PDF: Kaikki asiakirjojen tärkeimmästä muodosta

Alustojen välisen kirjoittamisen standardi

Digitalisaatiosta on tullut viime vuosina yhä tärkeämpää. Ongelma: monissa sovelluksissa on erilaisia lähestymistapoja eri tiedostomuodoilla. Jotkut kehittäjät yrittävät sitoa asiakkaat ja käyttäjät paljon läheisemmin omaan yritykseensä. Nämä ohjelmat ovat omistettuja ja rajoittuvat usein tiettyihin alustoihin. Vapaalla käytöllä on täällä monia muita etuja. Se tekee siitä joustavan käyttää ja voi toimia myös useilla eri alustoilla. Yksi parhaista esimerkeistä on PDF.

Tämän takana on Portable Document Format. Aluksi se oli oma ohjelmistoratkaisu ongelmaan, joka joutui muotoilemaan tekstejä uudestaan ja uudestaan. Sillä välin PDF-tiedostosta on tullut standardi alustojen välisille asiakirjoille. PDF -tiedostosta on tullut välttämätön osa jokapäiväistä elämää sekä liike -elämässä että yksityiskäyttäjille. Standardi sisältää nyt laajan valikoiman erilaisia sovelluksia, jotka on yhdistetty asiakirjoihin - yksinkertaisista linkeistä multimediaelementteihin. Kuinka kannettavasta asiakirjamuodosta tuli niin tärkeä?

PDF: Katsaus historiaan

Lähes jokainen tietokoneen käyttäjä käyttää nykyään PDF -tiedostoa - Portable Document Format. Hyvin harvat käyttäjät tietävät edelleen, kuinka tarina sen takana todella alkoi. Adobe on asiakirjamuodon takana. Yhtenä tunnetuimmista ohjelmistokehittäjistä yhtiö keskittyy ensisijaisesti ratkaisuihin ammattikäyttöön. Tämä sisältää grafiikkaohjelmia, kuten Illustrator tai Photoshop. Valokuvaajat käyttävät usein jälkimmäistä saadakseen parhaan hyödyn kuvistaan.

Useilla satoilla euroilla lisenssillä tuskin kenelläkään yksityishenkilöllä on varaa kalliisiin ohjelmiin. Toisaalta PDF on kaikkialla läsnä. Alussa, kun Adobe esitteli muodon, tämä valtava menestys ei ollut ennakoitavissa - mikä liittyy myös ohjelmistoyrityksen hinnoittelupolitiikkaan.

Lähtökohta, konfliktit ja tarpeet

Kannettavan asiakirjamuodon kehittämiseen ja julkaisemiseen asti digitaalisia asiakirjoja luotiin eri ohjelmilla, jaettiin ja avattiin hyvin eri järjestelmissä. Jokainen tietokoneen käyttäjä voi edelleen seurata tulosta tänään. Yksinkertainen esimerkki: Asiakirja luodaan kotitoimiston esitystä varten. Sisältö on oikein, on vielä muutama taulukko ja kuva.

Anna lopuksi valmiille esitykselle tyylikäs fontti, valitse sopiva muotoilu muotoilumalleista - valmis. Esitys tallennetaan USB -tikulle ja viedään toimistoon. Yllätys avattaessa ennen tulostusta: Sisältöä ja tekstiä lukuun ottamatta kaikki muotoilut on tarkoitettu "roskakorille". Fonttikoko ei ole enää oikea, kaikki kuvat ovat siirtyneet kokonaan ja vain puolet taulukosta näkyy.

Sen, mikä näyttää hyvältä yhdellä tietokoneella, ei tarvitse näyttää samalta kuin sama ohjelma toisessa järjestelmässä. Nykyään käyttäjät käyttävät:

• eri käyttöjärjestelmät (Apple vs Windows vs Linux jne.)
• erilaisia toimistosovelluksia
• eri ohjelmaversioita.

Kuvatut ongelmat vaikuttavat useisiin eri toimistosovelluksiin puhtaasta tekstinkäsittelystä laskentataulukoihin ja esitysratkaisuihin. Tunnettuja ongelmia, joita sukupolvien käyttäjät ovat kokeneet.

