Organisaatiokaavioita käytetään heti, kun hierarkiset rakenteet on tarkoitus esittää yrityksessä. Ne osoittavat yhdellä silmäyksellä, kuka on vastuussa eri alueista tai osastoista ja kuinka monta tasoa siellä on.
Mikä organisaatiokaavio sopii?
PowerPoint 2007: stä alkaen SmartArt -grafiikkakokoelmassa on useita organisaatiokaavioita. Tässä on lyhyt katsaus niistä, jotka ovat erityisen sopivia.
- Jos haluat luoda klassisen organisaatiokaavion, SmartArt -grafiikka ORGANIZATION CHART on paras.
- Vaihtoehdot HORIZONTAL ORGANIZATION CHART (PowerPoint 2010) ja HORIZONTAL HIERARCHY ovat erityisen sopivia, jos sinulla on monia elementtejä muutamalla tasolla.
- LABELED HIERARCHY -vaihtoehdolla korostat myös tasoa, johon kuulut.
Organisaatiokaavion luominen
- Valitse INSERT -välilehden KUVITUS -ryhmässä SMARTART.
- Napsauta valintaikkunassa HIERARCHY -otsikkoa ja valitse haluamasi organisaatiokaavion asettelu. Napsauta sitten OK.
- Kun kirjoitat tekstiä, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
- Napsauta mitä tahansa SmartArt -grafiikan muotoja ja kirjoita sitten teksti.
- Napsauta vasemmalla olevalla tekstialueella [Teksti] ja kirjoita sitten teksti. SmartArt -graafisessa ORGANISAATIO -KAAVIOSSA on jo luodipisteitä osastopäällikölle, avustajalle ja useille työntekijöille:
Lisää muotoja organisaatiokaavioon
- Napsauta olemassa olevaa muotoa, joka on lähinnä kohtaa, johon haluat lisätä uuden muodon.
- Napsauta sitten SMART TOOLS / DESIGN -välilehteä ADD FORM -lomakkeen takana (tai alla) olevassa nuolessa. Valittavana on viisi vaihtoehtoa.
- LISÄÄ MUOTO AFTER -vaihtoehto luo muodon, joka on samalla tasolla valitun muodon kanssa, mutta sen takana.
- ADD SHAPE BEFORE -toiminnolla voit myös luoda muodon samalla tasolla kuin valittu muoto, mutta sen edessä.
- Napsauta LISÄÄ MUOTO YLLÄ lisätäksesi muodon yhden tason valitun muodon yläpuolelle.
- Napsauta LISÄÄ MUOTO ALLA lisätäksesi muodon yhden tason valitun muodon alapuolelle.
- Luo ohjattu lomake napsauttamalla LISÄÄ OHJELMA. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain organisaatiokaavioasetteluille, ei hierarkiasuunnitelmille, kuten MERKITTY HIERARKIA.
Muuta organisaatiokaavion asettelua
Vakioasettelu ei aina ole tilaa säästävä. Tässä esitetyssä esimerkissä OIKEA-ASETUS tekisi organisaatiokaavasta tarpeettoman pitkän. VAKIOT JA KUMMAT asetteluvaihtoehdot ovat sopivampia, koska ne jakavat elementit tilaa säästävämmin.
Asettelun muuttaminen:
- Napsauta organisaatiokaavion muotoa, jonka haluat käyttää eri asettelussa. Esimerkissä punaisen laatikon muoto on valittava tätä varten.
- Napsauta ÄLYKÄT TYÖKALUT / SUUNNITTELU -välilehden LUO KAAVIO -ryhmässä ASETUS ja valitse OLETUS- tai KUMMAT -vaihtoehto.