Eräs lukija raportoi äskettäin: Hän oli poistanut useita satoja megatavuja tiedostoliitteitä Outlookista, mutta datatiedosto oli yhtä suuri "kevätsiivouksen" jälkeen kuin ennenkin.
Tämä johtuu siitä, että Outlook ei vapauta välittömästi tilaa, jonka poistetut kohteet käyttivät poistotoiminnon jälkeen. Tätä varten on ensin järjestettävä datatiedosto uudelleen. Jos Outlook järjestäisi datatiedoston uudelleen jokaisen poiston tai tietojen lisäämisen jälkeen, ohjelma olisi jatkuvasti varattu, kiintolevy toimisi jatkuvasti, mikä lisäisi rajusti kulumista. Siksi Outlook merkitsee poistettujen kohteiden käyttämän tilan "käyttämättömäksi" ja puhdistaa sen automaattisesti vain, kun poistetut kohteet muodostavat 20 prosenttia datatiedostosta. Tätä varten ohjelma käyttää joutokäyntejä, jotta et huomaa uudelleenjärjestelyä.
Koska Outlookissa voi kestää jonkin aikaa, ennen kuin tiedosto järjestyy uudelleen automaattisesti, suosittelen, että käynnistät datatiedoston pakkaamisen manuaalisesti suuren poistotoimenpiteen jälkeen. Tämä pienentää datatiedostoa välittömästi. Tämä on havaittavissa myös tulevissa varmuuskopiointiprosesseissa, koska ne eivät kestä enää kauan. Pakkaa datatiedosto seuraavasti:
- Soita Outlookiin vuodesta 2010 Tiedosto - Tilin asetukset - Tilin asetukset päällä. Outlook 2007: ssä ja 2003: ssa soitat Työkalut - Asetukset - Sähköpostiasetukset päällä.
- Klikkaa Tiedostot, valitse tiedosto ja napsauta asetukset.
- Klikkaa Pakkaa nyt A..
- Näyttöön tulee ikkuna, joka näyttää pakkaustoiminnon edistymisen. Heti kun ikkuna katoaa, sulje dialogi kuvasta.
- Jos sinulla on useita datatiedostoja (koska sinulla on useita sähköpostitilejä Outlookissa), pakkaa kaikki datatiedostot, joista olet aiemmin poistanut kohteita.