Tunnetuin esimerkki tässä vaiheessa on .doc-muoto. Ihanteellinen, koska useat käyttäjät voivat jakaa asiakirjan ja muokata tai kommentoida sitä, sillä on haittoja, kun se jaetaan eri alustoille.

Hyvä idea, mutta hampaiden kasvamiseen liittyviä ongelmia

Tämä on juuri aukko, jonka Adobe on siirtänyt kannettavien asiakirjojen muodossa. Idea sen takana: Yhteinen standardi, joka johtaa samanlaisiin tuloksiin kaikissa järjestelmissä. Tätä varten ulkoasu, muotoilu ja teksti tallennetaan ikään kuin tilannekuvana. Riippumatta siitä, kuinka usein PDF jaetaan - jokainen käyttäjä näkee aina saman.

Idea: Kun Portable Document Format on luotu, sitä voidaan siirtää menettämättä tai muotoilua muuttamatta. Uusi asiakirjamuoto esiteltiin Windows- ja OS | 2 -konferenssissa tammikuussa 1993. Adobe antoi uudelle PDF -tiedostolleen vielä yhden edun, josta jokainen käyttäjä hyötyy edelleen. Kun Portable Document Format on luotu, sitä ei voi enää helposti muuttaa.

Tämä tarkoittaa, että vastaanottajan jälkikäsittely ei ole mahdollista. PDF -tiedostoon ei myöskään voi lisätä tai poistaa mitään. Manipulaatiot, kuten muidenkin muotojen tapauksessa - esimerkiksi:

• laskut
• Tarjolla
• Raportointi

ovat mahdollisia.

PDF julkaistiin lopulta kesällä 1993 - monen vuoden kehitystyön jälkeen. Kuitenkin ennen kuin muoto tuli suosittuksi yksityisille käyttäjille, kesti vuosia. Useita ongelmia oli vastuussa.

• Kilpailija: Aluksi Portable Document Format oli yksi monista tavoista ratkaista sama ongelma. PDF -kilpailun tekivät muun muassa DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper ja Farallon Replica. LaTeX -asiakirjojen hallintajärjestelmä, joka on yleinen akateemisella sektorilla, pyrkii myös vastaaviin tyylillisiin lähestymistapoihin.
• Oma: Ensimmäisinä vuosina sen julkaisemisen jälkeen PDF oli oma asiakirjamuoto. Tämä teki mahdottomaksi kehittää ulkoisia sovelluksia. Kehittäjät ovat kuitenkin sittemmin luopuneet omistetusta Portable Document Formatista ja julkaisseet koko asian ISO: n kautta. Tärkeä rakennuspalikka laajan hyväksynnän varmistamiseksi.
• Kustannukset: Alkuvuosina PDF -tiedoston luontiohjelmat tai sen avaamiseen tarvittava Adobe Reader eivät olleet ilmaisia. Näin tehdessään yritys lähes kompastui ja esti PDF: n leviämisen kansainvälisesti laajalle levinneeksi asiakirjastandardiksi. Tällä välin Acrobat Reader on kuitenkin vapaasti käytettävissä. Ohjelmat PDF -tiedostojen luomiseen ja muokkaamiseen ovat edelleen maksullisia. Adobe on nyt vaihtanut tämän alueen SaaS -malliin.

ANSI ja ISO: Palkinto

Se, että PDF on vallannut muita formaatteja, johtuu tietystä tapahtumasta - 29. tammikuuta 2007. Adobe ilmoitti, että Portable Document Format 1.7: n tekniset tiedot julkistetaan kokonaan. Tätä varten PDF 1.7 paljastettiin American National Standards Institute (ANSI) -järjestölle. Tavoite: Julkaisu kansainvälisen standardointijärjestön (ISO) kautta. Tällä tavoin Adobe saavutti valtavan suosion PDF -muodossa. Toisaalta kehittäjät katkaisivat itsensä mahdollisuudesta kehittää edelleen kannettavaa asiakirjamuotoa omalla tavallaan. Sillä välin Adobe on vain teknisen komitean jäsen kaikissa versioissa PDF 1.7 jälkeen.

