Näkymät: Vinkkien ja temppujen tunteminen ja käyttäminen

Meillä on kaikki tiedot sinulle!

Microsoft Outlook on yksi ohjelmistosovellusmarkkinoiden tunnetuimmista ja tehokkaimmista viestintäohjelmista. Tunnettujen toimintojen, kuten fontin tai värin vaihtamisen, muotoilun mukauttamisen, oikeinkirjoituksen tarkistamisen tai kalenteri-ikkunan avaamisen lisäksi jokaisen käyttäjän tulisi tietää muita sisäpiirin vinkkejä ja temppuja. Näiden vinkkien ja vihjeiden avulla Outlookin käyttäjät voivat hyödyntää Outlookia mahdollisimman tehokkaasti, jotta he voivat käyttää Outlookia nopeammin ja tarkemmin.

Vinkkejä ja temppuja Outlookiin

Pohjimmiltaan jokainen käyttäjä joutuu kysymään, pitäisikö heidän käyttää maksettua viestintäohjelmaa, kuten Microsoft Outlook, vai ovatko he tyytyväisiä ilmaisiin sovelluksiin, kuten Microsoft Mail tai Mozilla Thunderbird. Jos olet valinnut Microsoft Outlookin, herää myös kysymys, kannattaako sinun ostaa Outlook tai Office 32- tai 64 -bittisenä versiona.

Tämä on periaatekysymys ja kuinka tehokas tietokone on. 32-bittisessä versiossa voidaan asentaa enintään 4 Gt RAM-muistia. Sitä vastoin 64-bittinen käyttöjärjestelmä tukee huomattavasti korkeampaa RAM-muistia ja siten sen suorituskyky on korkeampi. Yleensä voidaan käyttää 8 Gt, 16 Gt tai enemmän RAM -muistia.

Käyttäjät voivat löytää oppaita kaikista Outlookin ohjelmista ja toiminnoista sekä kaikkien muiden Microsoftin sovellusten lisäksi Internetistä seuraavasta linkistä: docs.microsoft.com/de-de/.

Käynnistä Outlook nopeammin ja pienennä datatiedoston kokoa

Päivittäinen työskentely Outlookin kanssa on hauskaa, kun ohjelma toimii nopeasti ja ilman toimintahäiriöitä. Jos ohjelmistosovellus käynnistyy hitaasti ja hitaasti, syitä voi olla liikaa tai liian hitaasti. Tässä tapauksessa on tärkeää poistaa tarpeettomat lisäosat järjestelmän nopeuttamiseksi uudelleen.

Suuret PST- tai OST -tiedostot voivat myös hidastaa järjestelmää ja kommunikointia Microsoft Outlookin kanssa. Tästä syystä on järkevää tarkistaa PST -tiedoston koko säännöllisin väliajoin. Kaikki Outlookin tiedot ja asetukset tallennetaan merkinnänä PST- tai OST -tiedostoon. Tiedoston kokoa voidaan pienentää muulla tavalla tallentamalla tai arkistoimalla kansioita tai suurikokoisia tiedostoja.

Suurten toimien jälkeen, joissa tiedostot tarkistetaan ja poistetaan, datatiedoston koko ei välttämättä pienene samanaikaisesti. Tämä johtuu siitä, että Outlook ei puhdista datatiedostoa heti tietojen poistamisen jälkeen. Vaihtoehtoisesti datatiedoston pakkaaminen voidaan aloittaa myös manuaalisesti. Tämän toimenpiteen avulla tarvittavat varmuuskopiot voidaan suorittaa nopeammin. Lisäksi Outlook käynnistyy nopeammin.

Tärkeä: Tarkista "Lähetetyt" -kansio jatkuvasti, ja se sisältää monissa tapauksissa valtavan määrän tietoja ja liitteitä, jotka eivät ole välttämättömiä. Jos haluat säästää tallennustilaa, "Poistetut kohteet" -kansion tyhjentäminen voi olla tehokasta.

