Videoneuvottelun toteutus, työkalut ja oikeusperusta

Pysy yhteydessä maailmaan kotoa käsin

Viimeistään koronapandemian ja siihen liittyvän kotitoimiston myötä videoneuvotteluista on tullut olennainen osa monien työntekijöiden jokapäiväistä työtä. Siksi tarkastelemme tarkemmin, mitä teknisiä vaatimuksia vaaditaan, mitkä työkalut ovat sopivia ja mitä lakiehtoja sovelletaan videoneuvotteluun.

Mikä on videoneuvottelu?

Videoneuvottelu on kahden tai useamman ihmisen välinen tapaaminen, joka pidetään käytännössä Internetin välityksellä. Videoneuvottelun osallistujat kommunikoivat verkkokameran ja mikrofonin kautta.

Videoneuvottelun järjestämiseksi tarvitaan videopalvelin, johon kaikki osallistujat voivat käyttää. Videokokouksen aikana kaikki osapuolet yleensä näkevät toisensa.

Moderaattori ottaa usein osallistujien kutsun videoneuvotteluun ja valvoo konferenssia itse. Tämä voi esimerkiksi antaa muiden osallistujien vapauttaa näytön tai mikrofonin puhuakseen.

Videoneuvotteluohjelmistosta riippuen ihmiset voivat osallistua tapahtumaan tietokoneella tai älypuhelimella.

Markkinoilla on sekä ilmaisia että maksullisia videoneuvottelutyökaluja.

12 palveluntarjoajaa online -kokouksiin

1. Mikogo

Mikogo on saksalainen verkkokonferenssien ja virtuaaliesitysten tarjoaja. Mikogon erityispiirre on, että videoneuvottelussa vain näyttö jaetaan, mutta osallistujat eivät kommunikoi keskenään suoraan videon kautta, vaan vain äänen kautta.

Mikogo -kokouksen isännän on luotava tili. Muita käyttäjiä voidaan sitten kutsua sähköpostitse jakamaan tai ohjaamaan näyttöä. Osallistuminen on mahdollista HTML -katseluohjelman kautta älypuhelimen tai työpöydän selaimen kautta.

Yhteydet Mikogon kautta on salattu 256 bitillä.

Lisätietoja: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting on suunniteltu teräväpiirtovideoneuvotteluihin. Valitusta paketista riippuen jopa 250 henkilöä voi osallistua videokokoukseen ja enintään 25 voi olla yhteydessä videon kautta.

Kokouksen järjestäminen on helppoa ja se voidaan toteuttaa spontaanisti. Valvojat voivat aktivoida käyttäjille yksittäisiä toimintoja, kuten mikrofonin tai näytön jakamisen.

Selaimen tai sovelluksen kautta osallistumisen lisäksi voit soittaa myös puhelimitse.

Lisätietoja: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer on työkalu, joka on alun perin kehitetty tietokoneiden kauko -ohjaukseen. TeamViewer tarjoaa nyt oman työkalun videoneuvotteluille, joissa on "kokouksia". Päätepään salauksen ansiosta ohjelmisto tarjoaa korkeat suojausstandardit ja mahdollistaa spontaanit tapaamiset sekä äänipuhelut. Viestintä on mahdollista suoraan äänen tai chatin kautta. Jopa 300 henkilöä voi osallistua videokokoukseen TeamViewerin kanssa.

Lisätietoja: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Google Hangoutsin avulla Google tarjoaa yrityksille maksullisen työkalun osana G-Suitea. Tämä mahdollistaa videoneuvottelujen suorittamisen suoraan. Vaihtoehtoisesti on myös mahdollisuus järjestää videokokouksia Google Meetin avulla. Käyttäjillä on tällöin jopa mahdollisuus tekstittää keskustelut tai kääntää ne livenä. Käännöstoiminto ei kuitenkaan ole vielä täysin kehittynyt.

Google Meetin käyttäminen edellyttää Google -tiliä. Osallistuminen on mahdollista myös ilman sovellusta selaimen tai Gmailin kautta. Yksi Googlen videoneuvottelutyökalun eduista on se, että kaikki muut Googlen tuotteet, kuten Googlen laskentataulukot tai asiakirjat ja kalenterit, voidaan helposti yhdistää videotyökaluun.

