Näin se toimii!
PowerPoint -esityksiä luodaan eri tarkoituksiin. Ammattimaisessa ympäristössä on välitettävä tärkeää tietoa ja joissakin tapauksissa arkaluonteista sisältöä. Tuotetietoja ja hankkeiden tietoja voidaan välittää esityksissä, jotka kannattaa suojata. Näitä ei saa kopioida ja jakaa muiden kanssa. Tämä on erityisen tärkeää kansainvälisessä ympäristössä teollisen vakoilun estämiseksi.
Olisi esimerkiksi kohtalokasta, jos luvattomat henkilöt poimisivat esityksestä tekniset piirustukset, jotka edustavat suojattavaa yrityksen salaisuutta, ja toistettaisiin yksityiskohtaisesti. Yksityisellä alalla on myös tilanteita, joissa on tärkeää suojata sisältö, esimerkiksi PowerPoint -esitysten henkilökohtaiset tiedot tai kuvat.
Kuinka suojata PowerPoint -esitys tehokkaasti - 4 suojausvaihtoehtoa
PowerPointissa on tehokkaat sisäiset työkalut, jotka tarjoavat diaesityksen kirjoitussuojauksella ja suojaavat tiedoston luvattomilta muutoksilta. Myös tärkeä ja monissa tapauksissa ratkaiseva on mahdollisuus suojata esitys salasanalla. Tällä tavalla esityksen tiedot voivat lukea vain valtuutetut henkilöt, esimerkiksi liikekumppanit tai valtuutetut asiakkaat. Voit aktivoida salasanan ja kirjoitussuojauksen sekä muut PowerPoint -asetukset seuraavasti:
-
Siirry ensimmäisessä vaiheessa kohtaan "Tiedosto> Tiedot".
-
Löydät erilaisia painikkeita PowerPointin tietoalueelta. Voit suojata esityksen valitsemalla Suojaa esitys -ruudun, joka näkyy ensimmäisenä painikkeena.
-
Kun olet napsauttanut "Suojaa esitys" -painiketta, sinulle näytetään neljä vaihtoehtoa:
|
Vaihtoehto 1: Avaa aina vain luku -tilassa |
Esityksen yleinen kirjoitussuoja takaa, että tiedot ja diat voidaan vain katsella, mutta niitä ei voi muuttaa. Tärkeiden kohtien kopioiminen on vaikeampaa, vaikka valokuvat tai paperikopiot ruudulta ovat mahdollisia tästä vaihtoehdosta huolimatta. Kirjoitussuoja on erityisen tärkeä, jos haluat estää asiattomia henkilöitä muuttamasta esityksen sisältöä. Painikkeen napsauttamisen jälkeen esityksen kirjoitussuoja on korostettu keltaisella. |
|
Vaihtoehto 2: Salaa salasanalla |
Salasanan määrittäminen on paras tapa suojata esitys luvattomalta käytöltä. Vain salasanan tuntevat henkilöt pääsevät esitykseen ja sen sisältöön. Kun olet napsauttanut painiketta, sinua pyydetään antamaan salasana. |
|
Vaihtoehto 2: |
Samalla saat tiedon, että esitykseen pääsee vain, jos salasana on syötetty. Luojalle tämä tarkoittaa myös sitä, että salasanaa ei unohdeta. Tästä syystä on hyvä pitää salasanaluettelo ja niihin liittyvät tiedostonimet turvallisessa paikassa. Tämä takaa pääsyn salasanalla salattuihin tiedostoihin aina. |
Kärki:
Voit myös suojata tärkeitä ja luottamuksellisia esityksiä salasanalla, joka voidaan vaihtaa, ja asettaa esitys tietyn ihmisryhmän saataville.
|
Vaihtoehto 3: Lisää digitaalinen allekirjoitus |
Digitaalista salausprosessia kutsutaan digitaaliseksi allekirjoitukseksi. Tämän avulla sekä lähettäjä että vastaanottaja voivat purkaa lähetysten salauksen digitaalisen arvon avulla. Jos haluat suojata tallentamattoman esityksen Microsoft PowerPointissa digitaalisella allekirjoituksella, ensimmäinen askel on tallentaa esitys muodossa, joka tukee digitaalisia allekirjoituksia. Tiedostotyyppi pptx sopii varmuuskopiointiin digitaalisella allekirjoituksella. |
|
Vaihtoehto 3: Lisää digitaalinen allekirjoitus |
Vahvista jatko napsauttamalla "Kyllä" -painiketta. Jos olet tallentanut esityksen etukäteen, tämä vaihe ei ole tarpeen. Seuraavassa vaiheessa avautuu ikkuna, jossa voit luoda allekirjoituksen. |
|
Vaihtoehto 3: Lisää digitaalinen allekirjoitus |
Voit muun muassa määrittää Hyväksynnän tyyppi -kentän merkinnässä, oletko itse luonut vai hyväksynyt asiakirjan. Voit myös määrittää tarkoituksen ja muuttaa oletusallekirjoituskoodia. Prosessi päättyy napsauttamalla "Sign" -komentoa. Saat tiedon siitä, että allekirjoitus on luotu. |
|
Vaihtoehto 3: Lisää digitaalinen allekirjoitus |
Allekirjoitetut asiakirjat ja näyttöesitykset ovat erityisen tärkeitä liiketoimintaympäristössä ja antavat liikekumppaneille turvallisuuden tietojen merkityksellisyyden suhteen. |
|
Vaihtoehto 4: Merkitse lopulliseksi |
Jos merkitset esityksesi lopulliseksi, jatkokäsittelyä ei haluta. Merkintä osoittaa, että esitystä ei pitäisi enää muuttaa. |
|
Vaihtoehto 4: Merkitse lopulliseksi |
Jos tiedosto on merkitty valmiiksi Microsoft Office -palvelussa, esimerkiksi PowerPointissa ja myös Wordissa tai Excelissä, syöttötoiminto, kaikki muokkauskomennot ja tarkistusmerkinnät poistetaan käytöstä tai poistetaan käytöstä. Tiedostoa ei voi enää muokata ja se on kirjoitussuojattu. Asiakirjan tila on "Lopullinen". |
Toinen tapa tunnistaa ja suojata PowerPoint -esitys yrityksen omaisuutena on lisätä vesileima. Vesileiman avulla, jota ei voi poistaa, voit sisällyttää yrityksesi logon esityksiin ja samalla estää tiettyjen luottamuksellisia tietoja sisältävien diojen kopioimisen havaitsematta.
Esitysten tehokkaan suojan lisäksi on suositeltavaa aktivoida automaattinen palautustoiminto esityksiä suunniteltaessa, jotta voit helposti palauttaa aiemmat työtuloksesi järjestelmän kaatumisen yhteydessä.
Johtopäätös: Tämä on tärkeää esitysten suojaamiseksi tehokkaasti
Yhteenvetona voidaan todeta, että suojausvaihtoehdot, kuten PowerPointin sisäänrakennettu kirjoitussuojaus ja salasanasuojauksen määrittäminen, ovat parhaat vaihtoehdot esityksen tehokkaaseen suojaamiseen arkaluonteisella sisällöllä. Lopullinen merkintä voi myös olla tehokas, koska merkinnän lisäksi on kirjoitussuojaus. Digitaalinen allekirjoitus on erityisen tehokas liiketoimintaympäristössä, ja se suojaa digitaalisen allekirjoituksen lisäksi myös luottamusta rakentavana toimenpiteenä. On tärkeää suojata tehokkaasti tärkeät esitykset ja niiden sisältö. Tähän voidaan käyttää PowerPointin eri vaihtoehtoja tarpeen mukaan.
