Jokainen, joka on koskaan yrittänyt sovittaa tapaamisia useiden ihmisten kanssa, tietää, kuinka monta sähköpostiviestiä ja puhelua tämä voi maksaa, varsinkin jos kaikilla ei ole pääsyä jaettuun kalenteriin Exchangen kautta. Lue tämä viesti selvittääksesi, kuinka päästä ulos
Jos sinulla on pääsy kaikkien osallistujien päiväkirjoihin Exchangen kautta, ei ole vaikeaa (työmäärästä riippuen) löytää tapaamista, jolla kaikilla on aikaa. Siitä tulee kuitenkin vaikeaa, kun sinun on löydettävä yhteinen tapaaminen "lentävä sokea". Sitten on ensinnäkin tehtävä ehdotuksia tapaamisesta, kerättävä palautetta, mahdollisesti selvitettävä puhelimitse, voiko osallistuja lykätä muualla suunniteltua tapaamista, ja sitten sovitaan yhteinen tapaaminen. Outlook -versiosta riippuen sinulla on useita vaihtoehtoja ehdotettujen päivämäärien lähettämiseen:
Lähetät osallistujille valikoiman mahdollisia päivämääriä sähköpostitse - mutta tämä on järkevää vain, jos kaikki osallistujat käyttävät Outlookia.
Lähetät osallistujille valikoiman mahdollisia tapaamisia iCalendar -tiedostoina, jotka voidaan avata Outlookilla ja muilla kalenteriohjelmilla. Tämä on mahdollista myös vanhemmilla Outlook -versioilla.
Lähetät otteen kalenteristasi asianomaisen ajanjakson kanssa muille osallistujille. He voivat joko nähdä, missä kalenterissasi on vielä tapaamisia tai mitä tapaamisia ehdotat. Koska tiedot kirjoitetaan suoraan sähköpostitekstiin ja liitetään iCalender-tiedostona, tämä on käyttäjäystävällisin vaihtoehto, josta paperikalenteria pitävät käyttäjät ovat myös tyytyväisiä. Tämä vaihtoehto on kuitenkin käytettävissä vain Outlook 2007: stä alkaen.
Vaihtoehtoisesti on saatavana verkkopohjainen tapaamisetyökalu "Doodle"-tämä sopii myös niille, jotka kieltäytyvät sähköisistä kalentereista.
Sveitsissä tehdyn tutkimuksen mukaan noin puolessa Internetin käyttäjistä on paperikalenteri - erityisesti naiset pitävät paperikalentereista. Tietenkin Outlook- tai iCalendar -tiedostojen kalenteriotteita ei voi tuoda tällaiseen ”analogiseen” kalenteriin. Verkkopalvelu, kuten www.doodle.com, voi auttaa tässä. Siinä luot taulukon mahdollisilla päivämäärillä ja lähetät linkin taulukkoon kaikille vastaanottajille. He avaavat linkin ja valitsevat kaikki päivämäärät, joilla heillä on aikaa. Heti kun joku kutsutuista henkilöistä on antanut päivämäärät, saat ilmoituksen kutsuvana osapuolena. Näin voit vastata kyselyyn, kun kaikki ovat vastanneet.
Nyt on myös Doodle-laajennuksia Outlookiin, Exchangeen ja muihin kalenterityökaluihin. Voit synkronoida Doodlen merkinnät sähköisen kalenterin kanssa. Lisäselaimen laajennus mahdollistaa pääsyn Outlook-osoitekirjaan, mikä helpottaa kutsujen lähettämistä osallistujille.
Lähetä valitut päivämäärät
Yksinkertaisin vaihtoehto, jos kaikki vastaanottajat käyttävät Outlookia: Kirjoitat ehdotetut päivämäärät kalenteriisi ja lähetät ne kutsuttaville henkilöille. Tapaamiset liitetään sähköpostiviestiin Outlook-tapaamistiedostoina, ja vastaanottaja voi siirtää ne kalenteriin kaksoisnapsauttamalla. Jos lähettäjällä on Outlook 2007 tai 2010, hän voi myös lisätä tapaamistiedot viestin tekstimuodossa (ja / tai liittää ne Outlook -tiedostona).
- Kirjoita ensin ehdotetut päivämäärät kalenteriin.
- Avaa uusi viesti.
- Täytä lähettäjä ja aihe.
- Napsauta Outlookissa versioon 2003 asti pientä nuolta hakasulkusymbolin oikealla puolella (lisää tiedosto) ja sitten eteenpäin elementti (vuonna Lisää-Valikko ei sisällä komentoa elementti). Napsauta Outlook 2007: ssä ja 2010: ssä välilehteä Lisää ryhmässä Lukita päällä Outlook -kohde.
- Valitse kalenteri.
- Outlookissa versioon 2003 asti on vain vaihtoehto oikealla painikkeiden alla Lisää: liite valita. (Mihin toinen vaihtoehto Vain teksti Emme saaneet selville, mikä on enimmäkseen harmaata.) Tämä tarkoittaa, että tapaamiset on liitetty Outlook -kalenteritiedostoon. Jos käytät Outlook 2007/2010 -ohjelmaa, voit syöttää tapaamistiedot (aihe, päivämäärä, kellonaika) käyttämällä tätä vaihtoehtoa Liitä muodossa: Vain teksti kopioi viestin runkoon.
