Kuinka lähettää PowerPoint -esityksiä ammattimaisesti

Lähetä esityksiä hetkessä

Esityksen rakentaminen loogisesti ja diojen ammattimaistaminen teksteillä, grafiikoilla, animaatioilla ja videoilla on PowerPointin tärkein tavoite esittelijöille. Esityksen tulee koskea, informoida ja välittää osaavaa sisältöä. Samaan aikaan esityksen idea on arvokas vain, jos vastaanottaja voi tarkastella dioja tavalla, jolla ne on luotu.

Tämä on helposti mahdollista esitellessäsi yleisön edessä tai videoalustan, kuten Skypen tai Zoomin, kautta. Kollegat, liikekumppanit tai ystävät istuvat suoraan esittelyhuoneessa tai virtuaalisessa kokoushuoneessa. Tässä tapauksessa on mahdollista olla vuorovaikutuksessa ja tulkita yleisön ilmeitä ilman vaivaa.

Tilanne on toinen, kun suunniteltu esitys lähetetään. Tässä luoja tai esittäjä ei voi varmistaa, että kaikki diojen tiedot ymmärretään. Tästä syystä sisältö on ratkaiseva. Huomion herättämiseksi on välttämätöntä kohdistaa kohdeyleisö ja vastaanottajat ja esimerkiksi varmistaa vuorovaikutus muiden hyperlinkkien kanssa. Lisäksi yhteensopivuusongelmia voi ilmaantua arvokkaasta sisällöstä huolimatta. Nämä liittyvät muun muassa siihen, että lähettäjä ja vastaanottaja käyttävät eri PowerPoint -versioita tai käyttävät esityksiä varten muuta ohjelmaa, kuten Applen Keynotea.

On erityisen tärkeää, että lähetettäessä PowerPoint -esitystä tai yksittäisiä dioja on huolehdittava siitä, että diat ovat luettavissa ja herättävät huomiota. Kun lähetät tai lähetät esityksen, PowerPoint tarjoaa laajan valikoiman kokeiltuja toimintoja, joiden avulla jokainen vastaanottaja, riippumatta teknisestä laitteistostaan, voi ymmärtää ja ymmärtää PowerPoint -esityksen olennaiset tiedot. PowerPointin mahdollisuus tarkistaa esitys mahdollisista yhteensopivuusongelmista ennen lähettämistä on myös käytännöllinen. Jos saat ilmoituksen yhteensopivuusongelmista, ne voidaan poistaa ennen toimitusta.

Video -opetusohjelma: Kuinka tallentaa, viedä ja lähettää PowerPoint -esityksiä onnistuneesti

Miten ja missä muodossa PowerPoint -esitykset voidaan lähettää liitteinä

Helpoin ja yleisin tapa lähettää osaamisella luotu esitys on liittää se sähköpostiin. Monet päivittäin lähetetyistä miljardeista sähköpostiviesteistä sisältävät esitystiedostoja eri muodoissa. PowerPoint tarjoaa seuraavat tiedostomuodot muuntamista varten:

Tiedostomuodot	käyttää
pptx	Vakiomuoto PowerPointissa esitysten tallentamiseen.
pptm	Vakiomuoto PowerPointissa esitysten tallentamiseen makrojen avulla.
ppt	Entinen vakiomuoto PowerPointissa versioissa 97-2003. Tämä on edelleen yleinen tiedostomuoto, koska monet yritykset ja yksityishenkilöt käyttävät edelleen PowerPointin vanhempia versioita.
xps	XPS -tiedostot ovat XML Paper Specification -tiedostomuodossa. Se on tiedostomuoto, joka on samanlainen kuin PDF (Portable Document Format) ja jonka on kehittänyt Microsoft. Tämä voidaan avata suoraan Microsoft Edgessä tai Internet Explorerissa.
potx, potm, potti	Luo PowerPoint -mallitiedostot sopivassa muodossa.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Tallentaa esityksen yksittäisiksi kuviksi valitun tiedostomuodon mukaan. Näitä grafiikoita voidaan katsella staattisesti kuvankäsittelyohjelmistolla.
pdf	Tallentaa tiedoston tunnetussa ja maailmanlaajuisesti käytössä olevassa PDF-tiedostomuodossa. Esitys tallennetaan staattisesti, diojen siirtymiä tai animoituja GIF.webp -tiedostoja ei näytetä animoituina. Se voidaan avata mistä tahansa laitteesta.
odp	Jos tallennat PowerPoint-esityksen ODP-tiedostona, se tallennetaan avoimen lähdekoodin standardiin. "OASIS Open Document Format for Office Applications" voidaan lukea ilmaisilla toimisto -ohjelmistoilla, kuten Open Office tai LibreOffice.

