Näin se menee!
PowerPoint -esityksen luominen on monimutkaista. Monia muutoksia voidaan tarvita ennen diojen muotoilua, taustan PowerPoint -asettelua ja otsikkodian ulkoasua. Fontit tai yrityksen yrityssuunnittelu on myös otettava huomioon, jotta malli täyttää liiketoimintakriteerit. Jos esitys on luotu suurella vaivalla, on parasta käyttää onnistunutta diaesitystä esitysmallina pitkällä aikavälillä. Tämä on mahdollista Microsoft PowerPointissa vain muutamalla napsautuksella.
Video -opetusohjelma - PowerPoint: Kuinka tallentaa esityksiä malleina
Tie omasta esityksestäsi ammattimaiseen esitysmalliin
Jotta voit luoda diaesityksen ammattimaisesti, tarvitset selkeän tavoitteen. Lisäksi aihe, erityinen sisältö, tosiasiat ja tiedot sekä taktiikat siitä, miten kuuntelijoille voidaan tiedottaa ja vakuuttaa, ovat ratkaisevia. Käsitteellisesti jokainen esitys on ainutlaatuinen ja se on yksilöitävä. Mitä tulee ulkonäköön, diojen asetteluun ja muotoiluun kirjasimilla, väreillä, alatunnisteilla, elementeillä, kuvilla ja tehosteilla, pyörää ei tarvitse aina keksiä uudelleen. Esitysmallit, esimerkiksi:
- Henkilökohtaisesti luotuja malleja, joissa on yrityssuunnittelua,
- Microsoftin toimittamat mallit tai
- Esitysmallit Internetistä
voi auttaa kaiuttimia välttämään kaikkien dian muotoilun osien uudelleenrakentamisen.
Seuraavat 3 vaihetta omasta esityksestäsi esitysmalliksi on kokeiltu ja testattu ja kuka tahansa Microsoft PowerPoint -käyttäjä voi muokata niitä:
Vaihe 1: Uuden PowerPoint -esityksen suunnittelu
Ensimmäinen vaihe on uuden PowerPoint -esityksen luominen. Voit tehdä tämän siirtymällä PowerPoint -valikon kohtaan "Uusi> Tyhjä esitys".
Tyhjä esitys ei sisällä mitään erityistä muotoilua, ja se voidaan täyttää elämällä eri välilehtien ja painikkeiden avulla.
Vaihe 2: Luo PowerPoint -esitys yksitellen
Toisessa vaiheessa suunnittelet PowerPoint -esityksen toiveidesi mukaan. Sinulla on muun muassa seuraavat vaihtoehdot:
- Lisää tekstiä valmiisiin tekstikenttiin.
- Integroi uudet tekstikentät.
- Upota -valikosta voit upottaa esitykseesi grafiikkaa, muotoja, kuvia, WordArtia, symboleja ja kaavoja tai mediaa.
- Tee esitykseesi keskeisiä muutoksia diaesityksen avulla. Jos esimerkiksi haluat, että kaikki diat sisältävät samat fontit tai kuvan, esimerkiksi yrityksen logon, voit lisätä nämä muutokset diaesityksen avulla. Tämän seurauksena mukautuksia otetaan käyttöön kaikille dioillesi. Voit tarkastella näitä diaesityksessä päänäkymissä. Voit avata päädianäkymän siirtymällä "Näytä" -välilehteen ja valitsemalla sitten "Päädia" -vaihtoehdon.
- Ota PowerPoint 365: n nykyisessä versiossa käyttöön yksittäisten tai kaikkien diojen suunnitteluehdotukset.
- Käytä "Siirtymät" ja "Animaatiot" -välilehtien vaihtoehtoja yksilöidäksesi diasiirtymiä tai tehdäksesi animaatioista ainutlaatuisia.
- Käytä asetteluautomaatiota, esimerkiksi vakiomuotojen mukauttamista muodoille automaattisesti.
Yhteenvetona voidaan todeta, että toisessa vaiheessa esityksen tulisi olla ammattimaisesti jäsennelty sisällön ja näkymän suhteen. Puhujan näkökulmasta toinen vaihe on välttämätön. Esityksen valmistelun ja luomisen aikana päätetään, puhutellaanko yleisöä ulkoasun ja sisällön perusteella ja ilmoitetaanko ja kannustetaanko toimimaan vai osallistuvatko he vain passiivisesti.
