Valintaruutu Wordissa: Määritä valittava vastaus

Vaiheittaiset ohjeet

Miksi tekstin kirjoittaminen lomakkeeseen tai asiakirjapohjaan on vaikeaa, kun voit käyttää valintaruutuja määrittäessäsi rastitettavat vastaukset? Tämä paitsi säästää paljon aikaa lomakkeen täyttämisessä, myös nopeammin ja kohdennetummin, kun arvioit lomakkeita myöhemmin.

On totta, että Word ei näytä tekevän meille asioita erityisen helpoiksi "valintaruutujen" suhteen, sillä vuodesta 1993 lähtien käytettävissä olevan valintaruudun lomakekentän käytöllä on sudenkuoppiaan. Ei enää! Koska sinulla on aina käytettävissä vähintään kaksi valintaruuturatkaisua, Word 2010: ssä jopa kolme: lomakkeen suojauksella tai ilman tai vapaasti valittavilla symboleilla - aivan kuten haluat.

Katso täältä, kuinka voit nyt käyttää kaikkia kolmea mahdollista ratkaisua hetkessä.

Klassikko: valintaruudun lomakekenttä

Tarvitsetko valintaruutuja napsauttaaksesi lomaketta tai asiakirjapohjaa? Onko asiakirjassa käytetty tekstimuotokentän tyyppisiä lisäkenttiä tekstin tai päivämäärien syöttämiseen tai avattavia lomakekenttiä valmiiden elementtien valitsemiseksi? Tällöin valintaruudun lomakekentät ovat täydellinen valinta. Valintaruudun lomakekenttä toimii aivan kuten muutkin lomakekentät, ja se aktivoidaan vain, kun asiakirja on suojattu, eli vasta sitten se voidaan kytkeä päälle ja pois hiiren napsautuksella.

Se, että valintaruudun lomakekenttä voidaan kytkeä päälle ja pois vain asianmukaisella asiakirjasuojauksella, voi olla tämän ratkaisun haitta. Koska suojatuissa lomakkeissa voidaan käsitellä vain lomakekenttiä ja vain niiden sisältöä voidaan muuttaa. Pitäisikö lomakkeen täyttöaineella olla myös mahdollisuus kirjoittaa laajoja kommentteja tai lisätä kuvia? Sitten sinun on työskenneltävä jatkuvien osien muutosten kanssa ja suojattava osia valikoivasti. Tämä on erityisen tärkeää lomakkeita suunniteltaessa, koska voit työskennellä vain rajoitetusti lomakkeen kohdistustaulukoiden kanssa.

Lisää valintaruudun lomakekentät

Ja näin lisäät valintaruudun lomakekentät asiakirjaasi ja varmistat sitten asianmukaisen asiakirjasuojauksen:

1. Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä valintaruudun asiakirjaasi.

2. Word 2010 ja 2007: Siirry KEHITTÄJÄTYÖKALUT -välilehteen ja napsauta OHJAIMET -ryhmän PREVERSION TOOLS (Word 2010) tai LEGACYTOOLS (Word 2007) -painiketta. Napsauta nyt CONTROL BOX -painiketta.
   Word 2003, 2002 ja 2000: Napsauta FORM -työkalurivin CHECK BOX -kuvaketta.

3. Valintaruutu lisätään asiakirjaan. Jotta voit käyttää valintaruutua hiiren napsautuksella, sinun on nyt suojattava asiakirja ja vapautettava se lomaketta varten.

4. Word 2010: Napsauta KEHITTÄJÄTYÖKALUT -välilehden SUOJA -ryhmässä RAJOITETTU MUOKKAUS -painiketta.
   Word 2007: Napsauta KEHITTÄJÄTYÖKALUT -välilehden SUOJA -ryhmässä SUOJAA ASIAKIRJA -painiketta.
   Word 2003: Avaa EXTRAS -valikko, PROTECT DOCUMENT -komento.
   Word 2002 ja 2000: Avaa EXTRAS -valikko, PROTECT DOCUMENT -komento. Valitse Suojaa -valintaikkunassa LOMAKKEET -valintanappi. Jos haluat suojata vain tietyt osat, voit määrittää ne SECTIONS -painikkeella. Anna tarvittaessa salasana ja vahvista valintaikkuna OK -painikkeella.

