Jakelulistojen luominen
Joka päivä ammatillisessa tai yksityisessä ympäristössä on tarpeen lähettää sähköpostiviestejä erityyppisille ihmisille tai ihmisryhmille. Monissa tapauksissa yhden viestin sisällön on tavoitettava eri vastaanottajat. Kokemattomat Outlook -käyttäjät voivat työskennellä "kopioi ja liitä" -toiminnon kanssa tällaisessa tehtävässä ja lähettää viestin sisällön eri yhteyshenkilöille tällä tavalla.
Viestien lähettäminen useille vastaanottajille kopioimalla ja liittämällä on korkeintaan toiseksi paras ratkaisu. Sen lisäksi, että tekstien kopioiminen ja liittäminen on altis virheille, on otettava huomioon myös aikatekijä. Parempi vaihtoehto on luoda yhteysryhmä tai jakeluluettelot Outlookissa. Termeillä jakeluluettelo ja yhteysryhmä on sama merkitys. Outlook 2007 -versioon asti käytettiin termiä "jakelulista". Microsoft Outlook 2010: stä lähtien jakeluluettelo on korvattu termillä "yhteystietoryhmä", jota käytetään myös nykyisessä Office Outlook 365 -versiossa. Microsoft Outlookin jakelulistan avulla voit lisätä vastaanottajien ryhmän viestiin yhdellä napsautuksella. Yhteystietoryhmän ja jakelulistojen luominen Outlookissa ei ole vaikeaa ja säästää paljon aikaa ammattimaisessa sähköpostiviestinnässä.
Outlook -yhteysryhmän luominen - käytännön vinkkejä uudelleenkäsittelyyn
Jos haluat luoda uuden yhteysryhmän Microsoft Outlookissa, vaihda ensin "Käynnistä" -välilehdelle. Uusi jakeluluettelo voidaan luoda käyttämällä "Uudet kohteet" -painiketta. Outlookin nykyisessä versiossa Yhteystietoryhmä -valikkokohta on sisällytetty valikkoriviin syvemmin kuin vanhemmat Outlook -versiot. Löydät painikkeen kohdasta "Lisäelementit> Yhteystietoryhmä".
Kun olet napsauttanut "Yhteystietoryhmä" -painiketta, avautuu valintaikkuna, jossa voit tehdä yksilölliset asetukset uudelle jakelulistalle. Valitse näppäimistöllä pikanäppäin Ctrl + Vaihto + L.
Sinulla on seuraavat vaihtoehdot ja vaihtoehdot:
|
-painiketta |
Ilmaisu |
|
Tallenna läheltä |
Valikkokohta "Tallenna ja sulje" on välttämätön uuden yhteysryhmän luomisen lopussa. Voit tallentaa painikkeella kaikki tiedot uusista jäsenistä ja vastaanottajista. Tämän seurauksena yhteysryhmä on käytettävissäsi aina, kun lähetät tavanomaisia sähköpostiviestejä. Tärkeä: Ennen kuin voit lähettää viestin Outlookin jakelulistalle, yhteystietoryhmä on tallennettava. Tämä tehdään antamalla yksilöllinen nimi ja vahvistamalla se napsauttamalla "Tallenna ja sulje" -painiketta. |
|
Poista ryhmä |
Poistaa jakeluluettelon. |
|
Ryhmä eteenpäin |
Microsoft Outlookissa luomasi jakeluluettelo voidaan välittää muille ihmisille. On mahdollista lähettää jakelulista Internet -muodossa vCard -tiedostona tai vaihtoehtoisesti Outlook -yhteyshenkilönä. |
|
Jäsenet ja muistiinpanot |
Voit valita ikkunanäkymän "Näyttö" -välilehdestä. "Jäsenet" -painikkeella näet tiedot kaikista ryhmän jäsenistä. Voit kirjoittaa kommentteja jakeluluetteloon Muistiinpanot -kohdassa. |
|
Lisää jäseniä |
Lisää jäseniä -painike voidaan ymmärtää Microsoft Outlookin yhteysryhmän ytimenä. Voit ryhmitellä jäseniä:
lisää jakelulistaan. |
|
Poista jäsen |
Jos haluat poistaa ryhmän jäsenen jakeluluettelosta, valitse merkintä ja napsauta "Poista jäsen" -painiketta. |
|
Päivitä nyt |
Päivitä ikkunan näkymä napsauttamalla Päivitä nyt -painiketta. Kaikki merkinnät saatetaan ajan tasalle. |
|
Välilehti "Kommunikoi" |
Voit kommunikoida -välilehdessä valita yhteystiedon jakeluluettelosta ja kirjoittaa henkilökohtaisen sähköpostiviestin tälle henkilölle. On myös mahdollista luoda kokouspyyntö tiettyä yhteystietoa varten. |
|
Välilehti "Luokat" |
Kuten Outlook -kalenterissa, sinulla on myös mahdollisuus määrittää elementti jakelulistojen luokkaan. Lisäksi voit asettaa seurannan muistuttamaan yhteysryhmää myöhemmin. Voit myös merkitä jakeluluettelon yksityiseksi. |
Yhteenvetona, sinulla on erilaisia vaihtoehtoja ja asetusvaihtoehtoja yhteystietoryhmän yksilölliseen perustamiseen ja mukauttamiseen omien tarpeidesi mukaan. Jos haluat muokata luotua yhteysryhmää myöhemmin ja esimerkiksi lisätä uusia jäseniä osoitekirjasta, voit tehdä sen milloin tahansa "Käynnistä> Osoitekirja" -painikkeella.
