Outlook -yhteystiedot - asetukset, vinkit ja temput

Ryhdy Outlook -ammattilaiseksi vain muutamassa vaiheessa

Kaikki tietävät tilanteita, joissa he etsivät puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta tai yhteystietoja eivätkä löydä sitä. Etenkin aikakriittisinä hetkinä etsiminen osoitekirjasta käsinkirjoitetuilla muistiinpanoilla tai "paperisotkulla" voi olla hermoja raastavaa. Stressi ja hektisyys, kun etsit yhteystietoja, osoitteita tai puhelinnumeroita, ovat menneisyyttä Microsoft Outlookin kanssa. Sähköpostien ammattimaisen lähettämisen lisäksi Outlookissa on vakioyhteystoiminto, jolla voidaan hallita erilaisia digitaalisia osoitekirjoja, yhteystietoluetteloita ja jakelulistoja.

Voit avata Outlook -osoitekirjan napsauttamalla osoitekirjapainiketta. Sen voi tunnistaa siitä, että se edustaa kahta henkilöä. Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa hakusanan ”osoitekirja” Outlookin yläosan hakuvaihtoehtoon. Tämä vie sinut myös yhteystietojesi tallennusalueelle.

Microsoft Outlook tarjoaa käyttäjille erilaisia toimintoja yhteystietojen tuomiseen, päivittämiseen ja varmuuskopiointiin. Sen lisäksi, että yhteystiedot voidaan syöttää manuaalisesti osoitekirjaan, on myös muita vaihtoehtoja, joiden avulla yhteystiedot voidaan näyttää ja arkistoida selkeästi.

Yhteystiedot Outlookissa yhdellä silmäyksellä

Jos tarkastelet Microsoft Outlookin yhteystietotoimintoa, huomaat heti, että ohjelmisto tarjoaa enemmän vaihtoehtoja kuin yhteystietojen tallentaminen tai poistaminen.

Voit esimerkiksi luoda omia yhteysryhmiäsi välittääksesi sähköpostit kaveripiirille tai tietylle ihmisryhmälle. Yhteystietoluetteloiden käyttö poistaa manuaalisen ja virhealttiiden yksittäisten yhteystietojen haun, kun viesti lähetetään useille ihmisille. Alaotsikossa "Uudet elementit" voit lähettää sähköpostin suoraan yhteydenottotoiminnosta, kutsua kokouksen tai luoda henkilökohtaisen tehtävän. Tämä toimii myös kohdassa "Kommunikoi".

Alikohta "Muuta näkymää" on myös mielenkiintoinen ja käytännöllinen.Tältä alueelta löydät useita vaihtoehtoja yhteystietojesi näyttämiseksi. Löydät esimerkiksi yhteystietosi:

• Luettelolomake,
• Käyntikorttina tai
• Mukautettu

näyttö selkeyden varmistamiseksi. Näytä -vaihtoehdolla on aina mahdollisuus:

• Tulosta tietyt yhteystietoluettelot,
• Tallenna PDF -tiedostona tai
• Tulostaaksesi.

Erityisesti liike -elämässä ja myös yksityisellä sektorilla on tilanteita, joissa sinun on välitettävä yhteystiedot toiselle henkilölle napsautuksella. Tämä toimii "Vapauta" -kohdassa valikkokohdan "Välitä yhteyshenkilö" kautta. Avautuvassa ikkunassa saat mahdollisuuden syöttää yhteystiedot:

• Outlook -käyntikortteina tai
• Lähetä Outlook -yhteyshenkilönä.

Vastaanottaja voi sitten siirtää vastaanotetut henkilötiedot henkilökohtaiseen osoitekirjaansa Microsoft Outlookissa yhdellä napsautuksella.

Jos haluat jakaa koko osoitekirjasi, voit tehdä tämän napsauttamalla valikon kohtaa "Jaa yhteystiedot". Voit myös käyttää vastaanotettuja ulkoisia osoitekirjoja kohdan "Avaa jaetut yhteystiedot" kautta.

Microsoft Outlookin avulla käyttäjät voivat käyttää yhteisesti osoitteita, henkilökohtaisia tietoja ja täydentää osoitekirjoja ryhmässä, luoda yhteystietoja, lisätä ne ja jakaa ne. Tämä on erityisen mielenkiintoista yrityksissä tai klubeissa. Yhteiskäytöstä voi olla hyötyä myös perhealueella.