5. Vain Word 2010, 2007 ja 2003: Aktivoi valintaruutu kohtaan 2. MUOKKAA RAJOITUKSIA tehtäväalueella. Valitse sitten alla olevasta avattavasta luetteloruudusta merkintä LOMAKKEIDEN TÄYTTÄMINEN. Jos haluat suojata vain tietyt osat, voit määrittää ne SELECT SECTIONS -toiminnon avulla. Napsauta KYLLÄ, KÄYTÄ SUOJAUS NYT -painiketta ja anna salasana tarvittaessa seuraavaan valintaikkunaan.

6. Tällä hetkellä lomake on suojattu ja valintaruutu on käyttövalmis.

Uutta Word 2010: Valintaruudun sisällön ohjaus

Word 2007: ssä ensimmäisen kerran käyttöön otettuja sisältöohjaimia on parannettu Word 2010: ssä sisältämään valintaruudun sisällönhallinta. Sisällönhallinnan etuna on, että sisällönhallintalaitteet ovat "aktiivisia" välittömästi ja et tarvitse lisäsuojaa asiakirjoille. Siksi ei ole rajoituksia, kuten asiakirjojen suojauksen yhteydessä lomakekentille passiivisten toimintojen muodossa suojaamattomassa osassa (Word -versiosta riippuen kommentteja, marginaalien säätöjä, sivunumeroiden säätöjä ja paljon muuta on mahdollista). Sisällönhallinnan ominaisuuksien avulla voit määrittää, ettei sisältöohjainta voi poistaa. Näin vältyt vahingossa sisällönhallinnan poistamiselta tekstin muokkaamisen aikana.

Toinen valintaruudun sisällönhallinnan etu on, että sinun ei tarvitse rajoittua vain "tyhjän valintaruudun" ja "valintaruudun" symboleihin. Ominaisuuksien avulla voit myös määrittää yksitellen kahden symbolin välillä, joita vaihdat edestakaisin hiiren napsautuksella. Sisällönhallinnan sisältö - ja siten myös valintaruudun tila - voidaan linkittää »DataStore« -palveluun, joka tallennetaan suoraan Word -tiedostoon »CustomXML« -kansioon. Voit käyttää ja arvioida näitä tietoja muista ohjelmista, kuten Accessista tai Excelistä.

Valintaruudun sisällönhallinnan haittana on, että ratkaisu on tällä hetkellä saatavilla vain Word 2010: ssä. Kun asiakirja, jossa on valintaruudun sisällönhallinta, avataan Word 2007: ssä, Word 2007 muuntaa valintaruudun pelkkää tekstisisältöä varten - valintaruudun ominaisuus menetetään. Kun avaat 2010 -tiedoston Word 2003: ssa, 2002: ssa ja 2000: ssa, kaikki sisällön ohjaimet muunnetaan tekstiksi. Lisäksi on huomattava, että sisällönhallintaelementtejä ei voi hypätä peräkkäin, kuten lomakekentät Tab -näppäimellä tai F11 -näppäimellä tai Vaihto + F11. Tässä tarvitaan aina hiirtä.

Käytä valintaruudun sisällönhallintaa

Voit käyttää valintaruudun sisällönhallintaa Word 2010: ssä seuraavasti:

1. Valintaruudun sisällön ohjaus on KEHITTÄJÄTYÖKALUT -välilehdellä, joka ei ole oletusarvoisesti aktiivinen. Avaa WORD OPTIONS -valintaikkuna painamalla näppäinyhdistelmää Alt + X + O (kirjain O).