Voi myös olla mielenkiintoista ja käytännöllistä tallentaa ja arvioida Outlookin kanssa työskentelyaikasi. Tieto siitä, kuinka kauan työvaiheet kestävät, voi olla tärkeää, ei vain itsenäisille ammatinharjoittajille, freelancereille tai työnantajille. Yksityishenkilöt hyötyvät myös tietojen arvioinnista, joka voidaan helposti siirtää Microsoft Exceliin.

Sähköpostit ja sähköpostiliikenne: vinkkejä parempaan yleiskatsaukseen ja tehokkuuteen

Siellä on monia vinkkejä ja temppuja, jotka liittyvät sähköpostien kirjoittamiseen ja lähettämiseen sekä yleiseen sähköpostiliikenteeseen. Tiesitkö esimerkiksi, että Outlookin avulla voit sulkea kaikki ikkunat kerralla?

• Outlookissa versioon 2007 asti soitat Tiedosto → Kaikki elementit lähikuva.
• Ota komento käyttöön Outlook 2010: ssä Näytä → Ikkuna → Sulje kaikki kohteet.

Muuten nämä komennot sulkevat paitsi viestit myös kaikki muut Outlook -ikkunat. Jos et ole vielä tallentanut muutoksia johonkin ikkunaan, Outlook antaa sinulle mahdollisuuden tehdä niin.

Toinen tärkeä vinkki Outlookille on lisätä aihe postilaatikkoon myöhemmin. Aiheen lisääminen viestiin myöhemmin voi olla hyödyllistä, jotta voimme etsiä sähköpostin sisältöä tehokkaammin ja nopeammin tulevaisuudessa. Jos sähköpostit lähetetään lyhyen aiheen kanssa tai ilman, aiheen vaihtaminen on järkevää myöhemmin.

Tee Outlookista selvä - näin se toimii

Selkeys on pohjimmiltaan tärkeä asia Outlookissa. Esimerkiksi monet käyttäjät ihmettelevät, kuinka voit seurata monia viestejä ja erottaa tärkeät tärkeistä. Yksi tapa on muokata Outlookin näkymiä. Kaikkien asetusten muutosten tavoitteena on oltava, että postilaatikko on hallittavissa. Sähköpostin käsittelyn tehokkuus voi sisältää myös postilaatikon automaattisen lajittelun aikajärjestyksessä. Tämä menettely mahdollistaa esimerkiksi pitkän lomalta poissaolon jälkeen, että Outlook avaa seuraavan lukemattoman sähköpostin seuraavan luetun viestin sijasta.

Myös viestien näyttäminen jokaiselle vastaanottajalle tai yleisesti liittyvien sähköpostien näyttäminen yhdessä voi olla välttämätöntä. Pääasetusvaihtoehdot löytyvät "Näytä" -valikosta.

Sisäpiirin vinkki:

Outlookissa voit myös käyttää näkymäasetuksia näyttääksesi kansion viestien kokonaismäärän postilaatikon lukemattomien viestien määrän sijasta.

Avaa uusi sähköposti - missä ja milloin tahansa

Kaksoisnapsauta vapaata tilaa kansiossa tai postilaatikossa avataksesi ikkunan, johon voit kirjoittaa uuden sähköpostiviestin.

Tämä toimii kuitenkin vain sähköpostiluettelon alapuolella olevissa avoimissa työpaikoissa-muuten Outlook avaa napsauttamasi sähköpostiviestin. Voit kuitenkin piilottaa sähköpostilistan napsauttamalla pluskuvaketta sen sarakkeen vieressä, joka on tällä hetkellä ryhmitelty Outlookissa versioon 2007 asti. Pienennä Outlook 2010: ssä luettelo napsauttamalla ryhmitetyn sarakkeen vieressä olevaa mustaa kolmiota.

