Excel: Hyödyllisiä vinkkejä ja temppuja käyttäjille

Käytä näitä vinkkejä Excel -ongelmien ratkaisemiseen nopeasti

Excel -vinkkimme auttavat sinua seuraamaan Excel -ohjelman monia mahdollisuuksia. Monet käyttäjät tarvitsevat vain hallittavan määrän toimintoja työssä ja yksityiselämässä. Yleisimmistä on usein lyhenteitä. On myös temppuja Excel -taulukoiden asettamiseen ja muokkaamiseen, jotka säästävät aikaa ja hermoja.

10 vinkkiä Excelin käyttöön

1. Voit helposti lisätä uusia rivejä työkirjaan Excelissä korostamalla rivin, jonka yläpuolelle haluat lisätä uuden rivin. Napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse "Lisää rivi".
2. Se toimii samalla tavalla sarakkeiden kanssa: Valitse sarake, jonka eteen haluat lisätä uuden. Kun olet napsauttanut hiiren oikeaa painiketta, valitse "Lisää soluja".
3. Jos luot lähetysluetteloita tai laskuja Excelillä, voit kirjoittaa paikan ja päivämäärän kaavalla kirjaimen kanssa.
4. Jos haluat tulostaa Excel -taulukon, tarkista etukäteen tauon esikatselussa painamalla painiketta nähdäksesi, mihin ohjelma lisää tauot.
5. Voit säästää aikaa pyöreiden sähköpostien tai uutiskirjeiden lähettämisessä luomalla sähköpostit Excel-toiminnolla.
6. Lisää kuvakaappaus helposti Excelistä tai selaimesta asiakirjaasi.
7. Voit katsella ja tallentaa monenlaista sisältöä leikepöydälle.
8. Luo kansioiden pikavalinnat: Näin sinulla on nopeasti käsilläsi olevat kansiot.
9. Voit korostaa laskentataulukon päällekkäiset arvot korostamalla sen, siirtymällä "Kotisivun" ja "Ehdollinen muotoilu" -kohdan "Solujen korostussäännöt" -kohtaan ja valitsemalla "Monista arvot". Syötä haluamasi väri ja vahvista painamalla "OK".
10. Voit luoda omia kaavioita merkitsemällä kiinnostavat tiedot ja valitsemalla sitten "Lisää" -kohdasta sopivan Excel -kaavion.

Muita tärkeitä Excel -vinkkejä

Riippuen siitä, mihin käytät ohjelmaa, on lukuisia muita Excel -vinkkejä tehtävien helpottamiseksi. Esimerkiksi seuraavat:

• Jos muokkaat työkirjan erittäin laajoja taulukoita, sinun ei tarvitse aina laskea uudelleen kaikkia alueita. Sitten voit helposti suorittaa laskelmat vain tietyille osa-alueille.
• Jos haluat luoda salasanoja, voit luoda ne joko kirjainsarjana tai kirjaimista ja numeroista.
• Excelin avulla voit oppia sanastoa muutamalla yksinkertaisella komennolla ja kaavalla.
• Voit poistaa vakioita, mutta samalla pitää kaavat soluissa.
• Voit jakaa listasi vakioilla muutamalla napsautuksella.
• Jos et halua napsauttaa paljon edestakaisin työskennellessäsi, voit myös saada Excelin lukemaan solujen sisällön.
• Voit käyttää muutamaa komentoa ja kaavaa lisätäksesi palkkion tai alennuksen mihin tahansa luettelosi numeroon.
• Jos et tiedä taulukon kaavasuhteista, voit näyttää ne.
• Jos haluat käyttää senttimetrejä ja millimetrejä pisteiden ja pikselien sijasta, voit muuntaa mittayksiköt Excelissä.

Tärkeitä Excelin pikanäppäimiä

Voit usein käyttää pikanäppäintä usein käytettyihin Excel -toimintoihin. Tätä voidaan käyttää nopeammin kuin toimintoja, jotka sinun on ensin kirjoitettava. Microsoft on luonut Excelille useita pikanäppäimiä, jotka helpottavat työtäsi.

Pieni valikoima parhaita pikanäppäimiä

• Jos haluat lisätä uusia rivejä ja sarakkeita Excel -luetteloosi, tähän on myös pikanäppäimiä: Kun rivi tai sarake on valittu, paina CTRL ja +.
• Jos haluat lisätä rivinvaihdon, kaksoisnapsauta kohtaa, jossa haluat sen näkyvän, ja paina Alt ja Enter. Voit lisätä rivinvaihdon myös kaavan avulla.
• Jos haluat lisätä kaavion, siellä on pikanäppäin: Alt ja F1.
• Jos haluat muotoilla solun nopeasti, napsauta sitä ja paina Ctrl ja 1.
• Käytä laskentataulukon kohdistettua reunaa (nuoli ylös, otsikko jne.) Ctrl- ja nuolinäppäimillä.
• Tallenna taulukko nopeasti välillä Ctrl ja S.