"Luokat" -valikkokohdassa voit luokitella yhteystietosi värillisinä selkeillä painikkeilla tai merkitä ne yksityisiksi. Voit myös käyttää osoitekirjojen hakutoimintoa löytääksesi helposti yksittäisiä yhteystietoja nimen tai muiden yhteystietojen perusteella. Eri kenttiä sisältävä hakutoiminto on erityisen mielenkiintoinen silloin, kun halutaan hallita suurta määrää yhteystietoja.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Microsoft Outlook tarjoaa monia vaihtoehtoja henkilökohtaisten yhteystietojen järjestämiseen ja arkistointiin sekä yhteystietojen jakamiseen muiden kanssa.

Microsoft Outlookissa voit hallita eri osoitekirjoja arkistoidaksesi yhteystietosi erillään toisistaan. Tämä on tärkeää, jos haluat esimerkiksi erottaa liike- ja henkilökohtaiset kontaktit ammattimaisesti. Sinä pystyt:

• Tavallinen osoitekirja tai
• Kokoelma osoitekirjoja tai osoiteluetteloita,

Käytä nimien, sähköpostiosoitteiden ja muiden tietojen tallentamiseen ja arkistointiin. Jos käytät Outlookia Exchange Server -tilin kanssa, oletusarvoisesti luodaan yleinen osoitelista (GAL). Tämä on tarpeen, jotta kaikki Exchange -käyttäjät, esimerkiksi yrityksessä, voivat käyttää samoja yhteystietoja.

Luo osoitekirjoja Outlookissa

Jos haluat luoda toisen digitaalisen osoitekirjan olemassa olevien osoitekirjojen lisäksi, tämä toimii seuraavien ohjeiden mukaisesti:

1. Siirry Tiedosto-valikosta Tiliasetukset-alikohtaan.

   

2. "Lisää tai poista tilejä tai muuta olemassa olevia yhteysasetuksia" -kohdasta pääset uuteen osioon, jossa voit luoda uuden osoitekirjan valintaikkunassa.

   

3. Napsauta "Uusi" ja valitse sitten, haluatko integroida toisen osoitekirjan vai LDAP -hakemistopalvelun. LDAP -Internet -hakemisto on palvelu, joka etsii muiden palvelimien hakemistoja löytääkseen nimiä, yhteystietoja tai muita tietoja. Microsoft Exchange -käyttäjät eivät voi lisätä uutta Outlook -osoitekirjaa.

Miksi sinun pitäisi tallentaa yhteystiedot ja pitää osoitekirja Outlookissa

Microsoft Outlookin osoitekirjaa voidaan verrata analogiseen muistikirjaan tai puhelinluetteloon, jonka kanssa monet ihmiset työskentelevät edelleen. Tällöin uusia osoitteita syötetään jatkuvasti, tietoja päivitetään tai yhteystiedot poistetaan käsin. Outlookin digitaalinen osoitekirja suorittaa samat tehtävät. Se muodostaa puitteet yhteystiedoille ja yhteystiedoille, jotka voidaan näyttää eri yhteystietoryhmissä ja yhteystiedostoissa. Microsoft Outlook kehittää täyden potentiaalinsa, kun ohjelma-alueiden yhteystiedot, kalenteri ja sähköpostiviestit katsotaan ja niitä käytetään erottamattomana yksikkönä.

Toinen syy siihen, miksi tärkeät yhteystiedot tulisi tallentaa Outlookiin, liittyy niin sanottuun roskapostiin. Outlookissa on sisäänrakennettu roskapostitoiminto ja se suodattaa pois ei-toivotut viestit tai mainospostit. Viestin tiettyjen avainsanojen vuoksi on mahdollista, että myös tärkeät viestit, jotka eivät ole roskapostia, suodatetaan pois. Voit estää tämän tallentamalla kaikki yhteystiedot osoitekirjaan. Outlook tunnistaa yhteystiedot ja lisää ne turvallisten lähettäjien luetteloon. Näin sinulla on takuu siitä, että järjestelmä ei pidä virheellisesti roskapostina ystävien tai liikekumppaneiden tärkeitä viestejä. Jos olet vahingossa lisännyt tärkeän henkilön estettyjen lähettäjien luetteloon, voit poistaa esteen napsauttamalla "Estetyt lähettäjät" -välilehteä.