2. Napsauta nyt avautuvassa valintaikkunassa kohtaa MUKAUTTA nauhaa vasemmalla ja aktivoi KEHITTÄJÄTYÖKALUT -valintaruutu oikealla puolella PÄÄVÄLIET. Sulje valintaikkuna OK -painikkeella.

3. Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä valintaruudun asiakirjaasi. Siirry sitten KEHITYSTYÖKALUT -välilehteen ja napsauta OHJAUSLAATIKKO -painiketta OHJAIMET -ryhmässä.

4. Word lisää valintaruudun sisällön ohjaimen. Niin kauan kuin sisällönhallinta on valittuna, voit napsauttaa OMINAISUUDET -painiketta KEHITTÄJÄTYÖKALUT -välilehden OHJAIMET -ryhmässä. Näyttöön tulevassa valintaikkunassa voit aktivoida SISÄLTÖOHJAUSYKSIKÖÄ EI VOI POISTAA -valintaruudun poistamisen estämiseksi.

5. Jos haluat korvata laatikon symbolit muilla symboleilla, valitse haluamasi symboli sekä ENABLED SYMBOL- että DISABLED SYMBOL -valintaruudun CHECK BOX PROPERTIES -ryhmässä napsauttamalla CHANGE -painiketta.

6. Kun suljet OMINAISUUDET -valintaikkunan, valintaruutu on käyttövalmis.

Vaihtoehto: yksittäiset valintaruudut kenttätoimintojen avulla

Haluatko luoda lomakkeita ja asiakirjamalleja, joita voidaan käyttää kaikkien Word -versioiden kanssa ilman rajoituksia? Haluatko todella luopua kaikista asiakirjojen suojatoimenpiteistä? Tällöin kenttätoiminnon valintaruutu on täydellinen ratkaisu. Käytetään »MacroButton« -kenttätoimintoa, jonka avulla voit vaihtaa kahden vapaasti valittavan tekstin välillä tekstin keskellä. Tämä on mahdollista kahden VBA -rutiinin ja kahden vuorotellen käytettävän automaattisen tekstin avulla. Tässäkään et ole kiinnitetty kahteen "kiinteään" valintaruudun symboliin, mutta voit määrittää yksilöllisesti näytettävät symbolit, kuten Word 2010: ssä.

Koska VBA -ohjelmakoodi vaaditaan aina kenttätoiminnon valintaruutuun, makrojen suorittaminen Wordissa on sallittava. Word 2003, 2002 ja 2000 vain tallentavat automaattiset tekstit asiakirjamalleihin. Word 2010: ssä ja 2007: ssä on myös mahdollista määrittää BUILDING BLOCKS.DOTX tallennuspaikaksi (jota ei suositella tällä sovellusalueella). Näin ollen ratkaisua voidaan käyttää vain lomakkeisiin, jotka tallennetaan myös asiakirjamalleina. Käyttö puhtaissa asiakirja -tiedostoissa »* .doc« tai »* .docm« ei ole mahdollista. Kenttätoimintojen valintaruudut hyppäävät peräkkäin, kun painat F11 tai Vaihto + F11, kuten mitä tahansa asiakirjan kenttätoimintoa. Valintaruudun tilan vaihtaminen edellyttää kuitenkin kaksoisnapsautusta hiirellä.

Voit käyttää kenttäkoodin valintaruutua seuraavasti:

1. Luo ensin uusi tyhjä asiakirjamalli ja tallenna se esimerkiksi nimellä KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M). Word 2010- ja 2007 -ohjelmissa makrot on valittava tiedostotyypiksi!

2. Vaihda nyt Alt + F11 VBA -editorissa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella MICROSOFT WORD OBJECTS -merkintää Project Explorerin oikealla puolella. Valitse sitten INSERT -komento ja sitten MODULE.