Excel -malleja apua

Excelissä sinulla on kaikki vaihtoehdot määrittää asiakirjasi haluamallasi tavalla. Se vie kuitenkin aikaa, ja monet prosessit ovat joka tapauksessa standardoituja liike -elämässä. Siksi on olemassa Excel -malleja, joiden avulla voit säästää aikaa muotoillessasi.

Mitä malleja on olemassa?

Itse Excelistä löydät laajan valikoiman hyödyllisiä malleja - olivatpa ne sitten laskuja, budjetointia, luottolaskelmia, myyntiraportteja, kuluraportteja tai verenpainetietoja. Voit saada malleja ajan tallennukseen ja mihin tahansa kalenterimuotoon. Office365 -paketti tarjoaa myös suuren määrän ladattavia malleja - reseptikirjoista ja kutsuista tarkistuslistoihin. Löydät myös valmiiksi muotoiltuja asiakirjoja erilaisia esityksiä varten. Jos tarjous ei riitä sinulle, löydät malleja ladattavaksi useilta Internet -sivustoilta.

Excel -vinkit: Erilaiset laskut

Heti kun suoritat useita laskelmia taulukossa, matriisikaavaa voidaan käyttää tähän. Jos esimerkiksi haluat määrittää kokonaissumman eri kohteiden myynnistä eri numeroina ja eri hinnoilla, on olemassa useita laskentamenetelmiä: Kerro kohteiden määrä vastaavalla hinnalla ja saat yksittäiset hinnat, jotka lisää sitten. Tai voit käyttää matriisikaavaa ja ohittaa laskutoimituksen. Se sopii erityisesti silloin, kun laskut ovat sekavia ja erilaisia.

Ongelmien ratkaiseminen Excelissä: Hyödyllisiä vinkkejä

Käyttäjäystävällisistä sovelluksista huolimatta myös Excelissä voi esiintyä usein ongelmia ja toimintahäiriöitä. Nämä estävät sujuvan työn ja haluat päästä eroon niistä mahdollisimman pian.

Näitä ongelmia voi esiintyä useammin

• Välilyönti tuhoaa kaavat ja siten väärentää tuloksia - tai aiheuttaa virheilmoituksia. Voit poistaa välilyöntejä muutamalla komennolla: Valitse Excel -taulukko ja paina Ctrl + H. Lisää "Etsi" -riville välilyönti ja jätä "Korvaa" -rivi tyhjäksi. Napsauttamalla "Korvaa kaikki" kaikki tilat poistetaan taulukosta.
• Jos taulukon linkit ja makrot eivät toimi, kun avaat ne, sinun on napsautettava "Aktivoi sisältö" valikkorivin alla olevassa suojausvaroituksessa. Tee tämä vain, jos tiedosto on peräisin luotettavista lähteistä!
• Jos näet solussa vihreän kulman, josta et löydä mitään vikaa, muotoilu voi olla virheellinen. Alusta solu uudelleen tai valitse keltainen huutomerkki ja napsauta "Ohita virheet", jos muotoilu ei ole tärkeä taulukolle.

Tyypillisiä virheitä Excelissä

Excelin suhteellisen usein näyttämät virheet ovat esimerkiksi

• ##### - sarake on liian kapea
• #SUKUNIMI? - jos tekstiä ei tunnisteta toiminnossa

• #SUHDE! - jos soluviittaus on virheellinen
• #ARVO! - kaava haluaa suorittaa laskennan kahdella eri muotoilulla solulla
• # DIV / 0! - se jaettiin nollalla tai tyhjällä solulla
• Pyöreä viite - nykyinen solu viittaa itseesi kaavasi mukaan

Kaikissa tehtävissä on Excel -vinkkejä

Vinkit, jotka sopivat työhösi Excel -ohjelman kanssa, voivat säästää paljon aikaa - oli se sitten työssä tai yksityiselämässä. Ennen kaikkea voit kuitenkin olla varma siitä, että löydät aina ratkaisun ongelmiisi Microsoftin tuen ja lukuisten Internet -apupalvelujen ansiosta.

Tässä on lisää Excelin vinkkejä ja ongelmia käsitteleviä artikkeleita:

• Käytä matemaattisia toimintoja vain suodatetuissa Excel -luettelotuloksissa

• Lajittele luettelo syntymäpäivien mukaan