Todella hyvä vai vasta perustettu?

Aluksi Portable Document Format -toiminto oli rajallinen, esimerkiksi linkkien toteutuksessa tai käytettävissä olevassa väriavaruudessa. Vain myöhempien versioiden myötä kehittäjät vähensivät vähitellen rajoituksia. Esimerkiksi versiossa 1.2 CMYK -väriavaruuden näyttö oli mahdollista. Lisäksi kehitettiin verkkoselainten laajennuksia, joiden avulla PDF-tiedostot voidaan näyttää myös selainikkunoissa.

Toimintojen lisääntymisen ja Kansainvälisen standardointijärjestön julkaisemisen myötä PDF -tiedostosta tuli yhä suositumpi. PDF tarjoaa nyt laajan valikoiman toimintoja. Lisäksi luomiseen ei enää tarvitse käyttää Adoben ohjelmistoa. On mahdollista luoda vastaavia asiakirjoja monista Office -sovelluksista. Tämä on nyt jopa mahdollista liikkeellä. Lopulta sen laajalle levinneisyydelle on useita syitä. Toisaalta PDF: n hyväksyminen, toisaalta suorituskyky ja edut.

PDF: Tärkeimmät edut

Se tosiasia, että Adobe on nyt työntänyt kaikki kilpailijat alkuvuosilta kannettavalle asiakirjamuotolle, reunalle ja markkinarakoihin, liittyy useisiin tekijöihin. Se on yhdistelmä eri alustojen soveltuvuutta. Lisäksi irtautuminen omasta luonteestaan on tuonut PDF -tiedoston eteenpäin ratkaisevasti. Mitä etuja kannettavan asiakirjamuodon käyttämisestä käytännössä on?

Aina olemassa: alustan riippumattomuus

Monet yksityiset käyttäjät luottavat nykyään tietokoneisiin ja kannettaviin tietokoneisiin, joissa on Windows-käyttöjärjestelmä. Zdnetin mukaan pelkästään nykyinen Windows-käyttöjärjestelmä saavutti yli 900 miljoonaa käyttäjää vuoden 2022-2023 lopussa. Applen käyttöjärjestelmillä on myös erittäin suuret markkinaosuudet. Tämä ei koske vain klassisia työpöytäsovelluksia.

Apple on rakentanut mobiiliekosysteemin viimeisen vuosikymmenen aikana - aivan kuten Android. On myös muita alustoja, kuten Unix tai Linux.

Kaikilla käyttöjärjestelmillä on yksi yhteinen asia: tietojen ja tietojen vaihto alustan rajojen yli. PDF täyttää juuri tämän vaatimuksen. Riippumattomuus alustasta on edelleen yksi muodon vetävistä eduista. PDF voidaan avata helposti tietokoneella, jossa on Windows 8 tai Windows 10. Tiedostot voidaan avata jopa laitteilla, joissa on macOS - vaikka Microsoftin ja Apple -järjestelmien välillä ei juuri ole muita yhteyspisteitä.

Ei enää rikkinäistä muotoilua

Yksi PDF: n vahvuuksista on se, että muotoilu ja ulkoasu ovat käytännössä "salamannopeasti". Käyttäjät luovat asiakirjan, muuntavat sen kannettavaksi asiakirjamuodoksi - ja voivat jakaa sen helposti muiden käyttäjien kanssa. PDF -tiedoston erottuu sen vakaudesta. Toisin kuin monet Office -ohjelmien vakiomuotoiset tiedostomuodot, muotoilu pysyy vakaana, kun siirrettävä asiakirjamuoto siirretään. Ei otsikoita, jotka näytetään eri kirjasinkokolla, eikä kuvia, jotka liukuvat tekstimoduulin alusta loppuun.

Jopa digitaalisten asiakirjojen siirtäminen painettuihin kopioihin on mahdollista Portable Document Format -sovelluksella ilman suuria vaikeuksia ja muotohäviöitä. Lopulta PDF näyttää näytöllä täsmälleen samalta kuin paperiarkilla. Lisäksi nykyiset Portable Document Format -versiot tarjoavat arvokkaita toimintoja erityisesti digitaalisen median käyttöön.