Lähetä leikepöydän sisältö sähköpostitse

Oletko kirjoittanut jotain Outlookissa tai toisessa ohjelmassa ja haluat lähettää tämän tekstin sähköpostina (tai osana sähköpostia)?

1. Valitse tekstiosa ja kopioi se leikepöydälle painamalla Ctrl + C.
2. Vaihda Outlookiin (riippumatta siitä, mikä moduuli on avoinna).
3. Paina Shift + Ins - Outlook avaa uuden sähköpostiikkunan ja kopioi leikepöydän sisällön siihen.

Jos sähköposti-ikkuna ei tule näkyviin, napsauta mitä tahansa Outlook-ikkunan elementtiä (tämä voi olla myös tapaaminen tai yhteyshenkilö) ja paina uudelleen Vaihto + Ins.

Hyväksy tai hylkää kutsut pikanäppäimellä

Oletko saanut kokouspyynnön? Jos haluat hyväksyä sen, valitse se postilaatikosta ja paina Alt + C ("c" tarkoittaa "aCcept", käännettynä: "hyväksy"). Jos haluat hylätä sen, valitse se ja paina Alt + D ("D" tarkoittaa "hylkää").

Toista edellinen haku Outlookissa

Tiedät varmasti, että sinulla on pitkä sähköposti Muokkaa ⇒ Etsi (Outlook 2003: een asti) tai Viesti ⇒ Haku tai etsi merkkijono pikanäppäimellä F4. Niin kauan kuin olet avannut hakuikkunan, voit käyttää painiketta Jatka etsimistä hyppää seuraavaan tapahtumaan.

Kun olet kuitenkin sulkenut valintaikkunan, paina näppäinyhdistelmää Vaihto + F4 - Outlook hyppää seuraavaan tapahtumaan avaamatta ensin valintaikkunaa.

Heti kun olet saavuttanut viimeisen sijainnin, Outlook näyttää vastaavan viestin.

Lajittele ja etsi Outlookista nopeammin

Haluatko näyttää kaikki nykyisen kansion sähköpostit, jotka ovat peräisin tietyltä lähettäjältä? Toimi seuraavasti Outlookissa versioon 2007 asti:

1. Napsauta hakukenttää tai paina Ctrl + E asettaaksesi kohdistimen hakukenttään.
2. Kirjoita lähettäjän nimen ensimmäiset kirjaimet. Outlook suodattaa nyt kaikki sähköpostit, jotka sisältävät lähettäjän, aiheen tai viestin tekstin.
3. Napsauta sarakkeen otsikkoa alkaenjotta tämän lähettäjän sähköpostit näkyvät yhdessä.

Outlook 2010: ssä on nopeampi versio (mutta valitettavasti vain tästä versiosta):

1. Napsauta sarakkeen otsikkoa alkaenlajitella tämän sarakkeen mukaan. Tällä tavalla kaikki sähköpostit jokaiselta lähettäjältä näkyvät peräkkäin.
2. Kirjoita ensimmäiset kirjaimet, jotka alkavat lähettäjän nimellä. Tämä vie sinut tämän lähettäjän ensimmäiseen sähköpostiin.

Täytä Outlookin osoitekenttä automaattisesti

Outlook yleensä ehdottaa sähköpostiosoitteita, jotka ovat jo käytössä heti, kun kirjoitat kirjaimen tai kaksi KloKenttä syötetty. Outlook etsii aiemmin syötettyjen sähköpostiosoitteiden luetteloa (automaattisen täydennyksen luettelo). Jos näin ei tapahdu, voit etsiä sopivia merkintöjä osoitekirjasta painamalla Ctrl + K.

Näytä järjestelmien tiedostonimet suoraan

Huomaatko usein, että saat sähköpostiviestiin joukon liitetiedostoja ja sinulla on vaikeuksia erottaa tiedostot toisistaan, koska nimet eroavat toisistaan vain lopussa, mutta Outlook ei näytä tiedostonimiä kokonaan? Sitten sinun on avattava sähköposti ensin nähdäksesi täydelliset nimet.

