Excel: Tiettyjen tietojen viitetoiminto

Näin Excel -toimintoa käytetään oikein

Onko sinulla valtava määrä dataa ja tarvitset pikaisesti tietoja tietystä taulukkoon syötetystä arvosta? Tässä vaiheessa on järkevää käyttää Excel -viitetoimintoa. Tämä johtuu siitä, että sen avulla tarvittavat tiedot voidaan määrittää käyttämällä hakukriteeriä ja solualueita, joista vaadittua arvoa haetaan. Tämä toimii automaattisesti ja mahdollistaa tietojen nopean pyytämisen. Jos haluat tehdä kohdennetumman haun, käytä parannettuja viitetoimintoja Vreference, Wreference tai XVreference. Excel tarjoaa muita vaihtoehtoja organisaatioon ja tiedonhakuun.

Excel -viitetoiminnon käyttö

Excel -viitetoiminnosta on hyötyä arvon etsimiseen sarakkeesta tai rivistä, joka on samassa paikassa toisella rivillä tai sarakkeessa. Viittausta voidaan käyttää toisaalta vektoriversiossa ja toisaalta matriisiversiossa. Vektoriversiota käytetään, kun sarakkeesta tai rivistä on haettava tiettyä hakukriteeriä. Matriisiversiossa voidaan hakea useita sarakkeita ja rivejä tai koko laskentataulukkoa. Tätä tarkoitusta varten on kuitenkin parannettuja Vreference- ja Wreference -toimintoja. Ohjelma mahdollistaa matriisiversion vain yhteensopivuuden vuoksi muiden laskentataulukko -ohjelmien kanssa.

Miten Excel -viitetoiminto on rakennettu vektoriversioon?

Excel -viitetoiminto koostuu kolmesta argumentista, ja se on rakennettu seuraavasti: Viite (hakuperuste, hakuvektori, [tulosvektori]).

• Hakuperuste on pakollinen argumentti. Etsittävä arvo syötetään tähän. Arvo voi olla numero, teksti, looginen arvo, nimi tai toinen viitefunktio.
• Etsi vektori on kaavan toinen vaadittu argumentti. Tässä määritetään sarake- tai rivi -alue, josta hakuarvoa haetaan. Tämä voi olla myös tekstiä, numeroita tai totuusarvoja.
• Tulosvektori: Kolmannen argumentin, tulosvektorin, ympärillä olevat hakasulkeet osoittavat, että tämä argumentti on valinnainen. Tässä vaiheessa voidaan määrittää toinen alue, jonka on sisällettävä yhtä monta elementtiä kuin toinen argumentti.

Hae sarakkeista - esimerkki

Sinulla on luettelo tuotenumeroista sarakkeessa A ja vastaavat vaatekappaleet sarakkeessa B. Etsit tiettyä tuotenumeroa ja haluat tietää, mihin vaatteeseen tuotenumero liittyy.

Valitse tyhjä rivi.

Lisää kaava = viite ("ART7492031"; A2: A6; B2: B6).

Toiminto siis etsii artikkelinumeroa sarakkeesta A ja antaa tuloksen sarakkeesta B, esimerkiksi "Kaiken kaikkiaan".

Matriisiversion kaavan syntaksissa on vähemmän argumentteja

Matriisitoiminnossa Excel -viitetoiminto koostuu viitteestä (hakukriteeri, matriisi). Se ei sisällä valinnaisia argumentteja, vaan kaksi pakollista argumenttia.

• Hakuperuste on ensimmäinen vaadittu argumentti ja voi koostua numero-, teksti- tai loogisista arvoista, nimestä tai jostakin muusta viitetoiminnosta.
• matriisi on solualue, jota käytetään vertailuun. Numerot, merkkijonot tai loogiset arvot löytyvät myös täältä.

Kuten mainittiin, on suositeltavaa käyttää muita Excel -viitetoimintoja Vreference ja Wreference, koska niillä on paremmat toiminnot. Voit esimerkiksi määrittää sarakkeen numeron tai sarakehakemiston, joka sisältää palautusarvon.

Hae sarakkeista - vektoriversio: esimerkki

Jos vektoriversiossa oletetaan sama tilanne kuin yllä olevassa esimerkissä, jatka samalla tavalla.

Valitse tyhjä rivi.

Lisää kaava = viite ("ART7492031"; A2: B6).

Siksi toiminto etsii tuotenumeroa sarakkeesta A sarakkeeseen B ja antaa tuloksena vastaavan vaatekappaleen ("kokonaisuus").

Tämä on otettava huomioon vertailutoimintoa käytettäessä

Arvot sisään Hae vektori molemmat versiot on järjestettävä nousevaan järjestykseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi numeroita -1, 0, 1, 2, 3, jne. tekstiarvoille A, B, C, jne. ja totuuden arvoille ei oikein jonka jälkeen totta. Teksti ei erota kirjainkoosta. Jos hakukriteerin mukaan ei löydy arvoa, Excel -viitetoiminto ottaa arvon Etsi vektorijoka on lähimpänä hakukriteerin arvoa. Jos hakukriteerin arvo on pienempi kuin hakualueella, Excel palauttaa virhearvon #NV.

Pikahaku näiden kolmen Excel -viitetoiminnon avulla

Käyttäjien, jotka eivät käytä Excel -linkkitoimintoa yhteensopivuussyistä, tulisi käyttää Sreference-, Wreference- tai parannettua versiota XLOOKUP. Ne mahdollistavat tarkemman haun arvoista käyttämällä esimerkiksi jokerimerkkejä.