Kirjoittajat voivat esimerkiksi asettaa kirjanmerkkejä rivinvaihtoihin. Tällä tavalla PDF -tiedostoa ei voi rajata vain työpöytäsovelluksia varten. Samaan aikaan mobiiliviestinnän merkitys kasvaa. Tämä antaa siirrettävyydelle Portable Document Formatissa uuden merkityksen.

Korkeat turvallisuusstandardit

Tiedostomuodoilla, kuten .doc tai .xls, on joitain haittoja. Toisaalta niitä ei voida esittää häviöttömästi kaikilla alustoilla. Lähes jokainen käyttäjä tietää ongelman: Asiakirja näyttää täysin erilaiselta eri tietokoneella. Lisäksi nämä muodot eivät ole väärentämisen estäviä. Yksinkertainen esimerkki: Aloittava yritys lähettää laskun .doc-muodossa.

Vastaanottaja avaa tiedoston - ja poistaa vain kymmeniä. Lasku on heti pienempi. Lopulta tällainen manipulointimuoto on rakennettu esimerkki. Käytännössä sen pitäisi kuitenkin tehdä selväksi, että jokapäiväisessä elämässä tarvitaan asiakirjamuotoja, joita ei voi helposti muuttaa (ja käsitellä).

Mutta PDF tarjoaa nyt paljon enemmän turvallisuuden kannalta. Asiakirjat voidaan salata suojaamaan niitä luvattomalta käytöltä. Jos joku haluaa lähettää vain osia PDF -asiakirjasta toiselle henkilölle, on myös mahdollisuus muokata yksittäisiä kohtia. Kuinka tämä toimii yksityiskohtaisesti, voidaan lukea tästä oppaasta. Tässä käytetään editointikoodeja, joita on nykyään melko helppo käyttää.

Huomio:PDF -asiakirjat eivät myöskään ole täysin turvassa manipuloinnilta, kuten tutkijat voivat todistaa. Siitä huolimatta koko asia tarkoittaa paljon enemmän vaivaa kuin muiden asiakirjamuotojen kanssa.

2 ja 3D -grafiikka

Erityisesti asiakirjojen kuvien kanssa työskenneltäessä voi esiintyä ristiriitoja asiakirjoja siirrettäessä ja käytettäessä niitä muilla tietokoneilla ja järjestelmillä. Monille käyttäjille sattuu, että kuvat näytetään yhtäkkiä siirtyneinä tai tekstivirta poikkeaa alkuperäisestä versiosta. Tunnettu ongelma, joka voi aiheuttaa erittäin kiusallisia hetkiä esityksille.

Kannettavien asiakirjojen muodossa tällaiset tilanteet ovat menneisyyttä. Puhtaan tekstisisällön ja hyperlinkkien lisäksi PDF -asiakirjat voivat myös:

• Kaavat
• Taulukot
• Grafiikka ja
• kuvia

lisää. Tässä yhteydessä kannettavan asiakirjamuoton suorituskyky on parantunut merkittävästi viime vuosina. Sillä välin kirjoittajat voivat myös tallentaa kuviin vaihtoehtoisia tekstejä. Nämä "kuvaukset" näytetään, kun kuvaa ei voida näyttää.

Vasen

Linkit ovat nyt olennainen osa monia asiakirjoja. Erityisesti World Wide Webissä nämä hyperlinkit luovat ristiyhteyksiä muuhun sisältöön. Ankkuri voi olla lause tekstissä tai kuvassa. Muut sivuelementit voivat myös toimia hyperlinkin ankkureina. Toinen etu PDF -asiakirjojen linkkien käsittelyssä: Tällä tavalla kirjoittaja voi siirtyä suoraan muihin asiakirjan tekstikohtiin / alueisiin.

PDF: Mielenkiintoisia faktoja ja merkitys

Kannettavasta asiakirjamuodosta on jo kauan tullut kansainvälinen standardi. PDF on tullut välttämättömäksi yritysviestinnässä. Mutta tiede käyttää nyt myös Portable Document Formatia laajasti - julkaisemaan papereita ja tutkimuksia. Mahdollisuus käyttää kannettavaa asiakirjamuotoa sellaisen lomakkeen kehittämiseen, joka lähettää automaattisesti syötetyt tiedot palvelimelle, on johtanut sen käyttöön avaamalla tili.

