Vinkkejä ja ohjeita Outlookin hakutoiminnon käyttämiseen
Jos käytät Microsoft Outlookia intensiivisesti, lukemattomat sähköpostit tulevat yhteen viikkojen, kuukausien tai vuosien aikana ja ne tallennetaan ohjelman eri kansioihin ja alikansioihin. Tämän tietotulvan myötä voi tapahtua, että menetät asiat. Tällöin tärkeät asiakirjat ja tiedot upotetaan kiintolevyn syvyyksiin, eikä niitä löydy uudelleen.
Microsoft Outlookilla on laaja hakutoiminto, jotta näin ei tapahdu, ja laajasta tietomateriaalista huolimatta kaikki tiedot ovat käytettävissä ja tarkasteltavissa vain muutamalla napsautuksella. Tämä helpottaa käyttäjien tehokasta ja nimenomaista sähköpostien ja niiden sisällön etsimistä.
Käytä Outlookin pikahakua
Olennainen toiminto yksittäisten avainsanojen tai sähköpostiviestien etsimiseen on Outlookin pikahaku. Outlook2021-2022: n tai Outlook 365: n nykyisessä versiossa tämä näkyy aina yläpalkissa.
Valmistaja Microsoft paransi hakutoimintoaan Outlookissa keväällä 2022-2023 päivittämällä toiminnon ja sisällyttäen monia uusia vaihtoehtoja.
Ylä -työkalupalkin uuden globaalin sijainnin lisäksi Outlook ehdottaa seuraavaa:
- Hakutermit ennen,
- Näyttää parhaat tulokset ja
- Tarjoaa erilaisia suodatinvaihtoehtoja.
Outlook -hakutoiminnon tärkeimmät uudet ominaisuudet:
|
Ehdotetut haut |
Kun kirjoitat hakutermiä hakukenttään, Outlook tekee ehdotuksia sopiviksi avainsanoiksi |
|
Huipputulokset |
Tärkeimmät hakutulokset lajitellaan ja näytetään yläreunassa. Tämä toiminto tekee hausta tehokkaamman ja nopeamman |
|
Äskettäin käytetyt hakusanat |
Tämän toiminnon avulla voit tarkastella ja käyttää aiempia hakuparametrejasi yhdellä napsautuksella |
Voit avata pikahaun näppäinyhdistelmällä CTRL + E tai syöttää halutut hakuparametrit käyttämällä yleistä hakukenttää:
Vanhemmissa Outlook -versioissa oli tarpeen laajentaa kansioaluetta "Compact navigation" -asetuksella. Tämä toimii hyvin "Pienennä / laajenna" -painikkeella.
Kun olet hakenut haun CTRL + E -näppäimellä tai hakukentän kautta, sinulla on useita vaihtoehtoja etsiä tiedostoja, kansioita tai tiettyjä hakusanoja.
Valitse eri lähteet haettavaksi - näin se toimii
Haku on esiasetettu nykyisessä postilaatikossa, esimerkiksi Exchange -tililläsi. Vaihtoehtoisesti voit määrittää, että Outlook ei vain tallenna hakutermiä nykyiseen postilaatikkoon, vaan:
- Nykyisessä kansiossa
- Alemmassa postilaatikossa
- Kaikissa postilaatikoissa tai
- Kaikissa Outlook -elementeissä, esimerkiksi myös kalenterissa
etsii.
Pikahaun aktivoinnin jälkeen uusi välilehti avautuu Microsoft Outlookissa. Haku-välilehdessä on muita käyttäjäystävällisiä vaihtoehtoja asiakirjan tai tietyn termin haun rajoittamiseen.
Esimerkki: Jos etsit sähköpostiviestiä, jonka olet merkinnyt TÄRKEÄÄksi ja jossa on yksi tai useampi liite ja joka on nykyisessä postilaatikossa, sinun ei tarvitse antaa Outlookin etsiä maailmanlaajuisesti kaikista viesteistä, kalenterimerkinnöistä ja tehtävistä. Kirjoittamalla hakukriteerit Outlook etsii haluttua sähköpostia tehokkaammin ja nopeammin.
Riittää, kun merkitset asiaankuuluvat parametrit. Nämä näytetään sitten tummalla taustalla ja tekstinä hakukentässä. Välilehden alta näet kaikki viestit, jotka liittyvät valittuihin asetuksiin, ja löydät nopeasti etsimäsi.
Käytä hakutyökaluja perusteellisiin hauihin
Etsitkö tiettyä viestiä etkä löydä sitä heti Outlookin ammattimaisesta hakutoiminnosta huolimatta? Tässä tapauksessa voi olla hyödyllistä sisällyttää hakutyökalut "Haku" -välilehteen.
Sieltä löydät monia muita vaihtoehtoja avainsanojen tai uutisten etsimiseen ja haun rajaamiseen.
Tarkennetun haun avulla voit esimerkiksi määrittää kentät, joista hakutermiä kysytään. Voit myös syöttää, kuka oli viestin vastaanottaja tai lähettäjä. Saat myös pääsyn Outlook -asetuksiin ja voit tehdä olennaisia muutoksia tapaan, jolla teet hakuja tällä valikkoalueella.
Kärki: "Käynnistä" -välilehden ja "Haku" -valikkoalueen avulla voit etsiä yhteystietoja kätevästi osoitekirjassasi poistumatta sähköposti-käsitteiden alueelta. Voit tehdä tämän kirjoittamalla hakutermin "Hae ihmisiä" -hakukenttään.
Yhteenveto: Outlookin hakutoiminto on tehokas ja tavoitteellinen
Microsoft Outlook -hakutoiminto tarjoaa laajan valikoiman vaihtoehtoja kansioiden, sähköpostien tai yksittäisten hakutermien etsimiseen postilaatikostasi. Helpoin tapa avata haku on käyttää näppäinyhdistelmää CTRL + E. Hakutoiminnon avulla voit hakea yksityiskohtaisesti avainsanoja ja sähköpostiviestejä ja määrittää vastaanottajat tai tietyt ajanjaksot tarpeidesi mukaan.