Outlookissa voit tehdä tämän myös avaamatta sähköpostia. Löydät oman komennon pikavalikosta (postilaatikosta), jonka avulla voit avata alavalikon, jossa kaikkien järjestelmien nimet näkyvät. Alivalikosta voit avata yksittäisiä järjestelmiä välittömästi niihin liittyvän ohjelman avulla. Pikavalikon komentoa kutsutaan Näytä liitteet.

Siirrä sähköposteja vetämättä ja pudottamatta

Sähköpostit voidaan yleensä siirtää helposti kansioon vetämällä ja pudottamalla. Joskus vedä ja pudota -toiminto ei kuitenkaan ole käytännöllinen, esimerkiksi "vaihdettaessa hiirtä" joissakin muistikirjoissa. Pikavalikon komento auttaa:

• Outlookissa versioon 2007 asti napsauta sähköpostiviestejä hiiren oikealla painikkeella ja kutsu komento Siirrä kansioon päällä. Valitse nyt avautuvasta valintaikkunasta haluamasi kohdekansio ja napsauta OK.
• Napsauta Outlook 2010: ssä sähköpostiviestejä hiiren oikealla painikkeella ja käynnistä komento Liikkua ja valitse nyt avattavasta alivalikosta haluamasi kansio. Kuitenkin vain ylätason kansiot näkyvät alivalikossa; Syvemmin sisäkkäiset kansiot löytyvät valikosta Toisessa kansiossa.

Hallitse sähköpostin tallennustilaa ja Internet -yhteyttä

Jos haluat lähettää sähköpostiviestin, jonka liite on yli 20 Mt, Outlookin kautta, saat todennäköisesti virheilmoituksen Outlookin vakioasetuksilla. Microsoft Outlook rajoittaa lähetettävien tiedostojen koon 20 tai 10 megatavuun Exchange -tileille. Tämä raja estää tietokonettasi lataamasta jatkuvasti ylisuuria liitteitä, jotka ylittävät useimpien Internet -palveluntarjoajien rajoitukset. Voit lähettää keskimääräistä suurempia liitteitä OneDriven tai muun pilvipalvelun kautta. Erityisesti kuvat ja grafiikka voivat viedä paljon tilaa. Tästä syystä Outlook 2010: stä lähtien sinulla on vaihtoehto pakata kuvat ennen niiden lähettämistä sähköpostitse.

Jos sinulla ei ole riittävän nopeaa tai vain kallista Internet -yhteyttä lomalla tai työmatkalla, on järkevää ladata sähköpostiviestien otsikot vain Outlookiin ensimmäisenä vaiheena. Tässä tapauksessa näet seuraavat tiedot jokaisessa sähköpostissa:

• Viite,
• Lähettäjä,
• Vastaanottaja,
• Lähetä päivämäärä.

Vain kun avaat sähköpostin, se ladataan kokonaan. Teet asetukset Outlook -asetuksissa.

Ohjelmistovinkki:

Jos haluat poistaa päällekkäiset sähköpostit automaattisesti, MoDupRemover-ohjelmisto voi olla mielenkiintoinen ja tehokas. Se on järjestelmällisesti poistanut päällekkäisiä viestejä Outlookin alkuvaiheista lähtien ja on yhteensopiva Outlookin ja Windows 10: n nykyisen version kanssa.