Ohjelmat luontiin ja lukemiseen

Kuinka yksityiset käyttäjät voivat luoda PDF -tiedoston itse ilman, että heidän tarvitsee käyttää Adoben työkaluja. Julkaisemalla järjestelmämääritykset Adobe avasi tien muille yrityksille ja kehittäjille mahdollisuuksien luomiseksi. Monissa Office -ratkaisuissa on nyt rajapinnat, joiden avulla PDF -tiedosto voidaan luoda helposti.

Asiakirjat voidaan helposti tallentaa PDF -muotoon tai tulostaa. Lisäksi on olemassa erityisiä sovelluksia mobiili -käyttöjärjestelmille ja ohjelmistoratkaisuja työpöytäsovelluksina, joita voidaan käyttää PDF -tiedoston luomiseen.

Huomio: Erilaisia työkaluja tarjotaan tänään ilmaiseksi. Pro -versio on usein ostettava laajoille toiminnoille.

tekninen rakenne

Periaatteessa PDF -asiakirja koostuu enintään neljästä eri sisältötyypistä. Tärkein näkökohta, joka on aina olemassa: tekstin runko. Tässä tallennetaan todellinen sisältö. Muilla kolmella sisältötyypillä on taipumus tukea tekstiä.

• Vektorigrafiikka (piirroksia tai sisustuselementtejä)
• Rasterigrafiikka valokuvien muodossa
• Multimediaobjektit.

Jotta valmis asiakirja voidaan näyttää kaikkialla menettämättä, Portable Document Formatissa käytetään erilaisia tekniikoita. Asiakirja tuo tarvittavat fontit mukanaan fonttien lisäysjärjestelmän kautta. Toinen osa on arkisto, joka sisältää kaikki tiedot asiakirjan rakenteesta. Kolmas näkökohta on "sisältösäiliö", joka sisältää kaikki tiedot testistä ja grafiikasta. Esimerkiksi PostScriptia käytetään tässä PDF -asiakirjoissa.

PDF: n merkitys maailmalle

Portable Document Format -ohjelman avulla Adobe loi standardin, jota monet käyttäjäryhmät käyttävät nykyään. PDF: n tarkoitus on sen mukainen. Samaan aikaan HTML: n lisäksi tietoja, kuten tekstiä ja kuvia, ei yhdistetä missään muussa muodossa. Liiketoiminnan kirjeenvaihdon lisäksi, joka voidaan säilyttää PDF-tiedostojen väärentämisen estämiseksi, monet yksityiset käyttäjät käyttävät nyt myös muotoa. Tämän tärkeyden vuoksi kannettava asiakirjaformaatti ei katoa digitaalisesta tiedonvaihdosta pian.

(Lyhyt) luettelo mahdollisista vaihtoehdoista

PDF -tiedostosta on tullut niin vakiintunut standardi, että vaihtoehtoja ei juuri tarvita. Edellä mainitut kilpailevat formaatit djVU tai Common Ground Digital Paper ovat edelleen saatavilla, mutta niitä käytetään harvoin. LaTex löytyy edelleen akateemisista piireistä, mutta PDF -muoto on yhä suosittu myös siellä.

Johtopäätös: PDF - muoto monille alustoille

PDF -tiedostoista on tullut olennainen osa jokapäiväistä elämää. Näitä tiedostoja on kymmeniä lähes kaikissa tietokoneissa. Kehitys, jota kukaan ei ajatellut 20 vuotta sitten - ei edes Adoben kehittäjien kanssa. Tästä PDF on peräisin.

1990 -luvulla syntynyt muoto on nyt hyväksytty maailmanlaajuisesti, kun on kyse eri alustoilla käytettävien asiakirjojen luomisesta. Vakaa asettelu ja se, että kaikki eivät voi muuttaa PDF -asiakirjaa, edistävät hyväksymistä. Sillä välin Portable Document Format on tullut niin laajalle levinneeksi, että vaihtoehdot ovat erittäin vaikeita.