Microsoft Outlookin käyttö: vinkkejä ja asetuksia

Näiden oppaiden avulla sinusta tulee Outlook -ammattilainen

Outlookin ostaminen osana Office-pakettia tai yksittäisenä versiona on ensimmäinen askel ammatilliseen viestintään sähköpostitse, tehtävien luomiseen tai tapaamisten hallintaan. Outlookin oikean ja intuitiivisen käytön tietäminen on tärkeämpää kuin ensimmäinen asennus.

Outlookin mahdollisuudet ovat monipuoliset ja antavat käyttäjille mahdollisuuden kommunikoida ammattimaisesti. Microsoft PowerPointin, Excelin tai Wordin integrointi tuo huomattavaa lisäarvoa Microsoft Officen käyttäjille. Lisäksi on olemassa tärkeitä toimintoja, joiden avulla käyttäjät voivat kommunikoida nopeasti, tehokkaasti ja erittäin pätevästi Microsoft Outlookin kanssa. Jotta voisit käyttää Outlookia ammattimaisesti, on järkevää perehtyä kirjallisiin ohjeisiin ja digitoituihin oppaisiin, jotka selittävät Outlookin perusteet ja sisäpiiritoiminnot.

Video -opetusohjelma Outlookissa: Kuinka saat kaiken irti Outlookista

Etsi ja lajittele viestejä, tapaamisia ja kohteita

Microsoft Outlook helpottaa periaatteessa käyttäjien ohjelmiston käyttöä. Itsestään selvän valikkorakenteen lisäksi käyttäjät löytävät ohjelmaan integroidut ohjeet ja selkeän ohjetoiminnon, jotka voidaan valita erillisen valikkokohdan kautta. Tämän voi hakea milloin tahansa valikkorivin "Ohje" -valikkokohdan kautta.

Näistä käyttäjäystävällisistä rakenteista huolimatta jotkin toiminnot ovat piilossa, uusille käyttäjille tuntemattomia tai niitä ei voida tunnistaa välttämättömiksi ensi silmäyksellä.

Olennainen apu ohjesivun, koulutusten ja opetusohjelmien lisäksi on Outlookiin integroitu hakutoiminto, jonka löydät aina kiinteänä kentänä valikkorivin yläpuolelta:

Haku Outlookissa on kätevää ja antaa käyttäjille mahdollisuuden määrittää yksittäisiä hakuparametreja. On mahdollista esimerkiksi etsiä tiettyjä termejä, etsiä useista kansioista, etsiä arkistokansioista tai skannata sähköpostin allekirjoitus hakutermien kanssa samanaikaisesti tai näyttää edistyneet hakuvaihtoehdot.

Tarkennettu haku löytyy näkyvästi Outlookin nykyisen version ylävalikon alueelta, mutta se oli piilotettu esimerkiksi aiemmissa versioissa. Jos et tiennyt näppäinyhdistelmää CTRL + VAIHTO + F, laajennetun haun hallinta oli vaikeaa. Voit helposti mukauttaa Outlook 2010: n ja kaikkien myöhempien versioiden pikahaun henkilökohtaisiin tarpeisiisi.

Tärkeä vinkki Outlook 2007- ja 2010 -käyttäjille

Etkö löydä tärkeitä sähköposteja hakutoiminnon ollessa päällä? Tässä tapauksessa on tarpeen käynnistää Outlookin indeksointi uudelleen. Tämä pätee erityisesti Outlook -versioihin 2007 ja 2010, koska molemmat ohjelmat käyttävät Windows -hakemistoa hauissa. Jos tämä hakuhakemisto on vaurioitunut, haku ei enää toimi oikein. Indeksoinnin jälkeen järjestelmä löytää kaikki sähköpostiviestit tavalliseen tapaan.

Käyttäjien tulee myös olla erittäin varovaisia kohteiden poistamisessa suoraan Outlookin hakukansiosta. Koska hakukansiot ovat yksinomaan virtuaalisia kansioita, jotka on linkitetty fyysisiin kansioihin, jokainen hakukansion poistaminen laukaisee "todellisen" poiston. Tällä tavalla poistat tietoisesti osia Outlookista.

Outlookin lajittelutoiminnon käyttäminen - vinkkejä ja temppuja

Jokainen Outlookin käyttäjä tietää sen: Jos unohdat jatkaa tulevien viestien lukemista ja lajittelemista Outlookissa, menetät nopeasti asiat. Jotta voisimme vastata tähän haasteeseen, sinun pitäisi ennen kaikkea tietää ja käyttää Outlookin lajitteluvaihtoehtoja. Voit esimerkiksi määrittää makroja ja sääntöjä postilaatikossa, jotta voit lajitella ja järjestää saapuvat uutiskirjeet oikein.