Mainittujen tiedostomuotojen lisäksi PowerPoint tarjoaa muita erityisiä tiedostomuotoja, joihin diaesitys voidaan tallentaa.

Asiantuntijan vinkki:

Jos tallennat esityksen tiedostoon, jonka tunniste on ppsx, tiedosto tallennetaan Open XML -muodossa. Tiedoston lähettäminen laajennuksella ppsx on paras vaihtoehto, jos et tiedä vastaanottajan teknisiä vaatimuksia. Tiedoston lähettämisen jälkeen hän voi joko avata tiedoston PowerPoint -versiolla 2007 tai uudemmalla tai PowerPoint -katseluohjelmalla.

Kärki:

Jos esitystiedosto on erittäin suuri, esimerkiksi PDF -tiedostona, löydät esityksen rasvat vain muutamalla napsautuksella. Tämän seurauksena voit pienentää paljon muistia kuluttavien kuvien kokoa ja pienentää tiedostoa.

Tallenna diaesitys vaihtoehtoisessa tiedostomuodossa viidessä vaiheessa

On mahdollista tallentaa Microsoft PowerPointissa luotu diaesitys eri muodossa vain muutamalla napsautuksella. Seuraavat 5 pistettä ovat välttämättömiä tähän:

1. Siirry kohtaan "Tiedosto> Tallenna nimellä".

2. Valitse tiedoston tallennuspaikka. Esimerkiksi PowerPointissa voit tallentaa tiedoston työpöydälle pilvipalveluntarjoajan, kuten OneDriven, tai henkilökohtaisten asiakirjojen kansioon.

3. Jos haluttua tallennuspaikkaa ei ole luettelossa, siirry "Selaa" -valikkokohtaan.

4. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit määrittää sekä tallennuspaikan että tiedostomuodon. Voit muuttaa tiedostomuotoa valitsemalla "Tiedostotyyppi" -kentän. Voit esimerkiksi tallentaa esityksen pdf -tiedostomuodossa pptx -vakiomuodon sijaan.

   

5. Viimeisessä vaiheessa tallenna tiedosto napsauttamalla Tallenna-painiketta. Jos haluat lähettää tiedoston sähköpostin liitteenä, sinulla on useita vaihtoehtoja:

   • Kirjoita sähköposti Microsoft Outlookissa ja liitä esitys tiedostoon.
   • Napsauta tallennettua diaesitystä hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikkokohta "Lähetä".
   

• Siirrä tiedosto pilviasemaan, esimerkiksi liikekumppanin jaettuun Dropboxiin, tai lähetä Wetransferillä suuria tiedostoja gigatavualueella.

Vie esitykset suoraan PowerPointista - ei hätää!

Perinteisen vaihtoehdon lisäksi tallentaa esitys, jonka olet luonut työpöydälle tai toiseen tallennuspaikkaan ja lähettää sen sitten, PowerPoint tarjoaa myös mahdollisuuden viedä diaesityksiä eri muodoissa suoraan ohjelmasta. Jotkut tiedostot tallennetaan väliaikaisesti tai lähetetään suoraan, esimerkiksi vaihtoehdolla "Lähetä Microsoft Streamiin". Aloita vienti navigoimalla:

1. Siirry valikkokohtaan "Tiedosto> Vie".

2. Vienti -valikossa on erilaisia vaihtoehtoja tiedostomuodolle, johon haluat viedä esityksen:

Voit valita seuraavista vaihtoehdoista:

PDF / XPS -tiedostomuoto

Vienti PDF- tai XPS -tiedostoon, jota ei voi muuttaa ja joka säilyttää muotoilun, fontin ja PowerPoint -asettelun kuten kuva.

