Luo lomakekirjeet helposti näiden ohjeiden avulla
Muutama vaihe on suoritettava, ennen kuin tekstiasiakirja täyttää annetut vaatimukset tai yksilölliset toiveesi. Se voi viedä aikaa. Mutta työ on sen arvoista, jos valmis tiedosto näyttää lopulta houkuttelevalta ja myös sisällöltään vakuuttavalta. Erityisesti jos haluat lähettää asiakirjan eri vastaanottajille tai tarvitset sitä eri tilanteissa, hyödyt Microsoft Wordin "lomake kirjaimet" -toiminnosta. Mutta miten nämä yhdistämiset voidaan luoda?
Luo lomakekirjeitä Wordissa: Käytännön avustaja Office -ohjelmassa
Oletetaan, että olet suunnitellut tekstin täysin ideoidesi mukaan - muoto- ja kieliasetukset sekä grafiikka, ylätunnisteet, alatunnisteet ja hyperlinkit vastaavat niitä. Olet myös sisällyttänyt tärkeitä lainauksia ja olet jo laatinut sisällysluettelon ja lähdeluettelon ja lisännyt ne tekstiin. Tiedosto on valmis ja se tulee lähettää pitkälle ihmisluettelolle.
Jos haluat säätää tekstin uudelleen kunkin vastaanottajan kanssa, tärkeät asetukset, kuten sivunumerot tai päivämäärä, voivat muuttua tai muuttua automaattisesti. Onneksi Microsoft Wordilla on myös käytännön ominaisuuksia lomakekirjeiden luomiseen tässä vaiheessa.
Tällainen ominaisuus on ymmärrettävä toiminnoksi, joka on integroitu Office -ohjelmaan ja joka on käyttäjän käytettävissä tekstin muokkaamiseen. Lomakekirjeominaisuuden lisäksi voit käyttää myös esimerkiksi makroja. Tietyn näppäinyhdistelmän avulla voit suorittaa säännöllisesti käytetyt komennot nopeammin. "Etsi ja korvaa" -toiminto on myös suosittu ominaisuus: voit käyttää tätä ominaisuutta korjaamaan yleisiä virheitä yhdellä kertaa.
Vaihe vaiheelta yhdistämiseen: ohjeet ja vinkit
Microsoft Word helpottaa tekstiasiakirjojen käsittelyä monella tavalla. Tämä sisältää myös sarjakirjeen toiminnon. Jotta voit käyttää tätä sovellusta, napsauta ensin Office -ohjelman valikkovalikon "Ohjelmat" -välilehteä. Voit valita eri vaihtoehdoista: Kirjeiden lisäksi sarjassa voidaan tuottaa myös muita asiakirjatyyppejä, kuten sähköpostiviestejä tai tarroja. Jopa osoitekirjaa voidaan käyttää yhdistämisasiakirjana. Miten edetä, jos haluat luoda lomakekirjeen:
Avaa yhdistämisasiakirjan "Postitukset" -välilehti.
Siirry kohtaan "Aloita yhdistäminen" ja valitse esimerkiksi "Kirje".
Kun Word on tehnyt automaattiset esiasetukset, napsauta "Valitse vastaanottaja" -kenttää.
Luo uusi luettelo tai käytä olemassa olevaa luetteloa tai Outlook -yhteystietoja - Word luo automaattisesti yksilölliset kirjelomakkeet jne. Jokaiselle vastaanottajalle.
Tarkista kaikki esikatselussa ja tulosta kirjaimet yhdessä.
Tämä on erittäin aikaa säästävä tapa luoda ja tulostaa lomakekirjeitä. Tallentamalla yhteystiedot voit odottaa yksilöllistä käyttöliittymää seuraavan kirjaimen kanssa. Lähetä viestejä kollegoille, asiakkaille, ystäville ja perheelle hetkessä.
kärki: Avaa ohjattu yhdistämistoiminto. Tämä opastaa yhdistämisasiakirjan luomisessa kuudessa vaiheessa. Tämä ohittaa automaattisesti mahdolliset ongelmat, kun lähetetään sarjasähköposteja. Voit myös välttää järjestelmän virheilmoituksia määrittämällä tietyt asetukset.
