Luo malleja Outlookissa ja säästä paljon aikaa

Erilaisia vaiheittaisia ohjeita ja vinkkejä

Monet ammatti- tai yksityissektorin toimet ovat tarpeettomia. Tämä koskee käsityötä käsityöalalla sekä tietokoneella suoritettavia tehtäviä. Yksi toiminta, joka toistuu jatkuvasti, on sähköpostin suunnittelu Microsoft Officella. Lainaukset, laskun saatekirjeet tai yksityiset asiakirjat sisältävät usein saman tai samankaltaisen sanamuodon ja ovat samat tekstin, rakenteen ja muotoilun osalta.

Tehokkuussyistä on järkevää automatisoida näiden viestien kirjoittaminen luomalla malleja Outlookissa. Microsoft Office -käyttäjät tuntevat erityisen hyvin Microsoft Wordin tai PowerPoint -esitysohjelman mallien käytön. Tekstinkäsittelyohjelmassa tai esitysohjelmistossa malleja on käytettävä vakiona. Tietyt mallit tai mallit helpottavat esitysten suunnittelua tai liikekirjeiden rakentamista. Voit edetä samalla tavalla Microsoft Outlookissa välttääksesi redundansseja sähköpostien luomisessa.

Vaiheittaiset ohjeet: Luo malleja Outlookissa

Voit luoda mallin Outlookissa seuraavasti:

1. Avaa "Uusi sähköposti" Outlookin "Käynnistä" -välilehdessä ja suunnittele se yksilöllisesti tekstin ja muiden tyylilaitteiden avulla, jotta sitä voidaan käyttää mallina. Voit myös avata uuden sähköpostin näppäinyhdistelmällä CTRL + N.

   

2. Kun sähköposti on luotu, tallenna se napsauttamalla "Tiedosto" -välilehteä "Tallenna nimellä" -valikkokohdassa sen sijaan, että lähetät viestin normaalisti "Lähetä" -kentän kautta.

   

3. Näkyviin tulee ikkuna, johon voit tallentaa viestisi. Sähköpostin tallentamiseksi mallina on tärkeää valita oikea tiedostotyyppi. Löydät tämän, kun napsautat "Tiedostotyyppi" -valintaikkunaa. Valitse tiedostotyypiksi Outlook -malli. Outlook -malli on aina lyhennetty tiedostotunnisteella * .oft. Jos olet määrittänyt Microsoft Wordin sähköpostieditoriksi, OFT -muoto (Outlook -malli) ei ole valittavissa. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa sähköpostin Outlook -viestimuotoon tai tiedoston HTML -muotoon. Tässä tapauksessa sitä ei voi käyttää Outlookin mallina.

   

4. Napsauttamalla "Tallenna" tallennat uuden mallin henkilökohtaiseen mallikansioon. Valitse mallien nimeksi sopiva, ymmärrettävä kuvaus. Oletuksena henkilökohtainen mallikansio löytyy seuraavasta Windows -paikasta: "C: \ käyttäjät \ käyttäjätunnus \ sovellustiedot \ roaming \ microsoft \ templates."

Tärkeä: Jos luotuja sähköpostiviestejä käytetään yksinomaan uudelleen lähettämiseen eikä niitä tallenneta mallina, käytä Microsoft Outlookin seurantatoimintoa.

Outlookissa luomasi malli on heti käytettävissä.

Luo uusi sähköposti mallista - näin se toimii

Jos haluat luoda uuden sähköpostin aiemmin luodusta mallista, voit käyttää seuraavaa kaavaa:

1. Sen sijaan, että avaisit uuden sähköpostin käyttämällä "Uusi sähköposti" -painiketta, siirry valikon "Uudet kohteet" -painikkeeseen. Valitse Elementit -kohdasta kenttä "Lisäelementit> Valitse lomake".

   

2. Napsauta seuraavassa ikkunassa "Valitse lomake" -kenttää hakuluettelossa vaihtoehdossa "Mallit tiedostojärjestelmässä".

   

3. Vakiomalli "Mallit" avataan sitten. Tästä kansiosta löydät Outlook -mallit tiedostotyypillä *.usein samoin muut Office -mallit Wordille, Excelille tai PowerPointille. Jos malli on tallennettu toiseen kansioon, napsauta "Selaa" ja valitse haluamasi malli.

   

4. Valitse viimeisessä vaiheessa haluamasi malli ja napsauta "Avaa".

Malli avautuu Outlookin sähköpostieditorissa. Voit yksilöidä tämän ennen lähettämistä ja lisätä pikamoduuleja. Tekstimuutosten lisäksi sinun tulee syöttää vastaanottaja Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio -kenttiin. On myös tärkeää syöttää mielekäs aihe ja tarkistaa viestin oikeinkirjoitus- ja merkkivirheet ennen lähettämistä. Kun mallista luotu sähköpostisi on valmis, se voidaan lähettää tavalliseen tapaan.

Outlook-malleja ei yleensä tarvitse käyttää sähköpostiviesteihin. Jos tehtäviisi kuuluu saman tai samankaltaisen sisällön kokouspyyntöjen lähettäminen vastaaville vastaanottajille päivittäin, mallit voivat myös olla hyödyllisiä ja säästää aikaa.

On järkevää tehostaa toistuvia prosesseja ja tilauksia luomalla malleja Outlookissa. Sen sijaan, että kirjoittaisit samoja tai samankaltaisia tekstejä useita kertoja päivässä, mallit auttavat säästämään aikaa ja varmistamaan analogian sähköpostien kanssa. Tämä on erityisen hyödyllistä liiketoimintaympäristössä, esimerkiksi tarjouksissa asiakkaille ja asianomaisille osapuolille.

Yhteenveto ja johtopäätös: Mallien luominen ja käyttäminen Outlookissa on tehokasta ja helppoa

Jotta vältetään tarpeetonta päivittäistä työnkulkua, on tarkoituksenmukaista luoda malleja. Kuten Microsoft Word tai PowerPoint, tämä on mahdollista myös Microsoft Outlookissa vain muutamalla hiiren napsautuksella.

Voit tallentaa mallin vakiomallikansioon vain muutamassa vaiheessa. Uusien viestien suunnittelu malleista tapahtuu myös muutamalla napsautuksella. Tämä menettely takaa ajan säästämisen, vastaamisen kyselyihin ja vähentää virheitä sähköpostien luomisessa. Outlook -malleja voidaan käyttää myös kokouspyyntöihin tai tapaamisiin. Käyttäjät, jotka käyttävät erityisesti malleja, ovat tehokkaampia ja käyttävät Outlookin toimintoja ammattimaisesti.