Kun olet valinnut oikean osoitekirjan, voit tunnistaa jakelulistan kuvakkeesta, joka näyttää kaksi tyyliteltyä päätä. Voit muuttaa jakeluluettelon teknisiä tietoja napsauttamalla "Ominaisuudet" -painiketta. Kaikki muutokset on vahvistettava "OK" -painikkeella. Vaihtoehtoisesti löydät kaikki henkilökohtaiset jakeluluettelot Microsoft Outlookin "Yhteystiedot" -välilehden valikkoriviltä.
Lähetä sähköposti yhteysryhmälle neljässä vaiheessa
Kun olet luonut uuden yhteysryhmän, voit käyttää luotua jakeluryhmää kirjoittaaksesi useille vastaanottajille yhdessä vaiheessa Outlookin avulla. Neljän yksinkertaisen vaiheen avulla voit lähettää uuden postin jakeluryhmälle:
-
Avaa uusi sähköposti napsauttamalla "Käynnistä> Uusi sähköposti".
-
Näkyviin tulee tuttu sähköpostin syöttöikkuna, jonka avulla voit suunnitella ja lähettää uuden sähköpostin.
-
Sen sijaan, että kirjoittaisit vastaanottajan sähköpostiosoitteen manuaalisesti, napsauta Vastaanottaja-painiketta ja etsi haluamasi yhteysryhmä osoitekirjasta. Jos olet lähettänyt uuden viestin jakeluryhmälle kerran, riittää, että kirjoitat jakeluluettelon nimen ensimmäiset kirjaimet Vastaanottaja -painikkeen syöttökenttään. Muutaman näppäimen painalluksen jälkeen yhteystietoryhmä näytetään ehdotuksena ja se voidaan valita.
Kuten tavallisten sähköpostiviestien kohdalla, voit lähettää viestin yhteysryhmälle myös, päättävätkö ne:
- Vastaanottaja -kentässä se lähetetään pelkkänä tekstinä kaikille yhteysryhmän vastaanottajille. Tässä tapauksessa kaikkien jakeluryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet näkyvät kaikille.
- Kopio tulee lähettää kaikille Cc -kenttään kuuluville yhteysryhmän vastaanottajille.
- Pitäisi lähettää näkymättömästi "Piilokopio" -kentässä. Jos viesti lähetetään jakelulistalle "Piilokopion" kautta, sähköpostiosoitetta ei välitetä eteenpäin.
-
Lähetä viesti napsauttamalla "OK" -painiketta. Se lähetetään kaikille ryhmän jäsenille määritystesi mukaan.
Viestin lähettäminen Outlookin jakeluluettelon kautta on samanlainen kuin kokeiltu ja testattu sähköpostien lähettäminen eri vastaanottajille. Yhdistämällä jakeluryhmän vastaanottajat viesti voi tavoittaa monia vastaanottajia yhdessä vaiheessa. Tämä menettely on erityisen tehokas silloin, kun viestejä on lähetettävä samalle ihmisryhmälle tasaisin väliajoin. Esimerkiksi kaikki osaston työntekijät tai kaikki yksikön kenttätyöntekijät voitaisiin ryhmitellä yhteysryhmään. Saman sisällön viestit voidaan sitten lähettää jakelulistalle.
Yhteenveto ja johtopäätös: Outlookin jakelulistojen kanssa työskenteleminen on tehokasta ja yksinkertaista
On järkevää luoda yhteysryhmiä Microsoft Outlookiin, jos kiinteä ryhmä ihmisiä vastaanottaa jatkuvasti samaa sisältöä sisältäviä sähköpostiviestejä. Ammattimaisessa ympäristössä on tarkoituksenmukaista laatia jakelulista jokaiselle osastolle tai jakeluryhmälle kaikille yrityksen työntekijöille. Sama koskee klubeja tai yksityistä sektoria. Jakelulista luodaan Outlookissa Käynnistä -välilehden "Uudet kohteet" -painikkeen avulla.
Vanhemmissa Outlook -versioissa painikkeiden nimet ja valikkorakenne eroavat toisistaan. Jakeluryhmään voidaan lisätä sekä tunnettuja ja osoitekirjaan tallennettuja että uusia sähköpostiosoitteita.
Olemassa olevaa yhteysryhmää voidaan muokata, siirtää muille vastaanottajille tai poistaa vain muutamalla napsautuksella. Microsoft Outlook -käyttäjät, jotka ammattimaistavat viestinnänsä yhteysryhmien kanssa tai vanhemmissa versioissa jakeluluetteloiden kanssa, säästävät arvokasta aikaa ja minimoivat virheiden mahdollisuuden sähköpostien kopioinnissa ja liittämisessä.