Lisätietoja: meet.google.com

5. Cisco Webex

Ciscon Webex on valmistettu ammattikäyttöön. Teoriassa jopa 40 000 ihmistä voi osallistua kokoukseen, esimerkiksi suuriin konferensseihin tai messuille. Osallistuminen on mahdollista myös ilman vastaavaa tiliä linkkikutsun kautta. Rekisteröityneenä käyttäjänä on kuitenkin lisätoimintoja.

Lisätietoja: www.webex.com

6. Zoomaa

Zoom on yksi suosituimmista videoneuvottelutyökaluista sekä yksityisillä että liiketoiminta -alueilla. Kokoukset voidaan synkronoida ja luoda heti oman kalenterisi kanssa. Kaikkien osallistujien suostumuksella videoneuvottelut voidaan tallentaa erittäin helposti. Toinen etu on, että useat osallistujat voivat jakaa näytöt. Voit myös luoda esimerkiksi omia kokoushuoneita.

Konferensseihin voi osallistua työpöytä- ja älypuhelinsovelluksella sekä selaimen kautta.

Lisätietoja: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams on osa Microsoftin Office365 -ohjelmistopakettia. Työkalu on erikoistunut ensisijaisesti ryhmätyöhön. Se ei siis ole vain videoneuvottelutyökalu, vaan tarjoaa myös projektinhallintaelementtejä samanaikaisesti.

Kokoukseen voi osallistua jopa 10 000 ihmistä.

Lisätietoja: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Adobe Connect Meetings

Adoben videoneuvottelutyökalu on suunniteltu ensisijaisesti ammattikäyttäjille. Esimerkiksi kokoushuoneet voidaan suunnitella yrityksen muotoon. Työkalu tarjoaa myös monia erikoisominaisuuksia, kuten nimettömän konferenssiin osallistumisen.

Lisätietoja: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsoftin Skype käynnistettiin alun perin chat- ja videopuhelupalveluna. Työkalu on ollut käytössä vuodesta 2003. Mutta nyt monet käyttävät myös Skypeä videoneuvotteluihin. Tämä tarkoittaa, että tiedostoja voidaan myös jakaa helposti täällä. Viestintä on mahdollista myös integroidun messengerin kautta.

Lisätietoja: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi tarjoaa koko joukon ilmaisia ohjelmistoja viestintään. Tämä sisältää myös videoneuvottelutyökalun Jitsi Meet. Videokokoukset voidaan aloittaa spontaanisti ilman sovellusta tai rekisteröintiä. Kokoukseen voi liittyä yksilöllisesti luodun sovelluksen kautta.

Kokoukset Jitsin kautta voidaan suunnitella ja järjestää yhteisten kalenterien avulla. Työkalu voidaan liittää myös projektinhallintaohjelmistoon, kuten Slack.

Ainoa haittapuoli: Valmistajan mukaan vain 35 osallistujaa voi kommunikoida laadukkaasti.

Lisätietoja: meet.jit.si

11. Näin ollen

Tämän avulla videoneuvottelut voidaan aloittaa suoraan selaimessa ilman tiliä tai sovellusta. Osallistuminen onnistuu helposti älypuhelimella tai pöytätietokoneella.

Lisätietoja: howby.com

12. SocialHub Meet

Saksassa kehitetty SocialHub Meet -työkalu tekee vaikutuksen ennen kaikkea GDPR-yhteensopivalla toteutuksella. Siksi se sopii yrityksille, jotka arvostavat tietosuojaa. Esimerkiksi kaikki palvelut isännöidään palvelimilla Saksassa ja yksittäiset huoneet voidaan suojata salasanoilla.

Lisätietoja: socialhub.io

Videoneuvottelutyökalun tärkeät valintakriteerit

Ensinnäkin sinun on harkittava, mitä vaatimuksia sinulla on virtuaaliseen kokousohjelmistoon. Haluatko käyttää työkalua viestinnän ylläpitämiseen poissa olevien työntekijöiden kanssa? Tai haluatko luoda viestintäalustan yksityiskohtaisille keskusteluille asiakkaiden kanssa? Jotta voisit tehdä oikean valinnan tarpeisiisi, sinun on tiedettävä tarkasti tarpeesi. Tärkeitä kohtia harkita, milloin Toimintoalue kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin:

• Teräväpiirtoinen tai matalan resoluution videon laatu,
• Mahdollisten osallistujien enimmäismäärä,
• Toiminto jakaa näyttö,
• Mahdollisuus tehdä yhteistyötä asiakirjojen parissa,
• Tietojen salaus ja
• Hinta ja sitova sopimus.