Yksityiskohdat yhdellä silmäyksellä: Näin voit seurata asioita
Virheiden korjaamiseksi on tärkeää tutkia asiakirja yksityiskohtaisesti. Koska olet valmistelemassa tiedostoa, joka lähetetään kirjeenä monille eri vastaanottajille, sisällön, tervehdyksen ja tervehdysrivin tulee olla oikein. Kun luot automaattisesti tekstielementtejä, ohjattu toiminto käyttää tietolähdettäsi, joka sisältää vastaanottajan tiedot. Siksi nimet ja osoitteet on syötettävä oikein, jotta mikään osoitelohko ei ole lopussa.
Jotta asiakirjan loppu ei sisällä virheitä, on myös hyödyllistä harkita tietolähteen muotoa. Jos kyseessä on esimerkiksi Excel -tiedosto, sinun tulee muotoilla yhdistämiskenttien numerot. Sinun huomiosi tarvitaan täällä. Tämä tarkoittaa, että lomakekirjeiden valuuttatietojen kanssa ei ole ongelmia. Ohjatun toiminnon vaiheittainen tuki tukee sinua, kun määrität vastaavaa sivua.
Yksinkertainen prosessi: tallenna yksittäiset ideat ja soita ne milloin tahansa
Jokaisessa yrityksessä ja henkilökohtaisten toiveiden mukaan tervehdys, vastaanottajan tiedot, tervehdyslinja ja myös osoitelohko voidaan sijoittaa asiakirjan eri paikkoihin. Jos käytät aina samaa rakennetta, voit esimerkiksi ankkuroida tervehdysviivan sijainnin lomakkeeseen.
Lisäksi voit numeroida sarjakirjeet, jotka on luotu peräkkäin, jolloin saat enemmän selvyyttä. Vaatimukset ja yksilölliset toiveet voidaan tallentaa malliin. Tämä vaihtoehto on yksi monista Wordin toiminnoista, joita voidaan käyttää yksinkertaistamaan ja nopeuttamaan kirjoitusprosesseja.
Sen lisäksi, että voit valita yhdistämiskentät henkilökohtaisista tietolähteistäsi ja integroida ne tekstiin vain muutamassa vaiheessa, voit myös lisätä käännöksiä tai tallentaa tiedoston PDF -tiedostona Microsoft Wordin avulla.
Säädöt ja korjaukset - se on niin helppoa
Ennen kuin tallennat Word-asiakirjan PDF-tiedostona, tarkista, että haluat tehdä muutoksia. Tämä auttaa sinua löytämään yhdistämiskentät tarkemmin korostamalla ne. Office -ohjelman eri kenttätoimintoja voidaan käyttää elementtien lisäämiseen eri tietolähteistä: taulukot Excelistä, tekstikentät muista tiedoista ja grafiikasta voidaan integroida helposti yhdistämiseen.
Esikatselussa näet, kuinka uudet moduulit sopivat aloitusasiakirjaan. Tarvittaessa vastaavat osoitteet tai nimet voidaan tarkistaa.
Hyvä tietää: Vaikka voit luoda lomakekirjeasiakirjan tavallisesta asiakirjasta, tämä prosessi voidaan toteuttaa myös taaksepäin. Päinvastoin, yhdistämisasiakirja voidaan myös muuntaa normaaliksi asiakirjaksi.
Sarjakirjeet: nopein tapa monille postilähetyksille
Lomakekirjeet tarjoavat mahdollisuuden luoda sähköpostiviestejä eri vastaanottajille nopeasti ja tehokkaasti. Ohjelmakohtaisten asetusten ansiosta saat yhtenäisen asettelun - riippumatta siitä, kirjoitatko kirjeitä, teetkö tarroja vai teetkö uuden yhdistämisen.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi tarvitset lomakekirjeen?
Jos asiakirjoja lähetetään eri vastaanottajille ja käytetään vastaavia tekstielementtejä, sarjakirjeen käyttäminen kannattaa. Täällä voit lisätä yksittäisiä lohkoja suoraan tekstiin ja käyttää tietolähdettä, joka sisältää vastaanottajien osoitteet ja nimet. Tämä säästää aikaa yksilöllisten viestien luomisessa.
Kuinka voin tarkistaa täyttävän lomakekirjeen?
Esikatselutoiminnon avulla sarjakirjeen sisältö ja muoto voidaan näyttää selvästi ja tarkistaa niiden lopullisessa versiossa.