Toinen käytännön kannalta tärkeä toiminto, jossa kalenteritoiminto ja tehtäväluettelo toimivat yhdessä, on ns. Tämän vaihtoehdon avulla voit lisätä tärkeitä yhteystietoja Outlookin tehtäviin. Jos sinun on esimerkiksi soitettava yhteyshenkilölle kolmen päivän kuluessa etkä halua asettaa tapaamista Outlook -kalenteriin, voit myös siirtää yhteystiedon tehtäväluetteloosi.

Kuinka monta yhteystietoa on hyödyllistä ja mahdollista Outlookissa

Analogisessa osoitekirjassa voit nopeasti menettää yhteystietojasi. Jos osoitekirja on lajiteltu kirjainten mukaan, korkeataajuiset merkit, kuten B, S, M tai N, täyttyvät nopeasti. Seurauksena on, että uusia nimiä ja yhteystietoja ei voida lisätä selkeästi ja ne näkyvät reunuksessa. Tämä ei voi tapahtua digitaalisen osoitekirjan kanssa, koska lukemattomia merkintöjä voidaan hallita Microsoft Outlookissa. Tästä syystä Microsoft ei aseta rajoitusta sille, kuinka monta yhteystietoa voidaan tallentaa Outlookiin. Muutama sata tai useita tuhansia erilaisia yhteystietoja voidaan tallentaa osoitekirjaan ja niiden kaikki tiedot. Jos haluat hallita paljon yhteystietoja, sinun tulee keskittyä luomaan varovaisuutta.

Jos sinulla on paljon yhteystietoja, sinun on lisättävä mahdollisimman paljon tietoja henkilölle. Tämä lisää mahdollisuuksia löytää etsimäsi henkilö tai yritys etsiessään yhteystietoja. Huonosti täytetyt yhteystiedot ovat haitallisia ja johtavat ylimääräiseen työhön.

Kärki: Varmista erityisesti, että kirjoitat yhteystiedon etu- ja sukunimen oikeaan sarakkeeseen. Muuten voi olla suuri haaste löytää yhteyshenkilö uudelleen myöhemmässä haussa.

Vie tai tuo yhteystietoja tai osoitekirja

Yksittäisten yhteystietojen tai täydellisten osoitekirjojen, jakelulistojen ja yhteystietoryhmien tuonti tai vienti on helposti mahdollista Outlookissa. Jos esimerkiksi hankit uuden kannettavan tietokoneen, voit siirtää yhteystietosi ja osoitekirjasi toiseen tietokoneeseen vain muutamalla napsautuksella. On myös mahdollista jakaa osoitekirja muiden ihmisten tai työtovereiden kanssa. Tässä on tärkeää noudattaa valtuutuksia ja lupatasoja.

Sen lisäksi, että voit viedä tai tuoda Outlook -osoitekirjoja, jotka voit tunnistaa .pst -tiedostotunnisteella, voit myös määrittää osoitekirjoja muista Outlook -sovelluksista. Voit esimerkiksi helposti avata ja lukea vanhaa Windows -sähköpostitiliä, jota ylläpidettiin Windows Vistassa. Tätä varten tarvitset Windows Mailin datatiedoston. Tämä luetaan Microsoft Outlookin tuonti- ja vientiassistentin avulla. Ohjattu tuonti- ja vientitoiminto löytyy kohdasta Tiedosto> Avaa ja vie.

Silloin sinulla on useita vaihtoehtoja. Avaa vanhemmat Windows Mail -tiedostot kolmannella valintakentällä "Tuo / Vie.

