Lähetä käyntikortteja jokaisen sähköpostin kanssa

Jos haluat varmistaa, että jokaisella sähköpostiviestilläsi olevalla henkilöllä on nykyiset yhteystietosi, voit liittää tietosi automaattisesti jokaiseen sähköpostiin digitaalisen käyntikortin muodossa ja lähettää sen mukana.

Jotta käyntikorttisi lähetetään automaattisesti jokaisen sähköpostin mukana, on parasta liittää se suoraan allekirjoitukseen. Tämän seurauksena Outlook lisää sähköpostiviesteihin käyntikortin standardoidussa vCard-muodossa liitteenä, jonka laajennus on .VCF. Tällä tavalla käyntikorttia voi lukea myös muiden sähköpostiohjelmien kanssa.

Muuten sinun ei tarvitse ensin tallentaa yhteystietojasi VCF -tiedostona: Outlook voi halutessaan noutaa tiedot suoraan osoitekirjasta.

Näin se toimii Outlookissa versioon 2003 saakka

Lisää Outlookiin vuoteen 2003 asti käyntikorttisi allekirjoitukseen seuraavasti:

1. Soita komennolle Työkalut → Asetukset päällä.
2. Napsauta välilehteä Sähköpostimuoto päällä Allekirjoitukset.
3. Jos et ole jo tehnyt sitä, määritä uusi allekirjoitus. Muussa tapauksessa valitse allekirjoituksesi ja napsauta Muokata.
4. Alla vCard -vaihtoehdot Klikkaa Uusi vCard -yhteyshenkilö.
5. Valitse yhteystietosi ja napsauta OK.
6. Jos olet määrittänyt muita allekirjoituksia, liitä niihin liittyvä vCard kuvatulla tavalla.
7. Sulje valintaikkunat.

Näin se toimii Outlook 2007/2010 -ohjelmassa

Toisin kuin aikaisemmat versiot, Outlook 2007 ja 2010 eivät ainoastaan lisää käyntikorttia sähköpostin liitteenä, vaan sisältävät myös käyntikortin graafisen esityksen allekirjoituksessa. Lähetä käyntikortti seuraavasti:

1. Outlook 2007: ssä kutsut komennon Työkalut → Asetukset → Sähköpostimuoto päällä. Valitse komento Outlook 2010: ssä Tiedosto → Asetukset → Sähköposti.
2. Napsauta Allekirjoitukset -painiketta.
3. Valitse haluamasi allekirjoitus ja aseta kohdistin kohtaan, jossa käyntikortin graafisen esityksen pitäisi näkyä, yleensä allekirjoituksen lopussa.
4. Napsauta allekirjoituskentän yläpuolella olevan työkalupalkin painiketta Käyntikortti.
5. Valitse yhteystietosi osoitekirjasta ja napsauta OK.
6. Jos käytät toista kuvan mukaista allekirjoitusta, liitä tähän käyntikortti kuvatulla tavalla.
7. Sulje valintaikkunat.

Jos et halua, että käyntikortin graafinen esitys näkyy viestin tekstissä, sinun on poistettava se manuaalisesti sähköpostista - VCF -tiedosto säilytetään liitteenä. Jos poistat grafiikan määrittäessäsi allekirjoituksen vaiheen 5 jälkeen, VCF -tiedostoa ei liitetä.