Hae sarakkeita tai taulukkoa viitteen mukaan

Excel -viitetoiminto VLOOKUP etsii arvoa riveiltä matriisin ja sarakehakemiston avulla. Tässä on tärkeää, että tiedot on järjestetty siten, että hakuarvo on suoraan palautusarvon vieressä. Arvot voidaan kuitenkin määrittää myös siten, että ne kuuluvat tiettyihin luokkiin tai ryhmiin. Tämä toimenpide säästää aikaa taulukon arvioinnissa.

Vreference ei voi etsiä vain kokonaisia taulukoita, vaan se voidaan myös yhdistää muihin toimintoihin. Esimerkiksi on mahdollista etsiä useita kriteerejä samanaikaisesti. Jos haluat käyttää Excel -viitetoimintoa useisiin linkitettyihin laskentataulukoihin, saatat saada virheilmoituksia, mutta ne voidaan ratkaista nopeasti asetusten avulla. Virhearvo on kuitenkin #NV näytössä, se on sovellusvirhe. Tämä Excel -virheilmoitus voidaan havaita muilla kaavoilla.

Käytä viitettä Excel -viitetoimintona ja etsi rivejä

Toisin kuin VLOOKUP, HLOOKUP etsii vaakasuunnassa. Tämän vuoksi Excel -viitetoiminto etsii laskentataulukon hakukriteeriä sarakekohtaisesti määritellyllä rivillä. HLOOKUP -toiminnolla on seuraavat ominaisuudet:

• 3 pakollista argumenttia (Hakuperuste; Matriisi; Viivaindeksi)
• 1 valinnainen argumentti (Area_reference)
• Tarkka haku tasotaulukosta
• Yleismerkkien käyttö hakukriteerinä

Haku kaikkiin suuntiin mahdollistaa XVreference -toiminnon

Microsoft 365: ssä on parannettu Excel -viitetoiminto XLOOKUP, joka yhdistää VLOOKUP- ja HLOOKUP -toiminnot. Kaavan avulla laskentataulukosta voidaan hakea hakukriteeriä riippumatta siitä, missä tulos sarake sijaitsee. Tämä viitetoiminto on hieman monimutkaisempi ja sisältää 6 argumenttia, mutta se mahdollistaa Excel -käyttäjille yksityiskohtaisen ja dynaamisen haun kaikkiin suuntiin.

Katsaus muihin taulukon arviointiin tarkoitettuihin matriisikaavoihin

Onko isojen ja pienten kirjainten huomioon ottaminen tietojen arvioinnissa asianmukaista? Monimutkaisempi taulukkokaava, jota viitetoiminnot eivät voi suorittaa, voi auttaa tässä asiassa. Excel -viitetoiminnot eivät ole ainoa keino hakea tietoja sarakkeista tai riveistä, joita ohjelma sisältää. Indeksitoiminto voi esimerkiksi tulostaa arvoja tai viittauksia soluista. Tarvittavat tiedot voidaan lukea määrittämällä solun muuttuva sijainti tai käyttämällä sarake- ja rivinumeroita.Vertailutoiminnon linkin avulla Excel -käyttäjät voivat myös poimia arvoja rivien ja sarakkeiden leikkauspisteistä. Solualueita voidaan käyttää myös Excel -luettelon viimeisen merkinnän määrittämiseen.

Muut Excel -toiminnot, jotka voivat auttaa tietojen järjestämisessä ja arvioinnissa:

• Rivi () on Excel -toiminto, jonka avulla voit asettaa rivinumerot laskentataulukkoon. Voit esimerkiksi numeroida Excel -luettelot kahdessa vaiheessa. Tämä kaava voidaan jopa upottaa toiseen kaavaan ja jatkaa automaattisesti rivinumerointia heti, kun tyhjä solu saa uuden arvon.
• Epäsuora () auttaa sinua jakamaan ja järjestämään monirivisiä tietoja sarakkeisiin tai lukemaan sisältöä soluosoitteiden kautta.
• Osoite () on toinen matriisikaava, jonka avulla voit määrittää tietyn arvon soluosoitteen. Integroimalla muita toimintoja voit laajentaa toimintoa ja esimerkiksi määrittää suurimman numeron sijainnin Excel -luettelossa.
• Yhdessä muiden kaavojen kanssa Hyperlinkki () ei voi ainoastaan tulostaa arvon tarkkaa sijaintia, vaan myös tallentaa linkin sijaintiin samanaikaisesti.

Excel -viitetoiminto mahdollistaa tietojen nopean kyselyn

Tulostetaanko tiedot tietystä sarakkeesta, haetuista riveistä vai siihen liittyvän hakuarvon tulosarvosta, Excelin viitetoimintoja voidaan käyttää monin tavoin. Käyttäjät voivat valita Excel -viitetoiminnon, joka on yhteensopiva muiden laskentataulukko -ohjelmien kanssa, tai laajemmat toiminnot Vreference tai Wreference. Edistyneille käyttäjille XVerweis sopii kohdennetumpaan hakuun, jossa yhdistyvät SVerweisin ja Wreweisin toiminnot. Muita Excel -toimintoja voidaan käyttää tietojen järjestämiseen, kuten rivien automaattinen numerointi tai arvon solun sijainnin palauttaminen.