Toiminto tallentaa lähetetyt viestit erityiseen asiakaskansioon yleisesti "Lähetetyt" -kansion sijaan on jännittävä ja erityisen hyödyllinen ammattiympäristössä. Automaattinen lajittelutoiminto säästää aikaa ja näyttää selvästi kaikki asiakkaalle lähetetyt viestit kansiossa. Osoitekirjassa voit myös lajitella sukunimen tai muiden sinulle tärkeiden kriteerien mukaan.

Kaikki, jotka hallinnoivat useita sähköpostitilejä Microsoft Outlookin avulla, arvostavat sitä, että he voivat lajitella Outlookissa vastaanotetut sähköpostit sen tilin mukaan, jolle sähköpostiviesti lähetettiin. Tämä hyödyllinen toiminto esiteltiin Outlook 2003: n kanssa ja auttaa esittämään saapuvat viestit selkeämmin. On myös mahdollista näyttää kaikki lähettäjän viestit.

Toiminto näyttää aiheeseen liittyvät sähköpostiviestit lajiteltuina keskustelupuuhun on erittäin käytännöllinen. Tämäntyyppinen järjestely antaa sinulle yleiskuvan kaikista viesteistä ja niiden sisällöstä, etenkin pitkissä projekteissa, joissa on paljon sähköpostiviestejä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Outlookin lajittelutoiminto täydentää ohjelmiston monia etuja. Lajittelemalla ja laajoilla ja loogisesti rakennetuilla hakutoiminnoilla pidät käyttäjänä yleiskatsauksen. Sähköpostisi, tehtävät, kohteet ja tapaamiset sekä postilaatikkosi lajitellaan aina.

Outlookin käyttäminen - lähetä sähköpostit ammattimaisesti

Sähköpostien lähettäminen ja vastaanottaminen on osa päivittäistä rutiinia useimmille Outlook-käyttäjille. On myös mielenkiintoista, että voit muokata näkymiä joustavasti Outlookissa. Esimerkiksi on mahdollista näyttää vain lukemattomat viestit, jotta et menetä uusia sähköpostiviestejä milloin tahansa. Tämä toimii yhden tai useamman sähköpostitilin kanssa. Ei ole väliä, käytätkö Outlookissa useita erilaisia tilityyppejä ja erilaisia postilaatikoita, kuten IMAP ja Exchange.

Samassa vaiheessa voit myös merkitä viestisi eri väreillä seurantaa varten. Eriväristen lippujen merkinnät voidaan merkitä "valmis" -valintamerkillä milloin tahansa. Näin näet yhdellä silmäyksellä visuaalisesti, mitkä viestit on vielä käsiteltävä seurantaa varten.

Hallitse luettuja ja lukemattomia sähköposteja pätevästi

On myös käytännöllistä tehdä tiettyjä asetuksia ja esimerkiksi näyttää vain viimeisten 7 päivän viestit tai ensisijaisesti sähköpostit liitteineen. Jos haluat myös tietää, kuinka monta viestiä kansiossa on, voit näyttää tämän muutamalla muutoksella Outlookin asetuksissa.

Kopiot tärkeistä lähetetyistä sähköpostiviesteistä voidaan myös sijoittaa mihin tahansa kansioon. Kun olet lukenut uudet sähköpostisi, voit merkitä useita viestejä tai kokonaisia kansioita ja näyttää ne kokonaan luetuina tai lukemattomina. Voit yhtä helposti palauttaa yksittäiset luetut sähköpostit alkuperäiseen tilaansa ja korostaa ne lukemattomiksi. Jos haluat poistaa lukemattomat viestit, esimerkiksi roskapostikansiosta, tämä toimii käyttäjäystävällisten näppäinyhdistelmien kanssa.

Synkronointiongelmat ja riittämätön Internet -yhteys

Jos Outlookin vanhemmissa versioissa on synkronointiongelmia, yksittäiset viestit voidaan tallentaa välimuistiin Conflicts -kansiossa. On järkevää tarkastella tätä kansiota säännöllisin väliajoin. Onko sinulla riittämätön WiFi-vastaanotto tai ongelmia matkapuhelinyhteydessäsi ja et voi noutaa sähköpostiviestejä riittämättömästi Outlookista. Tässä tapauksessa voit vaihtoehtoisesti lukea ja kirjoittaa viestejä offline -tilassa. Kun olet käsitellyt kaikki sähköpostisi, siirry verkkoon ja lähetä viestisi. Tämä asetus voi olla mielenkiintoinen myös liikematkoille Euroopan ulkopuolelle, jos Internetin käyttö on kallista.

