Puhelimella tai videoneuvottelujärjestelmällä tapaamisia voidaan järjestää myös ihmisten kanssa, jotka ovat muissa kaupungeissa tai jopa maissa. Se säästää matkakustannuksia ja aikaa. On kuitenkin joitain teknisiä ja myös viestintähaasteita
Puhelin- ja videoneuvottelut sopivat luonnollisesti kokouksiin, joissa osallistujat eivät ole koottu yhteen paikkaan. Sinulla on muita etuja:
- Voit kutsua koolle lyhyellä varoitusajalla.
- Ihmisiä voidaan lisätä myöhemmin tai osan kokouksesta.
Tämä kannattaa pitää mielessä puhelin- ja videoneuvotteluissa
- Tekniikkatesti (johtaja): Johtajana käynnistät järjestelmän etukäteen ja testaat, onko yhteys muodostettu, ennen kuin muut osallistujat liittyvät. Muussa tapauksessa voit aloittaa kuoppaisen käynnistyksen, koska äänentarkistus voi olla tarpeen ensin tai asetuksia on muutettava.
- Tekniikkatesti (osallistujat): Pyydä kaikkia osallistujia tekemään järjestelmätesti etukäteen. Videojärjestelmissä on yleensä linkki tähän, jonka lähetät osallistujille. Muussa tapauksessa käytät ensimmäiset minuutit osallistujien teknisten ongelmien ratkaisemiseen.
- Johdanto: Esitä tarvittaessa lyhyt esittely tekniikasta: Kuinka puhun? Kuinka käännyn ylös / alas? Miten mykistän mikrofonin / puhelimen? Mitä muita vaihtoehtoja minulla on, esim. B. ladata tiedostoja tai jakaa oman näytön?
- Häiriöiden poistaminen: Varmista (ja osallistujat), ettei taustamelua ole. Tämä tarkoittaa: sulje ikkunat, sammuta ilmastointi tai tulostin, vältä kaikuja, sammuta älypuhelin.
- Puhumistauko: Osoita osallistujille, että on järkevää antaa muille mahdollisuus vastata pidempään kuin henkilökohtaisissa kokouksissa. Jos joku alkaa puhua liian nopeasti (voidakseen puhua), voi tapahtua, että ensimmäiset sanat eivät tule perille (esim. Koska henkilö paina puhu -painiketta liian myöhään).
- Suora lähestymistapa: Jos haluat puhua tietylle henkilölle, osoita hänelle nimi. Tällä tavalla henkilö tietää, että he olivat tarkoitettuja, eikä sinun tarvitse toistaa kysymystä, koska hän tajusi, että puhuit heille liian myöhään.
Neuvottelupuhelujen hallitseminen
- Nimen nimi: Osallistujat eivät näe toisiaan. Jos osallistujat eivät vielä tunne toisiaan, heidän on ilmoitettava nimensä ensimmäisissä puheenvuoroissa. Muuten muut eivät tiedä kuka puhuu.
- Sanalliset eleet / ilme: Muut osapuolet eivät voi nähdä toisiaan neuvottelupuhelussa. Joten et myöskään näe muiden ilmeitä ja eleitä. Siksi on tärkeää olla selvä kaikesta, mitä haluat ilmaista.
Vinkkejä videoneuvottelujen erityispiirteisiin
- Kuulokkeet kaiuttimen sijaan: Jos kyseessä on videoneuvottelu tietokoneessa, ilmoita osallistujille, että heidän on sammutettava tietokoneen kaiutin ja käytettävä kuulokkeita. Muussa tapauksessa kaikuefektejä esiintyy, kun osallistuja puhuu ja hänen äänensä toistetaan kaiuttimen kautta ja mikrofoni ottaa sen vastaan.
- Puheen moderointi: Joissakin järjestelmissä vain yksi henkilö voi puhua kerrallaan; moderaattorin on annettava heille puheenvuoro (lue: vapauta mikrofoni). Tämä on hienoa, koska siitä tulee nopeasti kaoottinen, kun useat osallistujat puhuvat keskenään. Lisäksi joskus on myös aikaviiveitä, mikä johtaa outoon, koska aikaviivästetty viestintä. Jos tekniikka sallii puhumisen samanaikaisesti: Tarkista, ovatko osallistujat tarpeeksi kurinalaisia. Jos et, vaihda moderoituun puhumiseen.
