Outlook -kalenterin käyttäminen tapaamisiin ja tehtäviin

Yleiskatsaus kaikista toiminnoista

Olipa kyse ammatillisista tai yksityisistä tapaamisista - lähes jokainen on kiireinen järjestämään itseään ja henkilökohtaista ympäristöään päivittäin. Tästä syystä kalenteri, esimerkiksi Outlook -kalenteri, on jokaisen ammattitapaamisen suunnittelun painopiste. Kun Outlook on avattu kaksoisnapsauttamalla hiiren painiketta, löydät useita kuvakkeita vasemmasta alakulmasta. Outlookin kalenterikuvake löytyy sähköpostien kuvakkeen vierestä.

Kalenterin lisäksi on järkevää merkitä muistiin tärkeät Outlookin tehtävät ja käsitellä niitä. Tehtäväalue, joka on järjestetty kuvakkeeksi Outlook 365: n osoitekirjan viereen, sopii tähän.

Outlook -käyttäjät, jotka tuntevat ja hallitsevat Kalenteri- ja Tehtävät -toimintojen mahdollisuudet, työskentelevät ja suunnittelevat tehokkaammin ja kohdennetummin. Kalenterin ja tehtävien lisäksi käyttäjät arvostavat myös Outlookin hakutoimintoa. Esimerkiksi Outlook tarjoaa mahdollisuuden etsiä tapaamisia ja sähköpostiviestejä kerralla. Tämä vaihtoehto on erityisen hyödyllinen ja käytännöllinen käytettäessä Outlookia liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, koska se tukee tehokkaasti toimiston tehokkuutta.

Järjestä tapaamisia ammattimaisesti - vaivattomasti mahdollista Outlookin avulla

Outlookin kalenteri on pohjimmiltaan itsestään selvä ja käyttäjäystävällinen. Uuden tapaamisen asettaminen on mahdollista vain muutamalla napsautuksella. Lisäksi on monia temppuja ja kokeiltu apu, joiden avulla voit päästä tapaamisiin tehokkaasti ja taloudellisesti. On esimerkiksi mahdollista kopioida olemassa olevat tapaamismerkinnät uusien tapaamisten syöttämisen helpottamiseksi. Myös tärkeän tapaamisen sisältävän sähköpostin vetäminen Kalenteri- tai Tehtävä-painikkeeseen on käytännönläheistä. Tällä tavalla voit luoda tapaamismerkinnän tai uuden tehtävän ja pitää sähköpostin sisällön heti käsilläsi muistutuksena. Tehtävien muuntaminen tapaamisiksi hiirellä on tehokasta ja säästää arvokasta aikaa.

Seuraavassa tekstissä voit lukea, miten voit järjestää tehtäviä: Lajittele tehtävät luokkien mukaan

Tehokkuusvinkki:

Koska kaikki Office -ohjelmat ovat verkossa, voit milloin tahansa luoda tapaamisia tai tehtäviä Wordista ja Excelistä suoraan Outlookissa. Voit tehdä tämän lisäämällä painikkeen Microsoft Wordiin tai Exceliin ja siirtämällä tehtävän tai tapaamisen Outlookiin yhdellä napsautuksella.

Tässä artikkelissa voit lukea kuinka luoda tehtäviä Wordista.

Outlook -kalenterin suuri etu on kyky koordinoida tapaamisia muiden ihmisten kanssa ilman, että sinun tarvitsee käyttää jaettua kalenteria. Pyydä kokous -välilehti on saatavana tähän Outlookissa. Kokouspyynnöt voidaan hyväksyä automaattisesti Outlookissa. Jos pyydetty tapaaminen ei ole kalenterissa, järjestelmä vahvistaa pyynnön. Vaihtoehtoisesti voit myös asettaa, että jokainen kokouspyyntö on käsiteltävä ja hyväksyttävä manuaalisesti.