Mitä hyötyä maksetuista videoneuvottelutyökaluista on?

Monet yritykset tarjoavat videoneuvottelutyökalujaan ilmaiseksi ja jopa ilman rekisteröitymistä. Näiden työkalujen toiminnallisuus on kuitenkin usein rajallinen. Lisäksi voi tapahtua, että ilmaiset versiot "maksetaan" ohjelmien keräämillä tiedoilla.

Maksullisessa versiossa työkalujen "nälkä tietoon" on yleensä rajallisempi.

Jos yritykset tarvitsevat videoneuvottelutyökaluja säännöllisesti, on parasta vaihtaa maksullisiin versioihin. Saat paremman tietoturvan ja kaikki tarvitsemasi toiminnot.

Mitä laitteita tarvitsen videoneuvotteluun?

Jotta videoneuvottelu voisi onnistua, seuraavien teknisten vaatimusten on täytyttävä:

• riittävän nopea Internet -yhteys
• kamera, jolla on riittävän suuri resoluutio
• toimiva mikrofoni

Vähintään 3 megabitin kaistanleveys vaaditaan videoneuvottelun johtamiseen tai siihen osallistumiseen. Tämä varmistaa, että kuva näkyy ilman nykimistä. Joka tapauksessa on suositeltavaa sammuttaa kaikki ohjelmat, jotka vaativat paljon kaistanleveyttä videoneuvottelun aikana. Jopa videon tai musiikin suoratoistoa ei tule käyttää videokokouksen aikana, jos kaistanleveys on alhainen.

Netiquette videokokouksissa

Jotta videoneuvottelut sujuisivat sujuvasti, osallistujien tulee noudattaa tiettyjä sääntöjä. On parasta, että valvojat ilmoittavat kokouksen säännöt etukäteen. Mahdollisia sääntöjä ovat:

• Sitä ei puhuta ilman ennakkoilmoitusta. Muuten voi käydä niin, että kaikki puhuvat kerralla.
• Kun yksi henkilö esittelee, muut sammuttavat mikrofonin. Tällä tavoin luennoitsija ei häiritse ääniä, kuten kahinaa.
• Jos kaikki kameran omaavat osallistuvat, kaikkien tulisi myös kytkeä kamerat päälle. Kaikki muu olisi töykeä.
• Kaikkien tulisi pukeutua videokokoukseen samalla tavalla kuin paikan päällä tapaamiseen. Loppujen lopuksi kukaan ei tulisi toimistoon lenkkeilypuvussa.

Videoneuvottelun edut ja haitat

Monet yritykset tarjoavat videoneuvotteluja etuja:

• Viestintä eri sijainneissa ilman pitkää matkaa
• Matkasäästöt
• lyhyemmät vasteajat
• optimoitu viestintä ja nopeampi päätöksenteko
• parempi kriisi- ja projektinhallinta

On kuitenkin myös haitta Miten:

• enemmän teknistä työtä
• Viestintä on mahdollista vain apuvälineiden avulla
• vähentynyt tarkkailuaika näytöllä
• ei-sitova luonne kuin paikan päällä olevassa live-kokouksessa

Videoneuvotteluja koskevat oikeudelliset ehdot

Tietosuojalain kannalta videoneuvottelut kuuluvat yleisen tietosuoja -asetuksen piiriin. Näin ollen työnantajat voivat kerätä ja käyttää työntekijöiden tietoja, jos ne palvelevat "työsuhteen tarkoitusta" (BDSG: n 26 §: n 1 momentti) tai jos työnantajalla on siihen "oikeutettu etu" (GDPR: n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Työnantajan edut ovat vastoin työntekijöiden etuja, jotka ovat suojelun arvoisia. Nämä olisivat vaarassa esimerkiksi, jos videoneuvottelutyökalua käytetään paitsi kokousten lisäksi myös kotitoimiston työn seurantaan.