Poista päällekkäiset yhteystiedot - näin se toimii

Outlookin käytön jälkeen on normaalia, että yksi tai toinen yhteyshenkilö kopioidaan Outlookissa. Tämä voi tapahtua erityisesti, jos useat ihmiset muokkaavat Microsoft Exchange -luetteloa. Kaksoiskappaleiden poistaminen osoitekirjasta ei ole vaikeaa, koska Outlookilla on laaja lajittelutoiminto yhteystietoluettelossa. Jos haluat selvittää, mitkä päällekkäiset yhteystiedot ovat Outlookissa, toimi seuraavasti:

1. Siirry Outlookin Yhteystiedot -alueella Näytä -välilehteen.

2. Napsauta luettelon ensimmäistä kohtaa "Muuta näkymää".

3. Vaihda näkymä Ihmiset -valikosta Lista- tai Puhelin -näkymään.

   

4. Näkyviin tulee ikkuna, jossa voit lajitella yhteystietosi eri kriteerien mukaan ja suodattaa ja poistaa kaikki päällekkäiset yhteystiedot.

5. Tarvittaessa voit merkitä osoitekirjaan valinnaisesti tärkeitä yhteystietoja, joiden kanssa olet säännöllisesti yhteydessä.

6. Jos haluat tulostaa mukautetun osoiteluettelon, käytä mukautettua näkymää eri järjestyksessä tavallisen näkymän sijaan. Tällä tavalla voit lajitella kaikki asiaankuuluvat yhteyskentät yksitellen ja vastaanottaa tuloksen, jossa on sinulle tärkeitä tietoja. Pohjimmiltaan on järkevää tulostaa useita yhteystietoja ja käyttää painettuja yhteystietoluetteloita digitaalisten osoiteluetteloiden lisäksi.

7. Voit poistaa yhteystiedon avaamalla valintavalikon oikealla painikkeella. Valintaikkunan alaosasta löydät valikkokohdan "Poista".

   

Video -opetusohjelma: Kuinka luoda ja tallentaa uusi yhteystieto Outlookissa

Luo uusia kontakteja ammattimaisesti

Jos haluat luoda uuden yhteystiedon, tämä voidaan tehdä yhdellä napsautuksella Outlookin yhteysalueella. Tämä toimii Outlookissa lähes samalla tavalla kuin Windows Vistan tai Windows XP: n osoitekirjassa. Voit tehdä tämän siirtymällä ensin Uusi yhteystieto Käynnistä -valikon kohtaan Uusi.

Kun olet napsauttanut "Uusi yhteystieto", avautuu ikkuna, jossa on erilaisia syöttövaihtoehtoja:

On järkevää täyttää syöttömaski ja kaikki vaihtoehdot tärkeimmillä yhteystiedoilla. Esimerkiksi nimen ja osoitteen lisäksi voit myös syöttää verkkosivuston tai chat -osoitteen tai luoda muistiinpanoja yhteystiedosta muistiinpanokenttään. Tämä antaa täydellisen kuvan ihmisestä. Varsinkin jos yhteyshenkilö on uusi ja tuntematon, on järkevää sisällyttää siihen mahdollisimman paljon yksityiskohtia. Syötön jälkeen ikkuna suljetaan oikeassa yläkulmassa "Tallenna ja sulje" -painikkeella. Tämän jälkeen yhteyshenkilön merkintä näkyy vakio -osoitekirjassa. Ennen uuden yhteystiedon syöttämistä voit asettaa osoitekirjan, johon se tallennetaan. On myös mahdollista siirtää uusi yhteystieto vakio -osoitekirjasta alikansioon tai määrittää se yhteysryhmälle.

Ota sähköpostiosoitteet automaattisesti yhteyshenkilöiksi

Yksityisessä tai yrityssähköpostissa on tavallista, että jatkuvasti luodaan uusia yhteystietoja, jotka haluat siirtää osoitekirjaan. Yhteystietojen, esimerkiksi sähköpostiosoitteen ja muiden henkilökohtaisten tietojen siirtämisen vaivalloisen sijasta, voit ottaa sähköpostiosoitteet automaattisesti käyttöön uutena yhteyshenkilönä Outlookissa. Tämä tapahtuu automaattisesti heti, kun lähetät viestin uudelle yhteyshenkilölle tai vastaat sähköpostiin.

On myös mahdollista syöttää kaikki sähköpostin vastaanottajat automaattisesti osoitekirjaan. Tämä voi olla hyödyllistä ja tehokasta, kun olet osa viestiä useille vastaanottajille, joiden kanssa haluat kommunikoida myöhemmin. Tallentaminen merkitsee uudet yhteystiedot turvallisiksi vastaanottajiksi. Lisäksi voit luokitella ryhmän yhteystiedot siten, että voit kirjoittaa yhteysryhmälle myöhemmin yhdellä napsautuksella.