Pitkäaikaisen henkilökohtaisen tai digitaalisen viestinnän sijasta tapaamiset voidaan koordinoida vain muutamalla napsautuksella tämän menettelyn avulla. Vaihtoehtoisesti Outlook -käyttäjillä on myös mahdollisuus lähettää yksittäisiä tapaamisia iCalendar -tiedostona. Tässä tapauksessa vastaanottaja säilyttää kalenterinsa hallinnan. Hän voi tarvittaessa tuoda tapaamispyynnön ja muistiinpanon Outlookiin. Vienti iCalendar -tiedostona on hyödyllinen esimerkiksi ihmisille, jotka eivät ole henkilökohtaisesti tunteneita lähettäjälle. Jos Outlook -käyttäjien on harvoin sovittava tapaamisia muiden kanssa, voi olla järkevää lähettää yksittäisiä tapaamisia tai otteita kalenterista kysymättä erityisiä tapaamispyyntöjä. Kalenterin tai kalenterikoosteiden jakaminen ja tapaamisten pitäminen ajan tasalla on käyttäjäystävällinen Outlookissa, ja se voidaan tehdä pienellä vaivalla.

Merkitse tapaamiset värillisinä, siirrä tai poista ne

Tapaamiset, tehtävät ja sähköpostit liittyvät läheisesti Outlookiin. Tästä syystä Outlook 2007 -versio tarjoaa mahdollisuuden merkitä tärkeät sähköpostiviestit postilaatikkoon erilaisilla värillisillä lipuilla seurattavaksi hiirellä. Värikoodauksen lisäksi Outlook voi muistuttaa sinua viestiin liittyvästä tehtävästä.

Voit myös siirtää tapaamisia helposti napsauttamatta kirjoittamalla tekstiä tai vetämällä ja pudottamalla niitä hiirellä. Tämä on mahdollista samalla kalenterialueella ja myös päivämääränavigaattorin kautta muita viikkoja, kuukausia tai vuosia. Microsoft Outlook säätää sitten automaattisesti päivämäärän ja säilyttää kellonajan. On myös mahdollista siirtää useita tapaamisia toiselle päivälle yhdellä napsautuksella, esimerkiksi jos olet sairas tai et voi työskennellä työpäivänä. Päällekkäiset tapaamiset voidaan poistaa muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä käyttämällä komentokohtaista näppäinyhdistelmää.

Joissakin tapauksissa saattaa olla tärkeää poistaa tapaamiset kokonaan ennen tiettyä päivämäärää. Tästä on hyötyä esimerkiksi, jos otat kalenterin haltuusi kollegalta etkä enää tarvitse hänen vanhoja tapaamisiaan. Voit poistaa kaikki tapaamiset Outlook -kalenteristasi ennen tiettyä päivämäärää siirtymällä taulukkotapaamisnäkymään. Tässä näkymässä voit lajitella ja poistaa tapaamisia päivämäärien mukaan.

Erilaisten kalenterinäkymien esitys Outlook-kalenterissa on myös käytännönläheinen. Voit näyttää kalenterinäkymän päivässä, koko viikon tai työviikon tai koko kuukauden ajan.

Voit myös lähettää tapaamisia Outlookin kautta. Voit lukea, miten tämä toimii tässä artikkelissa: Tapaamisten lähettäminen

Vanhemmissa Outlook -versioissa, esimerkiksi Outlook 2007, voit myös näyttää yksityiskohtien tiheyden kuukausinäkymässä. Tämä toiminto tarjoaa kolme katseluvaihtoehtoa:

• "Matala",
• "Keskikokoinen" ja
• "Korkea".

Vaihtoehto "Matala" on esiasetettu automaattisesti. Jos et löydä asiaankuuluvia tapaamisia Outlookista kuukausinäkymässä, yksityiskohtien tiheys voi olla syynä tähän. Outlook tarjoaa periaatteessa erilaisia ja erityisiä tapaamisasetuksia tapaamisille. Muun muassa on mahdollista näyttää nykyinen, tärkeä tulevaisuus tai vaihtoehtoisesti menneet tapaamiset.

Toistuvat toistuvat tapaamiset - tärkeä toiminto Outlookissa

Kertaluonteisten tapaamisten lisäksi on monia toistuvia tapaamisia, jotka toistetaan viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Sen sijaan, että kirjoittaisit nämä tapaamiset käsin Outlookiin, toistuvien tapaamisten syöttäminen takaa ajan säästämisen. Se tarjoaa myös Outlook -käyttäjille turvallisuuden, koska he eivät menetä olennaisia tapaamisia. Voit määrittää toistuvan tapaamisen Outlookissa suoraan "Uusi tapaaminen" -välilehdellä "Sarjatyyppi" -painikkeella. Voit ottaa Outlookissa käyttöön muistutuksen jokaisesta tapaamisesta.

