Sähköpostiliite - sinun on tiedettävä nämä vinkit

Tiedostojen lähettäminen liitteinä sähköpostitse

Avaa sähköpostin liite - näin se toimii

Ylätunnisteen paperiliittimen avulla voit kertoa, että posti sisältää liitteen. Microsoft Outlookissa paperiliittimen kuva näkyy suoraan nimen edessä. Kaksoisnapsauttamalla sähköpostia näet liitetiedostot yläosassa. Ne voidaan avata toisella kaksoisnapsautuksella. Tiedoston esikatselu on mahdollista myös Microsoft Outlookissa ja muissa yleisissä sähköpostiohjelmissa. Vaihtoehtoisesti liite voidaan tallentaa kiintolevylle ennen katselua.

Jotta sähköpostin liite voidaan avata, on välttämätöntä asentaa ohjelma, joka voi näyttää liitteen tietyn tiedostopäätteen. Jos haluat esimerkiksi avata docx -tiedoston, tarvitset Microsoft Wordin uusimman version tai ilmaisen ohjelman, kuten Open Office tai LibreOffice. Jos avaat liitteen toisessa ohjelmistossa, muotoiluvirheitä ilmenee väistämättä.

Yleiset tiedostopäätteet	Alkuperäinen ohjelma	Vaihtoehtoinen ohjelmisto
Docx, doc	Microsoft Word	Avaa Office, LibreOffice
RTF (Rich Text Format)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (Open Document Format)	Avaa Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Avaa Office, LibreOffice
ODS (Open Document Format)	Avaa Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (kannettava datamuoto)	Adobe PDF Reader	Monet tekstinkäsittelyohjelmat
EXE (suoritettava)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Kaikenlaisia video -ohjelmia
MP3	Kaikenlaisia musiikkiohjelmia

Liitteet sähköpostiviesteissä-miten voit erottaa todelliset sähköpostit roskapostista

Kuvittele, että saat sähköpostin, joka oletettavasti tuli paikallisesta energiayhtiöstäsi. Tarkemmin tarkasteltuna se sisältää outoja merkkejä ja samalla liitetiedoston, jonka tiedostotunniste on GIF.webp (Graphics Interchange Format). Kysymys herää väistämättä: onko posti valtuutettu viesti vai roskapostiviesti, johon on liitetty haittaohjelma?

Vaikka sähköposti näyttää oudolta sen muotoilun vuoksi, se ei todennäköisesti ole roskapostia. Syy outoon ulkonäköön on, että sähköpostiohjelmasi ei saanut viestiä oikeassa muodossa. Tästä syystä sähköposti näkyy väärin ja sisältää epätavallisia erikoismerkkejä. Luotettavien lähettäjien virheellisten sähköpostien ilmiö esiintyy silloin tällöin:

• Jos lähettäjän sähköpostiohjelma käsittelee tiedot väärin tai
• Lähettämiseen ei käytetä Windows -järjestelmiä.
• Virhe siirrettäessä viestiä postilaatikkoosi.

Joka tapauksessa sinun tulee objektiivisesti tarkistaa luotettavien lähettäjien sähköpostit. Jos lähettäjä, aihe ja asiakasnumero vastaavat henkilötietojasi, sähköpostin ei pitäisi sisältää uhkaa. Jos kuitenkin huomaat rikkoutuneita linkkejä tai epätavallisia vastausosoitteita, on turvallisempaa ottaa yhteyttä lähettäjään ja keskustella ongelmasta henkilökohtaisesti.

Liitä liitteet sähköposteihin - nämä ovat vaihtoehtosi

Jos lähetät sähköpostia vastaanottajille ja haluat lähettää tärkeitä tiedostoja, asiakirjoja tai valokuvan, tämä on helppo tehdä. Laadi ensin sähköpostin teksti, kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite osoitekenttään ja lisää aihe. Lopuksi löydät Microsoft Outlookin valikkokohdat valikkorivin "Lisää" -kohdasta:

• Lisää tiedosto.
• Liitä elementti.

Molemmat valikkokohdat sisältävät erilaisia toimintoja.