Vältä videoneuvottelun väsymistä

Teoriassa videoneuvottelut voidaan aloittaa milloin ja missä tahansa, mutta käytännössä videokokousten kertyminen voi johtaa väsymykseen.

Yksi syy tähän on ärsykkeiden tiheys, esimerkiksi kokouksissa, joissa on paljon osallistujia. Samaan aikaan videokokouksessa, jossa kamera on päällä, et koskaan tiedä, kuka katselee sinua. Tämä tunne, että sinua tarkkaillaan jatkuvasti, voi pahentaa väsymyksen oireita entisestään. Loppujen lopuksi myös jatkuva vilkaisu näyttöön lisää väsymystä ilman liiallista häiriötä.

Tämä voidaan korjata pitämällä taukoja pidemmissä videoneuvotteluissa. Voi myös olla järkevää, että osallistujien ei tarvitse osallistua konferenssiin videonsa kanssa koko ajan.

Videoneuvottelujen nauhoittaminen - mikä on sallittua?

Vaikka videoneuvottelutallennus näyttää olevan yleinen käytäntö monille ja monet työkalut tarjoavat tämän vaihtoehdon, on olemassa vakavia oikeudellisia huolenaiheita.

STGB: n mukaan voi olla rikos, jos ei-julkiset keskustelut tai videoneuvottelut tallennetaan ilman lupaa. Nykyinen tietosuojalaki kieltää myös videokokousten tallentamisen ilman osallistujien suostumusta.

Periaatteessa lain mukaan videoneuvottelut korvaavat live -kokouksen. Kaikki, joilla ei ole videotallennetta, voivat myös osallistua siihen.

Argumentti videokokouksen dokumentoinnin toteuttamiseksi tallennuksen kanssa ei myöskään päde, koska kirjautuminen tekstin kautta on mahdollista myös videoneuvottelussa.

Jotta videoneuvottelu voidaan tallentaa, on annettava seuraavat tiedot:

• Kaikkien osapuolten vapaaehtoinen suostumus, joka saadaan ennen tallennuksen alkua.
• Suostumuksen kirjallinen muoto tai suostumuksen asiakirjat.
• Osallistujien selitys tallennuksen merkityksestä ja tarkoituksesta.
• Viittaus suostumuksen peruuttamisoikeuteen.

Periaatteessa valvojat tai osallistujat eivät saa tallentaa videoneuvotteluja ilman muiden videoneuvottelujen suostumusta. Tämä ei koske myöskään, jos tallennus on tarkoitus tehdä yksinkertaisia asiakirjoja varten.

Mikä työkalu sopii minun videoneuvotteluihin?

Nykyään on arkipäivää, että videoneuvotteluja järjestetään yrityksissä. Vastaavien työkalujen markkinat ovat suuret, joten voit nopeasti menettää asiat. Seuraavat kysymykset voivat auttaa sinua valitsemaan oikean ohjelmiston:

• Kuinka monta ihmistä keskimäärin osallistuu videoneuvotteluihini?
• Tarvitsenko "vain" työkalun videopuheluita varten vai pitäisikö työkalun sisältää muita toimintoja, kuten messenger, projektinhallintaominaisuudet jne.?
• Pitäisikö videokokousten tapaamiset sisällyttää suoraan kalenteriin?
• Haluatko, että työkalun palvelimet ovat Saksassa?
• Onko mitään tapaa tallentaa kokous?
• Voinko luoda useita kokoushuoneita?
• Onko mahdollista osallistua kokouksiin selaimen kautta?
• Kuinka paljon minulla on rahaa kuukaudessa videokokoustyökaluun?
• Käytänkö jo työkaluja, kuten G-Suite, Adobe tai Microsoft?

Käytännössä kannattaa kokeilla erilaisia työkaluja ennen esimerkiksi maksullisen tilauksen tekemistä. Useimmat palveluntarjoajat työskentelevät 14 päivän tai pidemmällä ilmaisella kokeilujaksolla. Tänä aikana voit testata työkaluja laajasti eri videoneuvotteluilla ja antaa itsesi olla vakuuttunut vastaavista eduista.

Kuten muutkin ohjelmistot, sinä ja tiimisi työskentelette sen kanssa. Siksi yritysten olisi otettava työntekijänsä mukaan päätöksentekoprosessiin, jotta yhteisymmärrykseen voidaan löytää lopulta käytettävä työkalu.