Luo video

Luo video -kohdassa voit purkaa videotiedoston diaesityksestä. Valintaikkunassa voit valita, käytetäänkö tallennettuja aikasarjoja ja kommentteja ja tallennettavan tiedoston laatua. Samaan aikaan sinulle annetaan mahdollisuus pakata videotiedosto. Videotiedoston etuna on se, että sitä voivat toistaa myös ihmiset, joilla ei ole pääsyä PowerPointiin, PPTX -katseluohjelmaan tai muuhun esitysohjelmistoon, koska heillä ei ole järjestelmänvalvojan oikeuksia.

Luo animoitu GIF.webp	Animoitu GIF.webp on toiminto, jossa useita yksittäisiä kuvia graafisesta tiedostosta tallennetaan määritetyssä järjestyksessä. Videon tapaan luodaan liikkuvia kuvia. Tällä tavalla yksittäiset esitysdiat voidaan esittää mielenkiintoisella ja vilkkaalla tavalla.
Paketin diaesitys CD: lle	Luo paketin, jossa diat ja upotetut elementit tallennetaan yksikköön kuten DVD -levylle ja toistetaan millä tahansa laitteella.
Luo monisteita	Tämän toiminnon avulla voit lähettää yksittäisiä dioja tai koko esityksen Microsoft Wordiin. Siellä voit edelleen käsitellä tekstejä ja muistiinpanoja.
Vaihda tiedostotyyppi	Helppo tapa muuttaa olemassa oleva tiedostotyyppi, esim. Esitys pptx -muodossa ppt -muotoon.
Julkaise Microsoft Streamissa	Microsoft Stream on maksullinen suoratoistoportaali, joka mahdollistaa esitysten tai videoiden asettamisen suurelle joukolle ihmisiä. Microsoft Stream on ihanteellinen esimerkiksi yritysesittelyihin tai yritystapahtumiin, ja kutsutut osallistujat voivat helposti käyttää sitä Internet -selaimen kautta.

Jaa esityksiä - toinen vaihtoehto tallentaa ja lähettää

Vieressä:

• Tallenna klassisesti diaesitys myös eri tiedostomuodoissa
• Vienti Microsoft PowerPointista

PowerPoint -käyttäjät voivat myös jakaa esityksen.

Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan "Jaa" kohdassa "Tiedosto". Uusi ikkuna avautuu, ja sinulla on mahdollisuus tallentaa esityksesi valitsemallesi OneDrive -asemalle tai lähettää se PDF -muodossa tai diaesityksenä sähköpostitse.

Vaihtoehtoisesti esitys voidaan lähettää tai tallentaa ulkoisesti ”Vapauta” -valikkokohdan kautta. Vastaanottajat saavat tiedoston joko kopiona sähköpostitse tai kätevästi pilvitallennuspalvelun kautta.

Johtopäätös: Käytä PowerPoint -esityksen lähettämiseen erilaisia vaihtoehtoja

Ammattimaisena esitysohjelmana Microsoft PowerPointin odotetaan pystyvän tekemään näyttöesityksistä mielenkiintoisia ja eläviä sen sisältämien vaihtoehtojen ja ominaisuuksien ansiosta. Sisällön lisäksi on tärkeää, että vastaanottaja voi nähdä jokaisen esityksen samalla tavalla kuin se oli rakennettu. Tämä ei aina ole mahdollista ilman ongelmia, koska jokaisella käyttäjällä on erilaiset tekniset vaatimukset.

Tästä syystä PowerPointilla on mahdollisuus tallentaa ja lähettää diaesityksiä eri tiedostomuodoissa. Lisäksi esityksiä voidaan viedä tai jakaa monin eri tavoin. Näillä vienti- ja tallennusvaihtoehdoilla esitykset voivat näyttää ammattimaisilta ja informatiivisilta aina vastaanottajan teknisiä laitteita lukuun ottamatta.