Sarjan tapaamiset voidaan valita ja syöttää valintaikkunaan. Outlookin vanhempien versioiden työpäivien valinnassa oli ongelma. Tämä ongelma on ratkaistu Outlookin nykyisessä versiossa, joten periaatteessa mikä tahansa yhdistelmä on mahdollista sarjatapaamisena.

Jos haluat muokata tai poistaa koko tapaamissarjan, tämä on myös mahdollista ilman ongelmia. Jos esimerkiksi poistat tapaamisen tapaamissarjasta, järjestelmä ilmoittaa sinulle ikkunassa, onko koko tapaamissarja myös poistettava. Kun olet tehnyt valintasi, sulje valintaikkuna napsauttamalla "OK" -painiketta.

Tämä toiminto on myös käytännönläheinen, jotta yksittäisiä tapaamisia voidaan poistaa useista tapaamisista. Jos yrityksessä ei esimerkiksi järjestetty viikoittaista kokousta, peruutettu tapaaminen voidaan myöhemmin poistaa kalenterista poistamatta koko sarjaa ja asettamalla se uudelleen.

Käytä ALPEN -menetelmää ja ammattimaista ajanhallintaa

Joudutko koordinoimaan monia tapaamisia ja suunnittelemaan jokaisen työpäivän tai yksityisen toiminnan tarkasti ja ammattimaisesti? Tässä tapauksessa on järkevää käyttää tunnettua ALPEN-menetelmää, jota pääasiassa johtajat käyttävät tai opetetaan ajanhallintaseminaareissa. ALPEN-menetelmä kuvaa hyvin harkitun ajanhallinnan menetelmän. Sen perusti tunnettu kirjailija Lothar J. Seiwert. ALPEN -menetelmä perustuu oletukseen, että riittää, että käytät muutaman minuutin joka päivä kirjallisen päivittäisen suunnitelman laatimiseen. Tämä toimii ALPEN -menetelmän mukaisesti seuraavasti:

1. Kirjoita tehtävät, tapaamiset ja aktiviteetit muistiin.

2. Arvioi toimintojen kesto.

3. Suunnittele puskuriajat.

4. Tee päivän päätöksiä.

5. Seuranta ja sopeutuminen

Outlook -kalenteri, tehtäväalue tai "Outlook Today" -näkymä voivat tukea tehokkaasti ALPEN -menetelmää.

Järjestä Outlookin tehtävät huolellisesti: näin se toimii

Tehtävät poikkeavat yleensä tapaamisista siinä, että niillä ei ole aloituspäivää. Tehtävässä keskitytään toimintaan tai tavoitteeseen. Yhteenvetona voidaan todeta, että tapaamiset on sidottu selkeästi määriteltyyn aloitus- ja lopetuskohtaan. Sitä vastoin eräpäivä on ratkaiseva tehtävien kannalta. Kun tehtävä on nimenomaisesti tehty, sitä ei määritellä.

Voit luoda uusia tehtäviä Outlookissa Tehtävät -välilehdessä yhdellä napsautuksella. Näkyviin tulee valintanauha, jossa voit hallita, seurata tai siirtää tehtäviä.

Jotta kaikki asiaankuuluvat tehtävät olisivat paremmin suunnattuja ja selkeämpiä, sinulla on Outlookin vaihtoehdot,

• Piilota valmiit tehtävät Outlookissa
• näyttää vain ne tehtävät, jotka on jo suoritettu Outlookissa.
• Voit myös poistaa valmiit tehtävät kokonaan Outlookista.

Voit tehdä tämän valitsemalla Tehtävät -kohdasta Valmiit tehtävät. Näet sitten kaikki valmiit tehtävät. Voit poistaa ne helposti näppäinyhdistelmällä tai komennolla CTRL + A. Outlook antaa sinulle myös mahdollisuuden näyttää ja tallentaa tietyn tehtävänäkymän.