3. Tällä tavalla luodussa moduulissa luot seuraavat kaksi VBA -rutiinia:

   

4. Sulje sitten VBA -editori VBA -editorin valikosta FILE, komento CLOSE AND RETURN TO MICROSOFT WORD.

5. Luo nyt kaksi automaattista tekstiä vastaavilla kenttätoiminnoilla. Paina näppäinyhdistelmää Ctrl + F9, jonka jälkeen tyhjä kenttäkoodi, joka koostuu avoimesta ja suljetusta haarukasta, tulee näkyviin. Kirjoita ensin kenttätoimintoon teksti MACROBUTTON, sen jälkeen välilyönti ja teksti KKAUSSCHALTEN. Seuraava väli tulee ennen kuin lisäät merkityn valintaruudun merkin. Valintaruutu löytyy sanan omasta symbolitoiminnosta (Word 2010 ja 2007: INSERT -välilehti, SYMBOLS -ryhmä, SYMBOLS -painike; Word 2003, 2002 ja 2000: INSERT -valikko, KUVAKE).

   

6. Kun olet syöttänyt kenttätoiminnon kokonaan, valitse koko kenttätoiminto ja luo se automaattiseksi tekstiksi nimellä KKAUSSCHALTEN. Word 2010: ssä ja 2007: ssä helpoin tapa asettaa automaattiset tekstit on käyttää pikanäppäintä Alt + F3 osoitteessa; automaattinen teksti päätyy automaattisesti nykyiseen asiakirjapohjaan. Word 2003: ssa, 2002: ssa ja 2000: ssa luot automaattisen tekstin valikosta INSERT-AUTOTEXT, komento AUTO-TEXT. Varmista, että nykyinen asiakirjamalli on valittava SEARCH IN!

7. Toista vaiheet 5 ja 6 toisen kenttäkoodin osalta. Tällä kertaa kenttätoiminnon teksti on KKNSCHALTEN ja lisäät tyhjän valintaruudun. Valitse automaattisen tekstin nimeksi KDO SWITCH ON.

   

8. Tallenna lopuksi asiakirjamalli. Valintaruutu on nyt käytettävissäsi uudessa asiakirjapohjassa: Aseta AutoText KKEINSCHALTEN haluamaasi paikkaan. Word näyttää sitten tyhjän valintaruudun.
   Kaksoisnapsauttamalla valintaruutua suoritetaan KKEINSCHALTEN-makro, jolloin kenttätoiminnolla varustettu automaattinen teksti korvataan vastaavalla KKAUSSCHALTEN-toiminnolla makron kautta ja valmis valintaruutu tulee näkyviin.

Usein kysytyt kysymykset: Valintaruudut Wordissa

1. Miten voin aktivoida valintaruudut Wordissa?

Napsauta haluamaasi Word -asiakirjan kohtaa. Siirry kehittäjävalikkoon ja napsauta valintaruudun ohjauskuvaketta. Valintaruutu näkyy nyt asiakirjassa. Aktivoi tai deaktivoi se hiiren napsautuksella.

2. Miten voin aktivoida kehittäjätyökalut Wordissa?

Avaa asiakirja Wordissa ja napsauta sitten Tiedosto vasemmassa yläkulmassa. Siirry sitten "Asetukset" vasemmalle. Uusi valintaikkuna avautuu. Napsauta "Muokkaa valintanauhaa" ja valitse "Kehittäjä" -valintaruutu. Vahvista lopuksi valintasi napsauttamalla "OK".

3. Mitä sisällönhallintaohjelmat ovat Wordissa?

Sisällön ohjaimet ovat yksittäisiä ohjaimia, joita voit lisätä ja muokata käytettäväksi malleissa, lomakkeissa ja asiakirjoissa. Esimerkiksi monissa verkkolomakkeissa on avattava luettelo, joka sisältää rajoitetun valikoiman vaihtoehtoja lomakkeen käyttäjälle.