Kansioiden, toimintojen ja asetusten tehokas käyttäminen Outlookissa

Ohjeet ja hyödyllisiä tietoja Outlookin kanssa työskentelyyn

Monet käyttäjät kuvaavat Microsoft Outlookia käyttäjäystävälliseksi. Arvostat toimintojen valikoimaa ja sähköpostiviestinnän monia mahdollisuuksia. Toiset tarvitsevat Outlookia ensisijaisesti henkilökohtaiseen järjestämiseen ja käyttävät integroitua kalenteria ja sen erilaisia ratkaisuja.

Henkilökohtaisten käyttöasetusten lisäksi on tärkeää:

• Kansioiden yleinen rakenne,
• Toimiva valikonavigointi samoin
• Lukualue ja
• Tärkeimmät toiminnot, kuten hakutoiminto tai "Lajittele" -toiminto

ymmärtää ja soveltaa.

Video -opetusohjelma: Kuinka etsiä tiedostoja ja sähköpostiviestejä Outlookissa

Kansio- ja kansiorakenne Microsoft Outlookissa

Tunnettu sananlasku sanoo: ”Järjestys on puolet taistelusta.” Tämä metafora koskee analogista toimistoa, jossa on paperikasetti ja hyvin harkittu organisaatiojärjestelmä, sekä Microsoft Outlookia. Outlookissa sähköpostit tallennetaan aina kansioihin. Saapuneet-kansiota voidaan kuvata tunnetuimmaksi ja tärkeimmäksi sähköpostien tallennuskansioksi, koska jokainen saapuva sähköposti kulkee tämän kansion läpi. Kaikki Outlookin kansiot näkyvät pääikkunan vasemmalla puolella.

Voit luoda uuden kansion vain muutamalla napsautuksella. Voit tehdä tämän siirtymällä henkilökohtaisen kansiojärjestelmän kohtaan, jossa uutta kansiota mukautetaan. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse merkintä "Uusi kansio".

Kun olet määrittänyt mielekkään nimen, voit siirtää aiheeseen sopivat sähköpostit kansioon. Kansioiden avulla voit luokitella sähköpostit tarkasti ja taata, että ne löytyvät rakenteesta. Esimerkiksi kansiot voidaan nimetä osastojen, asiakkaiden nimien, päivämäärien tai muiden erityisten kriteerien mukaan.

Periaatteessa henkilökohtaisille kansioille ei ole ylärajaa. Osana hyvin harkittua tilausjärjestelmää on myös järkevää olla asettamatta liikaa kansioita, jotta asiat pysyvät selvinä.

Näytä valikkorakenne ja sähköpostit

Periaatteessa sähköpostien katselussa ja lukemisessa Microsoft Outlook on:

• myös kansioalue
• jaettu lukualue.

Voit myös näyttää tehtäväalueen.

Löydät myös Outlookista välilehtiä, joissa Outlookin toiminnot on järjestetty aiheittain. "Käynnistä" -välilehdellä voit käyttää esimerkiksi "Quick Steps" tai "Delete" -valikkoaluetta.

"Näkymä" -välilehdessä voit määrittää, miten ja missä ikkunakokoisessa sähköpostiviestit näytetään sekä kansio- ja näkymäalue.

Vain muutamalla "Näytä" -välilehden säädöllä saat tietyn viestikeskuksen, joka on räätälöity toiveidesi ja tarpeidesi mukaan.

Lajittele kansioita tai luo suosikkeja - näin se toimii

"Kansio" -välilehti tarjoaa kaikki vaihtoehdot kansiorakenteen yksilölliseen lajitteluun kansion koosta riippumatta, alikansioiden luomiseen tai kansion näyttämiseen suosikkina.

Voit käyttää myös kansioihin

• Aseta automaattinen arkistointi,
• Kun jaat ryhmissä, määritä kansioiden käyttöoikeudet ja
• Määritä kansion ominaisuudet.

Voit myös käyttää näppäinyhdistelmää CTRL + VAIHTO + P uuden hakukansion luomiseen. Hakukansio on Outlookin virtuaalikansio, joka sisältää näkymän kaikista sähköpostikohteista, jotka täyttävät tietyt ennalta määritetyt hakukriteerit.

Outlookin hakutoiminto - miten hakua käytetään oikein

Microsoft Outlookin nykyisessä versiossa löydät hakutoiminnon hakukentän valintanauhan vieressä olevasta yläpalkista. Sen lisäksi, että hakutoimintoon syötetään yksi tai useampi hakutermi, "Haku" -välilehti sisältää lisä- ja asetusvaihtoehtoja.

Microsoft Outlook tarjoaa sinulle mahdollisuuden etsiä kansiorakenteesta ja kaikista tallennetuista sähköpostiviesteistä eri kriteerien mukaan.

Voit muun muassa:

• Hae nykyisestä postilaatikosta tai maailmanlaajuisesti Outlookista tai
• Liitä liitteet hakuun.

Nykyinen hakutoiminto ehdottaa hakutermejä, näyttää selvästi, mitä avainsanoja olet jo etsinyt, ja antaa sinulle mahdollisuuden käyttää hakutyökaluja.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Outlookin Lajittelu- ja Haku-toiminnot tarjoavat sinulle kaikki vaihtoehdot tallennettujen sähköpostiviestien ammattimaiseen tallentamiseen Outlookissa ja tarvittaessa niiden löytämiseen uudelleen pikahaun avulla ehtojen mukaisesti.

Yhteenveto: Outlookin määrittäminen on helppoa ja käyttäjäkeskeistä

Viestintäohjelmana Microsoft Outlook on joustava ja mukautuva. Voit järjestää Outlookin käyttämällä henkilökohtaisia kansioita ja yksittäistä kansiojärjestelmää. "Haku" ja "Lajittelu" -toiminnot mahdollistavat sähköpostien tallentamisen käyttäjäkeskeisellä tavalla ja niiden löytämisen uudelleen määriteltyjen kriteerien perusteella.

Lisäksi voit näyttää sähköpostit yksitellen Outlookin lukualueella ja määrittää, miten lukualue ja kansioalue näytetään "Näytä" -välilehdessä. Vain muutamalla asetuksella voit mukauttaa Outlookin omiin tarpeisiisi ja työskennellä tehokkaasti viestintäohjelmiston kanssa.