Seuraa tehtäviä ja tulosta tehtäväluettelo

Kaikkien tehtävien seuranta on välttämätöntä. Tästä syystä on järkevää lajitella tehtävät tehtäväsuunnittelussa kaikkien käytettävissä olevien sarakkeiden mukaan. Vaihtoehtoisesti voit järjestää tehtäviä vapaasti ja näyttää määritetyt kuvakkeet tehtäväpalkissa. Tehtäväalueen laajat näyttövaihtoehdot takaavat, että voit erottaa tärkeät ja vähemmän asiaankuuluvat tehtävät yhdellä silmäyksellä. Voit määrittää tehtävien järjestyksen numeroimalla ne ja erillisen sarakkeen numeroille. Voit samanaikaisesti käsitellä yhteenvetosi tehtävistä tehtäväluetteloon, näyttää ne, avata ne tai tulostaa ne yhdessä viikkokalenterin kanssa.

Tehtävien siirtäminen ja suodattaminen - erityisen hyödyllistä ammattialalla

Jos et käsittele henkilökohtaisesti kaikkia tehtäviä, voit pyytää tilaraportteja automaattisesti. Automaattiset tilatiedot antavat yleiskuvan tehtävän suoritustasosta. Tämä vaihtoehto on erityisen tärkeä ammatillisessa ympäristössä, kun asiaankuuluvat tehtävät siirretään. Jo siirretyt tehtävät voidaan siirtää toiselle työntekijälle milloin tahansa. Siirrettyjen tehtävien tilaraporttien lisäksi Outlookissa on ammattimainen suodatintoiminto tehtäville. Voit käyttää tätä suodattaaksesi tehtävät määriteltyjen ehtojen mukaan. Muun muassa on mahdollista erityisesti:

• Tarkastele kaikkia tietylle työntekijälle annettuja tehtäviä
• Joilla on tietty määräaika tai
• sinulla on määritelty merkintä aiheeseen.

Tehtävät voidaan myös muuttaa tapaamisiksi vetämällä ja pudottamalla ilman, että niitä tarvitsee luoda uudelleen.

Kärki:

Käytä tiettyjä Outlook -malleja nopeasti tapaamisten tai tehtävien luomiseen, joilla on periaatteessa sama rakenne. Tällä tavalla voit säästää paljon aikaa, poistaa irtisanomisia ja suunnitella tapaamisia ja tehtäviä tehokkaasti.

Outlook 2007: stä lähtien jo arkistoon siirretyt tehtävät näkyvät edelleen, jos ne on merkitty seurantaa varten. Käyttäjät, jotka hallitsevat monia Outlookin tehtäviä, arvostavat tätä vaihtoehtoa. Se on arvokasta muistutettaessa arkistokansioon tallennetuista tehtävistä, sähköpostiviesteistä ja tapaamisista.

Outlook 2003 -käyttäjillä on erityinen vaihtoehto tehtävien ja tapaamisten näyttämisessä. Voit näyttää tehtävälistan kalenterissa. Tällä tavalla voit seurata tapaamisia ja tehtäviä samanaikaisesti. Muiden Outlook -versioiden käyttäjät voivat määrittää näkymäasetusten avulla, mitkä Outlook -alueet tulisi näyttää.

Ohjelmistovinkki:

Haluatko nähdä Outlookin tehtävät, esityslistan ja kalenterin työpöydälläsi avaamatta Outlookia? Tässä tapauksessa voit käyttää ilmaista DeskTask -ohjelmaa. DeskTask toimii Windows 10: ssä ja sitä voidaan käyttää kaikkien tunnettujen Outlook -versioiden kanssa.

Johtopäätös: järjestä tapaamiset ja tehtävät täydellisesti Outlookissa

Microsoft Outlookin avulla saat monimutkaisen ja hyvin harkitun ohjelmistosovelluksen tapaamisten ja tehtävien täydelliseen järjestämiseen. Outlook tarjoaa erilaisia vaihtoehtoja tapaamisten, tapaamispyyntöjen ja toistuvien tapaamisten toteuttamiseen. Lisäksi kalenterinäkymiä voidaan muokata. Tapaamiset voidaan jakaa tai muuntaa tehtäviksi vain muutamalla napsautuksella. Vastuualue on erityisen arvokas, kun ammatillisen tai yksityisen sektorin eri toimintoja ja vaatimuksia on kanavoitava järkevästi. Käyttäjäystävällisen rakenteensa ansiosta Outlook edistää ammattimaisesti järjestettyä kalenteria.