Valikossa "Liitä tiedosto" voit liittää kaikenlaisia kiintolevyllä tai pilvitallennustilassa olevia asiakirjoja. Jos haluat integroida sähköpostiviestiin kalenterimerkinnän tai Outlook-käyntikorttisi, voit tehdä tämän merkinnällä "Lisää kohde". Varmista ennen lähettämistä, että olet valinnut oikean tiedoston. Napsauttamalla "Lähetä" vastaanottaja vastaanottaa sähköpostin liitteen sähköpostitekstin lisäksi.

Thunderbirdissä voit lähettää liitteen samalla tavalla. Vaikka valikkorakenne eroaa Microsoft Outlookin rakenteesta, liiteasetukset ovat vastaavia. Voit myös valita sähköpostin liitteen käyttämällä oikealla olevaa paperiliittimen symbolia. Seuraavassa vaiheessa voit lähettää sähköpostin liitteineen.

Tärkeä:

Yleensä sähköposteja ei saa koskaan lähettää ilman viestiä, vaikka vain sähköpostin liite olisi tärkeä. Tämä tuntuu epäammattimaiselta ja ei kovin arvostavalta vastaanottajalta. Samaan aikaan sähköposti, jossa ei ole viestiä tai aihetta, voidaan luokitella roskapostiksi ja tallentaa väliaikaisesti roskapostikansioon. Suojaustoimenpiteen vuoksi tärkeiden liitteiden sisältävä posti voi kadota.

Näin voit tallentaa luotetun liitteen kiintolevyllesi

Jos saat sähköpostin, jossa on luotettava sähköpostiliite, voit joko avata sen heti kohdeohjelmassa tai tallentaa sen tilapäisesti kiintolevyllesi. Voit tehdä tämän seuraavasti:

• Napsauta Microsoft Outlookissa "alanuolta", joka näkyy liitteen oikealla puolella. Näkyviin tulee kenttä, jossa on useita vaihtoehtoja. Valitse Tallenna nimellä ja määritä kansio, johon liite tallennetaan. Muita tärkeitä vaihtoehtoja ovat tiedoston nopea tulostaminen tai esikatselu, jolloin voit tarkastella sisältöä avaamatta tiedostoa fyysisesti.
• Kun olet tallentanut henkilökohtaiseen kansiorakenteeseesi, liite on käytettävissä jatkokäsittelyä varten.

Kärki:

Jos et näe, avaa tai tallenna liitettä, tämä voi johtua virheellisistä tietosuoja -asetuksista. Windows 7 -käyttöjärjestelmän käyttäjien tulee tarkistaa erityisesti asetuksensa. Asiakkaat, jotka käyttävät Telekom-sähköpostiosoitetta Windows 7 -käyttöjärjestelmässä, ilmoittivat, että ongelma ilmeni sen jälkeen, kun Telekom vaihtoi sähköpostipalvelimensa salattuun datayhteyteen. Tässä tapauksessa Windows 7: n Internet -asetusten asetus esti salattujen tiedostojen tallentamisen.

Ratkaisu tietosuoja -asetusten muuttamiseen löytyy Internet Explorerin Internet -asetuksista. Tämä korvattiin Windows 10: ssä Microsoft Edge -selaimella.

Muuta yksityisyysasetuksia Internet Explorerissa

1. Napsauta Internet Explorerissa valikkopainiketta (hammasratas) ja valitse sitten Internet -asetukset.

   

2. Siirry seuraavassa ikkunassa "Lisäasetukset" -välilehdelle ja poista Turvallisuus -alueen "Älä tallenna salattuja sivuja levylle" -asetus käytöstä. Sulje ikkuna napsauttamalla "OK".

   

Tämän seurauksena sähköpostin liitteiden pitäisi olla mahdollista tallentaa ilman ongelmia. Tämän virheen ei pitäisi tapahtua Windows 10- ja Microsoft Edge -käyttäjien kanssa.

Suurten liitteiden lähettäminen - sinun on kiinnitettävä huomiota tähän

Voit käyttää sähköpostin liitteitä suurten tietomäärien sisältävien tiedostojen kuljettamiseen. Sähköpostiosoitteesi tarjoaja määrittää sähköpostin tai yksittäisen liitetyn asiakirjan sallitun koon rajoituksen. Maksullisissa sähköpostisopimuksissa voidaan lähettää 50 megatavua tai jopa 100 megatavua dataa. Ilmaisten sähköpostiosoitteiden tarjoajat rajoittavat liitteiden koon 10, 20 tai 25 megatavuun. Yleensä määritetyt suuruusluokat riittävät:

• Tekstitiedostot,
• pieniä videoita tai
• Musiikkitiedostot

tällä tavalla postilaatikosta postilaatikkoon sähköpostin liitteenä.