Kun esitysluonnos on valmis, se on tarkistettava uudelleen dian asettelun, otsikkodian ja lisättyjen elementtien suhteen. Voi olla hyödyllistä saada toinen mielipide tai palkata ulkoisia toimistoja suunnittelun optimoimiseksi. Esitys on tallennettava lopullisessa muodossaan PowerPoint -esityksenä pptx -muodossa.
Vaihe 3: Tallenna esitys esitysmallina
Jos haluat käyttää luotua esitystä ja sen asettelua esitysmallissa, tämä on mahdollista seuraavasti.
-
Siirry valikkokohtaan "Tiedosto> Tallenna nimellä".
-
Avaa seuraavassa vaiheessa "Tallenna" -kentän vieressä oleva pudotusvalikko, jonka voit tunnistaa myös levykkeen symbolista.
-
Valitse tiedostomuoto: "PowerPoint -malli" (potx). Jos esityksessäsi on makroja, napsauta vaihtoehtoisesti "PowerPoint -malli", jossa on makroja (potm).
Varmista samalla, että valitset oikean tallennuspaikan PowerPoint -mallille, jos et halua tallentaa tiedostoa hakemistoon, jonka Windows 10 on valinnut oletuskansioksi: "Custom Office Templates". Tehokkuuden ja yksinkertaisuuden vuoksi suosittelemme, että tallennat kaikki Microsoft Office -mallit aina mukautettujen Office -mallien kansioon. Tämä on välttämätöntä, koska tässä tapauksessa löydät automaattisesti omat mallisi PowerPointista "Uusi" -valikkoalueelta.
-
Tallenna haluamasi malli napsauttamalla vasenta painiketta "Tallenna". Esitysmallisi on tallennettu ja sitä voidaan käyttää mallina.
Käytä ja muuta esitysmallia - näin se toimii
Kun olet luonut malliesityksen mallina, voit käyttää sitä milloin tahansa uuden esityksen perustana. Voit tehdä tämän siirtymällä esitysten valintavalikkoon kohdassa "Tiedosto> Uusi".
Sinulla on valinnanvaraa tällä alalla:
- Microsoft Officen (Office) toimittaman mallin käyttäminen.
- Valitse henkilökohtainen esitysmallisi (henkilökohtainen).
Vaihda "Henkilökohtainen" -painiketta napsauttamalla hiiren vasenta painiketta. Täältä löydät malliesityksen mallina.
Avaa esitysmalli kaksoisnapsauttamalla. Voit muokata ja muuttaa ulkonäköä, elementtejä ja paikkamerkkejä sekä värejä, kuvia ja tehosteita.
Esitysmallin luominen sopii erityisesti liiketoiminta -alueelle ja toistuviin luentoihin samoista aiheista. Yritykset tarjoavat työntekijöilleen myös omia mallejaan, joissa diat mukautetaan yrityksen suunnitteluun. Jos haluat myös toteuttaa yrityksesi suunnittelun esityksissä, tarvitaan aina malli. Tarkistuslista voi auttaa suunnittelemaan ja mukauttamaan esitysmallin sisältöä asiantuntevasti.
Yksityishenkilöt voivat myös luoda itselleen malleja, joissa esimerkiksi tausta on mukautettu erityisväreillä tai alatunnisteessa on tekijän osoitetiedot.
Microsoft Excelin tai Microsoft Wordin tapaan Microsoft PowerPointin esitysmallit on suunniteltu yksinkertaisiksi ja tehokkaiksi. Ne varmistavat, että esitykset on asetettu vastaavalle PowerPoint -asettelulle. Samaan aikaan ulkonäköä voidaan mukauttaa milloin tahansa ja sitä voidaan muokata muotoilun, kirjasinten tai dian asettelun suhteen vain muutamalla hiiren napsautuksella.
Kärki: Jos et halua luoda tai käyttää esitysmallia, voit myös kierrättää olemassa olevia dioja PowerPoint 2007: n vanhemmissa versioissa ja tallentaa olemassa olevat esitykset eri nimellä.
Yhteenveto: Esitysmallit PowerPointissa
Microsoft PowerPointissa on helppo luoda esitysmalleja olemassa olevista esityksistä. Vain muutamalla napsautuksella voit tallentaa esityksen mallina ja käyttää sitä useita kertoja mallina tuleville esityksille ja luennoille. Tämä menettely säästää arvokasta aikaa valmistelussa, auttaa luomaan yrityssuunnittelun ja antaa puhujille mahdollisuuden rakentaa esitys käsitteellisesti paremmaksi ja käyttölähtöisemmäksi.