Käytännön vinkki:

Jos haluat lähentää sähköpostiasi lukemista varten, voit tehdä tämän pikanäppäimellä. Vaihtoehtoisesti löydät Outlookin pääikkunan oikeasta alakulmasta liukusäätimen, jolla voit säätää zoomauskerrointa hiirellä.

Yleiset Outlook -toiminnot ja olennaiset optimointivaihtoehdot

Edellisessä osassa mainittu integroitu hakutoiminto on olennainen Outlookin toiminto sähköpostien, tapaamisten tai tehtävien löytämiseksi helposti. Outlookin nykyisessä versiossa voit helposti käyttää valikkorivin yläpuolella olevaa hakukenttää koko tekstin hauissa. Pikanäppäimet ja hakurajoitukset tekevät hausta entistä helpompaa. Suosikkikansioiden luominen on myös käytännöllistä ja tehokasta. Suosikkikansiot takaavat, että säännöllisesti käytetyt kansiot löytyvät milloin tahansa. Vedä suosikkikansiot yhdellä kertaa hiirellä yleisen kansiorakenteen yläpuolelle. Tämän seurauksena näet yleensä suosikkikansiosi näkymän yläosassa.

Suosikkikansioiden ja sähköpostien ammattimaisen järjestelyn lisäksi on järkevää arkistoida jatkuvasti vastaanotetut viestit. Ohjelmistoon integroitu automaattinen arkistointitoiminto varmuuskopioi tiedot automaattisesti säännöllisin väliajoin. Se siirtää viestit Outlookista ulkoiseen arkistotiedostoon.

Tällä tavalla sinä, käyttäjä, voit olla varma siitä, että tärkeät viestit eivät voi kadota virusten tai käyttäjävirheiden takia milloin tahansa. Automaattinen arkistointi voidaan pysäyttää ja kytkeä pois päältä yksittäisille kansioille tai moduuleille ilman ongelmia. Jos haluat etsiä nimenomaan arkistotiedostoista, sinun on avattava nämä arkistotiedostot Outlookissa. Voit tehdä tämän napsauttamalla ensin Tiedosto. Valitse sitten Avaa ja syötä Outlookin datatiedostot. Seuraavassa vaiheessa voit käyttää tarkennettua hakua.

Sulje kaikki ikkunat yhdellä kertaa

Tiedätkö sen? Olet avannut erilaisia ikkunoita Windowsissa ja Outlookissa ja sinun on suljettava ne peräkkäin. Tämä on helpompaa Outlookissa käyttämällä "Sulje kaikki ikkunat" -komentoa. Uusimmassa Outlook 365: ssä löydät yksinkertaistamisen valikosta: "Näytä> Ikkuna> Sulje kaikki elementit".

Mukauta tehtäviä, muistiinpanoja ja kalenteria

Erityisesti silloin, kun monet tapaamiset ja tehtävät on suoritettava samanaikaisesti, on tärkeää pitää yleiskatsaus aina. Outlook takaa tämän eri asetuksilla kalenterissa ja tehtäväluetteloissa. Voit esimerkiksi näyttää kaikki tärkeät tehtävät selkeästi eräpäivän mukaan järjestettynä.

Ammattimaisessa ympäristössä on tärkeää saada vastaus kokouspyyntöihin lyhyellä varoitusajalla. Outlook esittää kokouspyynnöt selkeästi ja tarjoaa käyttäjille lisäarvoa: Outlook 2010: stä näet selvästi, mitkä kutsutut henkilöt ovat hyväksyneet ja mitkä eivät ole vielä vahvistaneet tapaamista. Tämä toiminto helpottaa maksukyvyttömien kollegoiden tai liikekumppaneiden seurantaa ja yhteisten tapaamisten toteuttamista.

Muistiinpanotoiminto Outlookissa on myös hyödyllinen ja käytännöllinen. Paperisen postin sijaan:

• Tee toimistosta ja työpöydästä sotkuinen,
• Jätä huomiotta tietosuojasäännöt ja
• Kenen sisältö voidaan jättää huomiotta,

sinulla on mahdollisuus käyttää muistiinpanotoimintoa Outlookia käytettäessä. Muistiinpanot näytetään näytöllä samalla tavalla kuin paperin jälkikäsittely, ja ne voidaan näyttää eri väreillä tarvittaessa ja paremman erottelun vuoksi.

Muistiinpanotoiminto voi auttaa käyttäjiä tallentamaan tärkeät avainsanat tai tehtävät Outlookin kalenterista tai tehtäväluettelosta.