Pohjimmiltaan sähköpostit liitteineen eivät saa olla liian suuria. Tämä johtuu pääasiassa teknisistä syistä. Sähköpostien koko on kansainvälisesti asetettu enintään 5 megatavuun. Tämä on ymmärrettävää, jos otetaan huomioon, että postiohjelma jakaa sähköpostit 256 kt: n paketteihin.

Päätelaitteen ja palveluntarjoajan välille yhdistetty reititin pienentää paketit alle 1,5 kt: n kokoisiksi. Tämä tarkoittaa, että 10 Mt: n liite koostuu yli 100 yksittäisestä paketista. Nämä lähetetään erikseen ja vastaanottaja kokoaa ne oikeaan järjestykseen. Järjestelmä luokittelee myös sähköpostit, joissa on suuria määriä tietoja liitetiedostossa, virus- tai roskapostiksi ja siirretään roskapostikansioon. Tämän välttämiseksi sähköpostin liitetiedostojen ei pitäisi yleensä olla suurempia kuin 5 Mt.

On myös tärkeää, että vastaanottajalla on myös mahdollisuus vastaanottaa suurempia tiedostoja tilillään. Jos näin ei ole, sähköposti palautetaan lähettämällä virheilmoitus palveluntarjoajalta, joka ilmoittaa, että lähetysraja on ylitetty.

Suurempien tiedostojen ja tietomäärien lähettämiseen on useita vaihtoehtoisia vaihtoehtoja:

• Lähetä useita sähköpostiviestejä liitteineen, jotka eivät ylitä palveluntarjoajan rajaa.
• Tallenna sähköpostin liitteet pilvitallennuslaitteeseen, kuten Dropboxiin tai OneDriveen, ja lähetä vain linkki. Vastaanottaja voi ladata tiedoston itsenäisesti.
• Pakkaa tiedostot. Ohjelmat, kuten WinZip tai WinRAR, ovat ihanteellisia tähän. Muutat liitteen ZIP-tiedostoksi ja voit pienentää sen kokoa 50-80%.
• Tallenna suuret tiedostot tiedostopalvelimella, kuten transfernow.net, ja anna vastaanottajan hakea ne. Täällä voidaan siirtää 4–20 gigatavua.

Huomautus Gmail -käyttäjille:

Jos liitetiedoston koko ylittää 25 Mt, asiakirjat ovat saatavilla Google Driven kautta. Ne voidaan sitten kutsua Google Driven käyttöoikeuden kautta. Tämä menettely takaa, että myös sähköpostiliitteet, jotka ylittävät sallitun koon, kuljetetaan.

Salaa yksityiset tiedot liitteissä - nämä ovat vaihtoehtosi

Voit salata arkaluonteisia tietoja ammattimaisesti Microsoft Outlookin avulla. Ennen kuin tietosi voidaan salata tehokkaasti, sinun on ensin haettava vastaava salausvarmenne Microsoftin luottamuskeskuksesta. Outlook -salaus on rakennettu salakirjoituksella. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sekä lähettäjä että vastaanottaja tarvitsevat digitaalisen varmenteen voidakseen käyttää Outlookin salausvaihtoehtoa. Digitaalinen varmenne voi olla ilmainen tai maksettu. Sitä voidaan pyytää varmenneviranomaisilta ja se on lähetettävä sitten salatun viestin vastaanottajalle etukäteen. Digitaalisen varmenteen avulla jälkimmäinen voi purkaa sekä sähköpostin liitteen että sähköpostin sisällön.

Digitaalisen allekirjoituksen kautta tapahtuvan ohjelmistopohjaisen salauksen lisäksi asiakirjat voidaan suojata salasanalla. Jos esimerkiksi luot Word -tiedoston Microsoft Wordissa, voit suojata sen salasanalla milloin tahansa. Vastaanottaja tarvitsee salasanan lähettääkseen tiedoston. Voit myös suojata tiedoston luvattomalta käytöltä tällä menetelmällä. Pääset Microsoft Word -valikkoon alla:

Tiedosto> Tiedot> Suojaa asiakirja.