Monista yhteystiedot napin painalluksella

Yhteystietojen päällekkäisyys on myös mielenkiintoista ja käytännöllistä. Voit säästää paljon työtä yhdellä askeleella. Datatietueiden kopioiminen on tehokasta muun muassa, jos joudut luomaan monia yrityksen työntekijöitä Outlookiin, jossa vain laajennus ja nimi eroavat toisistaan. Windowsissa tuttujen pikanäppäinten Ctrl + C ja Ctrl + V avulla voit helposti kopioida yhteystiedot.

Erota faksinumerot ja sähköpostiosoitteet

Jotkut käyttäjät kuvaavat ongelmaa Outlookissa, jossa sähköpostien "Vastaanottaja" -kenttää napsautettaessa käytetään myös faksinumeroita sähköpostiosoitteiden lisäksi. Tämä on väärä lajittelu ohjelmistossa, joka voidaan puhdistaa muutamalla napsautuksella. Tätä varten sinun on estettävä faksinumeroiden näyttäminen "Valitse nimi: yhteystiedot" -valintaikkunassa.

Yhdistä Skype ja Outlook apuohjelman kautta

Erilaiset nykyaikaiset työmenetelmät on koottu yhteen katteeseen "Uusi työ". Joustavat työajat, digitointi ja tehokas viestintä ovat osa uutta työtä. Videopuhelut ovat tunnettu vaihtoehto, jota on käytetty paljon etenkin koronapandemian jälkeen. Ne tarjoavat mahdollisuuden ottaa yhteyttä ihmisiin kaikkialla maailmassa edullisesti tai ilmaiseksi ja välittömästi Skypen, Whatsappin tai Zoomin kautta.

Skype, joka on osa Microsoft -perhettä, voidaan helposti integroida Outlookiin. Skypen avulla on mahdollista suunnitella Skype -puheluita tai -konferensseja Outlookissa ja määrittää yksilöllinen Skype -nimi jokaiselle yhteystiedolle. Voit käyttää apuohjelmaa myös Outlookin osoitekirjan ja Skypen puhelinluettelon yhdistämiseen. Tämä takaa, että osoitteissa ei ole irtisanomisia ja että on olemassa yhtenäinen tietokanta.

Yhteenveto ja johtopäätös Outlookin yhteystiedoista

Yhteystietojen järjestäminen Microsoft Outlookissa ei ole vaikeaa. Outlook paljastaa täyden potentiaalinsa, kun yhteystietoja, sähköpostiviestejä, tehtäviä ja kalenteria käytetään yhtenä yksikkönä. Outlook tarjoaa muun muassa hienostuneen tuonti- ja vientiassistentin, jota voidaan käyttää yhteystietojen tuomiseen vanhoista versioista tai muista ohjelmista. On myös mahdollista viedä tai jakaa yhteystietoja, osoitekirjaa tai yhteystietoluetteloita muiden sisäisten tai ulkoisten käyttäjien kanssa. Erittäin tärkeät yhteystiedot voidaan merkitä suosikeiksi.

Uuden yhteystiedon luominen Outlookissa on mahdollista ilman ongelmia käyttäjäystävällisen valikkorakenteen vuoksi. On tärkeää edetä varovasti uusien osoitteiden luomisessa eikä sekoittaa esimerkiksi etu- ja sukunimen kenttiä. Yhteystietojen automaattinen tallentaminen saapuvista sähköpostiviesteistä ja päällekkäisten yhteystietojen yksinkertainen suodatus laajan hakutoiminnon avulla ovat myös olennaisia ja käytännön kannalta merkityksellisiä. Microsoft Outlook sen kanssa:

• Aikuinen kosketusalue,
• Monia käytännön vaihtoehtoja ja
• Sen rakenteellinen pinta

on tae kokemattomille käyttäjille sekä kokeneille käyttäjille, jotta he voivat hallita yhteyksiä mielekkäästi, pitkällä aikavälillä ja ammattimaisesti.