solut ja lisätä otsikon sinne. Se voi esimerkiksi sanoa "kuukausittainen myynti". Voit myös helposti korostaa muotoillun taulukon ensimmäisen ja viimeisen sarakkeen. On myös mahdollista jäädyttää ensimmäinen tai viimeinen rivi. Tämä antaa tarvittavan yleiskuvan etenkin pitkien taulukoiden kanssa. Muussa tapauksessa vieritettäessä on helppo menettää, mitä tuloa se on.

Automaattinen suodatin hyödyllinen tietojen lajittelussa

Toinen huomionarvoinen toiminto Excelissä on ns. Automaattinen suodatin. Suodatintoimintojen lisäksi on myös lajitteluvaihtoehtoja. Jos esimerkiksi haluat lajitella nimiluettelon aakkosjärjestyksessä. Asetus on kuitenkin tehtävä siten, että sarakkeen lisäksi lajitellaan myös vastaavat rivit. Automaattisuodattimien etuna on, että voit esimerkiksi lajitella aakkosjärjestyksessä tai numerot pienestä suureksi ja että myös siihen liittyvät tiedot lajitellaan automaattisesti. Lisäksi yksittäisiä tietoja voidaan suodattaa.

Esimerkki automaattisesta suodattimesta

Excel -taulukossa, jossa on työntekijöiden tiedot, haluat suodattaa, kuinka monta on peräisin sijainnista xy. Tätä varten sinun on asetettava sopiva automaattinen suodatin ja näytettävä vain asianmukaiset työntekijät. Lisäksi voit suodattaa useiden parametrien mukaan. Esimerkiksi lähtöpaikka ja joukkue. Vastaavien automaattisten suodattimien avulla käyttäjät voivat selvittää, kuinka monta työntekijää tiimistä asuu samassa paikassa.

Valmiit ja mukautetut pöytätyylit

Excel tarjoaa laajan valikoiman erilaisia ennalta määritettyjä taulukkomuotomalleja. Tämän suuri etu on, että hyödyllisiä pöytäelementtejä voidaan nopeasti muokata ja vaihtaa. On myös mahdollista luoda mukautettuja taulukkotyylejä. Etenkin yritykset voivat luoda pöytiä omassa yrityssuunnittelussaan. Taulukot voidaan siten näyttää omalla fontilla tai omilla väreilläsi.

Käytä Excel -taulukkorakennetta tehokkaasti työssäsi

Jos haluat käyttää muotoiltuja Excel -taulukoita ammattimaisessa tai yksityisessä ympäristössä, sinun tulee tutustua ohjelman perusteisiin. Monille Excel on pelottava ohjelma, jossa on lukemattomia hämmentäviä ominaisuuksia.

Yleensä on suositeltavaa keskittyä ensin toiminnan perusteisiin. Vain siksi, että perustoiminnot, kuten muotoilu, hallitaan, ohjelmaa voidaan jo käyttää tehokkaasti.

On myös hyödyllistä tietää, mitkä toiminnot ohjelma voi ottaa haltuunsa. Ei ole merkitystä, tietääkö käyttäjä, mitä kaavaa käytetään ja miten. Tätä voi vielä tutkia ja hyödyntää jälkikäteen. Jos haluat käyttää Exceliä johonkin tiettyyn tarkoitukseen, sinun tulee aluksi rajoittua tähän, kun hankit taitoja, ja mahdollisesti tutustua muihin toimintoihin myöhemmin. Tämä varmistaa, että ohjelma ei häiritse käyttäjää alusta alkaen ja menettää yleiskuvan.

Johtopäätös: Muotoiltu Excel -taulukkorakenne helpottaa tietojen yleiskatsausta

Excel -ohjelma on osa Microsoft Office -pakettia, ja se on saatavana Apple- ja Microsoft -käyttäjille. Laskentataulukko -ohjelman avulla käyttäjät voivat luetella tiedot työkirjan taulukossa ja antaa ohjelman arvioida ne. Excel -taulukoiden helppo rakenne tarjoaa käyttäjille jäsennellyn näytön rivien ja sarakkeiden otsikoiden, otsikoiden ja tulosrivien kautta. Lisäksi muotoilun avulla voidaan korostaa tärkeitä solualueita ja niiden sisältämiä arvoja tai muuttaa fonttia ja kokoa. Lisäksi syötetyt tiedot voidaan muuntaa kaavioiksi Excel -taulukoissa, esimerkiksi tiedon selkeän jakautumisen osoittamiseksi. Tietotaulukkoihin verrattuna Excel-taulukoiden rakenteella on se etu, että käytettävissä on laajennettuja toimintoja, jotka mahdollistavat aikaa säästävän ja tehokkaamman tietojen arvioinnin. Taulukoiden yksilöllisen suunnittelun lisäksi käyttäjille tarjotaan tietysti myös malleja, joiden avulla he voivat arvioida laskentataulukon tietoja.