Tyhjennä "Poistetut kohteet" -kansio

Jos saat paljon viestejä ja roskapostiviestejä, Outlookiin integroitu "Poistetut kohteet" -kansio täyttyy nopeasti. Voit poistaa kansion ilman vaivaa. Napsautus hiiren oikealla painikkeella riittää aloittamaan poistoprosessin komennolla "Tyhjennä kansio". On tärkeää, että kansio sisältää vain poistettavia objekteja. Tästä syystä on järkevää käydä kansio läpi ennen lopullista poistoprosessia ja tarkistaa virheellisesti poistetut sähköpostit.

Voit myös asettaa Outlookin poistamaan kaikki poistetut sähköpostit automaattisesti, kun suljet ohjelmiston.

Suunnittele makroja ja näytä ne Outlookissa

Microsoft Outlookissa ja myös muissa ohjelmistosovelluksissa on aina vastaavat työjärjestykset. Tässä tapauksessa Outlook tarjoaa mahdollisuuden määrittää makroja voidakseen työskennellä tehokkaammin. Makrot ovat joukko komentoja, jotka suoritetaan automaattisesti. Makrojen lisäksi voit myös lisätä ne nauhaan Outlookin avulla. Näin sinulla on henkilökohtaiset makrot käsilläsi yhdellä napsautuksella. Voit myös allekirjoittaa makrosi digitaalisesti.

Muotoile viestit samalla tavalla kuin Microsoft Wordissa

Outlook 365 -käyttäjät haluavat käyttää muotoiluvaihtoehtoja, jotka näkyvät ”Muotoile teksti” -valikkokohdassa heti uuden sähköpostiviestin kirjoittamisen jälkeen. Käyttäjät voivat päättää, haluavatko he lähettää viestin HTML- vai tekstiviestinä ja minkä kirjasimen tai fontin koon postin tulisi koostua.

Vanhemmissa Outlook -versioissa, kuten Outlook 2007 ja 2010, ohjelmistolla oli oma sähköpostieditori. Tämä oli rakennettu samalla tavalla kuin Microsoft Word. Editorin avulla käyttäjät voivat käyttää erilaisia suunnittelutoimintoja ilman Wordia. Kommenttitoiminto voidaan lisätä myös seuraavilla asetuksilla.

Etsi malleja helposti

Outlookin edelleenkehityksen aikana sähköpostiviestien tai Word- ja Excel-mallien tallennuspaikka on muuttunut. Useimmissa tapauksissa löydät henkilökohtaiset mallisi seuraavasta hakupolusta:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Toinen lähde, johon Outlook -asetukset tallennetaan, on rekisteri. Lisätietoja rekisterin löytämisestä ja tallennetuista tiedoista on seuraavan linkin alla.

Näytä lähdeteksti

Kokeneille ohjelmoijille mielenkiintoinen toiminto on viestien lähdetekstin näyttö. Outlookin aiemmissa versioissa viestin lähdetekstin näyttämiseksi riitti viestin napsauttaminen hiiren kakkospainikkeella. Toiminto on piilotettu Outlook 365: n nykyiseen versioon - mutta se löytyy vain muutamalla napsautuksella:

1. Kaksoisnapsauta viestiä, jonka lähteen haluat tarkastella.

2. Kirjoita hakukentän yläreunaan "lähdeteksti".

3. Vaihtoehto "Muut siirtotoimet".

4. Napsauta linkkiä ja valitse seuraavassa ikkunassa "Muut toiminnot"> "Lähdekoodi."

5. Voit tarkastella viestin lähdetekstiä ja kopioida tai muuttaa sitä tarvittaessa.

Yhteenveto ja johtopäätös

Microsoft Outlookin käyttäminen ei ole vaikeaa. Ohjelmistosovellus perustettiin ja kehitettiin edelleen siten, että sitä voidaan helposti käyttää kaikissa päivittäisissä viestintäsovelluksissa. Useimpia toimintoja voidaan ohjata intuitiivisesti ja ne on järjestetty käyttäjäystävällisiin valikoihin. Outlook tekee myös vaikutuksen:

• Kehittynyt hakutoiminto samoin
• Mahdollisuus niputtaa toimintoja muiden Office -perheen ohjelmien, kuten Excelin tai PowerPointin, kanssa.

Yhteystiedot, muistiinpanot, yksittäiset asetukset, tapaamiset ja monet muut toiminnot täydentävät Outlookin toiminnot. Käyttäjät toimivat tarkoituksenmukaisesti, kun he kokeilevat uusia toimintoja, käyttävät ohjeita ja oppaita ja käyttävät vinkkejä voidakseen käyttää Outlookia jatkuvasti paremmin ja tehokkaammin.