Video -opetusohjelma - asiantuntijan vinkki: Henkilökohtaisen muistiinpanon tallentaminen Outlookiin

Asiantuntijan vinkki "oma huomautus"

Joissakin tapauksissa voi olla tärkeää lisätä henkilökohtaisia muistiinpanoja sähköpostiin. Outlook tarjoaa tämän vaihtoehdon käyttäjilleen "Julkinen viesti" -toiminnon avulla. Tämän toiminnon avulla voit luoda viestin postilaatikkoosi tai tiettyyn kansioon ilman, että sinun on ensin lähetettävä se. Huolimatta harhaanjohtavasta termistä "julkinen viesti", tämä huomautus näkyy vain käyttäjälle. Sitä ei voi lähettää, koska sillä ei ole vastaanottajakenttää. Soita Outlook 2010: ssä ja uudemmissa komento "Käynnistä> Uudet kohteet> Lisäkohteet> Lähetä julkinen viesti tähän kansioon". Outlook 365: n nykyisessä versiossa toiminnon nimi on "Lähetä tähän kansioon". Löydät vaihtoehdon Käynnistä -valintanauhasta.

Voit ammattimaistaa omat muistiinpanosi tai viestisi yleensä nopeilla osilla. Samoin kuin Microsoft Wordin sarjamoduulit, Outlookin pikamoduulit koostuvat valmiista teksteistä tai tekstiosista, jotka voidaan tallentaa pikamoduuleina "Lisää" -välilehdelle "Teksti" -luokassa. Periaatteessa yksi tai useampi nopea osa voi kasvaa jokaisesta sähköpostista.

Tulosta ja tallenna sähköpostit

Kaikki viestit eivät ole tärkeitä ja ne on säilytettävä. Jotkut sähköpostit ovat myös välttämättömiä ammatilliselta tai yksityiseltä kannalta, ja ne tulisi arkistoida ja myös tulostaa. Vaikka Outlookilla on hyvä sisäinen tulostustoiminto, kaikki tarkasti suunnitellut sähköpostit eivät tulostu oikein. Tämä toimii ilman vaivaa katsomalla sähköpostia selaimessa. Tuloste toimii myös html -muodossa muotoiltujen viestien kanssa. Selaimesta löydät myös tietyt näkymäasetukset, joiden avulla voit esikatsella ja asettaa tulosteen.

Hae kansiosta

Outlookista löydät molemmat järjestelmäpuolen hakukansiot ja voit myös luoda henkilökohtaisia hakukansioita. Hakukansioiden avulla voit lajitella sähköpostisi ennalta määritettyjen kriteerien mukaan. Olemassa olevat hakukansiot löytyvät "Kansiot" -nauhasta. Voit myös luoda uusia hakukansioita.

Tärkeitä pikanäppäimiä ja nopeita ohjeita:

1. Avaa kontekstivalikko näppäimistöllä: Paina Vaihto + F10 -näppäintä.
2. Avaa valintaikkuna: Ctrl + Vaihto + Y.
3. Siirrä viestit kansioon: CTRL + VAIHTO + V.
4. Luo muistiinpano (kustakin moduulista): CTRL + N tai CTRL + SHIFT + N.
5. Tulosta useita sähköpostiviestejä kerralla: pidä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauta sähköpostiviestejä peräkkäin hiirellä.
6. Poista lukemattomat, merkityksettömät sähköpostit yhdellä napsautuksella: CTRL + A.
7. Käynnistä Outlook vain kerran: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (xx: kirjoita Outlookin versionumero ja kopioi komento komentoriville hiiren kakkospainikkeella)

Johtopäätös: Käytä Outlookin vinkkejä ja temppuja tehokkuussyistä

Ennen kaikkea käyttäjät arvostavat Microsoft Outlookin käyttäjäystävällisyyttä ja toimintovalikoimaa, johon sisältyy monia muita työkaluja ja toimintoja sähköpostien kirjoittamisen ja lähettämisen lisäksi. Outlookin yleisten toimintojen tunteminen on välttämätöntä. Lisäksi tehokkuussyistä on edullista kokeilla ja soveltaa muita vinkkejä ja temppuja. Niiden avulla on mahdollista saada kaikki irti Microsoft Outlookista, käsitellä jokainen tehtävä ammattimaisesti ja käyttää kaikkia mahdollisuuksia, joita ohjelmistosovellus tarjoaa yksityisille tai yrityskäyttäjille.