- Klikkaa OKsulje valintaikkuna ja palaa viesti -ikkunaan.
- Jos sinulla on Outlook 2007/2010, voit liittää tapaamiset tiedostoiksi ja kirjoittaa tiedot sähköpostiin tekstinä. Voit tehdä tämän toistamalla vaiheet 4-7 ja soittamalla kerran Liitä tavallisena tekstinä ja kerran Lisää: liite loppu.
- Lopeta ja lähetä viesti.
Lähetä kalenteri otteita Outlook 2007/2010 -ohjelmalla
Outlook 2007: ssä ja 2010: ssä yksittäisten tapaamisten lisäksi voidaan lähettää sähköpostitse myös otteita kalenterista, ts. Kaikki tapaamiset valitulta ajalta. Voit määrittää tarkasti lähetettävät tiedot:
- Avaa uusi viesti.
- Täytä lähettäjä ja aihe.
- Valitse välilehdeltä Asetukset the HTML -muodossa - Kalenteri otteita voidaan lähettää vain HTML -sähköpostilla.
- Napsauta tekstikenttää.
- Avaa rekisteri Lisää ja klikkaa tästä alta Lukita päällä kalenteri.
- Valitse haluamasi kalenteri.
- Kirjoita kenttään Ajanjakso huomioon otettava ajanjakso. Jos sinulla on vaihtoehto tässä Määritä päivämäärä voit vapaasti valita aloitus- ja päättymisajan.
- kentällä yksityiskohta ilmoita, ovatko kaikki tapaamisia koskevat tiedot, vain saatavuus ja aihe tai vain tila (Ilmainen, varattu, poissa vastaavasti. Varauksella) tulee näyttää.
- Alla olevasta kentästä voit määrittää, pitääkö vain Outlookissa määritellyillä työaikoilla tapaamisista ilmoittaa.
- Napsauta sitten Häivy sisään.
- Tässä voit näyttää yksityiskohdat yksityisiksi merkityistä tapaamisista ja lähettää tapaamisten liitteitä.
- Määritä lopuksi, näytetäänkö tapaamiset päiväaikatauluna vai yksinkertaisesti luettelona. Luettelonäkymä on selkeämpi.
- Sulje valintaikkuna painamalla OK.
- Outlook lisää nyt tiedot viestitekstiin iCalendar -tiedostona (laajennus ".ICS"), jota myös muut kalenteriohjelmat voivat lukea. Lopeta ja lähetä viesti.
Koordinoi tapaamiset
Se, miten arvioit kutsutujen vastauksia nähdäksesi, milloin kaikki ovat vapaita, riippuu mieltymyksistäsi ja kutsuttavien lukumäärästä - ja tietysti myös siitä, missä muodossa vastaukset tulevat takaisin:
- Jos suurin osa vastauksista sisältää Outlook- tai iCalendar -tiedostoja, suosittelemme niiden syöttämistä toiseen Outlook -kalenteriin, esim. B. "Suunnittelu" kutsutaan ja avataan tätä tarkoitusta varten varsinaisen kalenterin vieressä.
- Jos kutsuttavia on enemmän kuin viisi ja ehdotettuja päivämääriä useita, Outlook -ratkaisu muuttuu hämmentäväksi. Sitten on parasta luoda Excel -laskentataulukko: osallistuja nimeää vaakasuunnassa, ehdotetut päivämäärät pystysuunnassa (tai päinvastoin, jos tapaamisia on enemmän kuin osallistujia). Merkitse soluihin, kuka henkilö voisi osallistua tapaamiseen.
Lähetä vahvistetut tapaamiset
Heti kun olet päättänyt tapaamisesta, ilmoita siitä muille osallistujille. Tapaaminen on suositeltavaa lähettää osallistujille iCalendar -tiedostona. Voit siirtää sen kalenteriisi kaksoisnapsauttamalla ICS-tiedostoa. Kirjoita lisäksi sähköpostitse tapaamisetiedot niille ihmisille, joilla ei ole sähköistä kalenteria.
Voit tietysti lähettää tapaamisen kokouspyynnön muodossa. Mutta vain Outookin käyttäjät voivat tehdä jotain sen kanssa. Lisäksi jotkut vastaanottajat ovat hieman outoja, jos he saavat sähköpostiviestin, jossa on vaihtoehdot "Hyväksy", "Varauksin", "Hylkää" ja "Ehdota toista kertaa", vaikka olet jo sopinut asiasta.
Tämä ei muuten toimi vain uudemmissa Outlook -versioissa, vaan jo Outlook 2000: ssa.
Voit luoda iCalendar -tiedoston seuraavasti:
- Avaa tapaamismerkintä.
- Soita komennolle Tiedosto → Tallenna nimellä päällä.
- Valitse tiedostotyypiksi iCalendar -muoto (* .ics).
- Varmista, että sinulla on vaihtoehto Tallenna nykyinen tapaaminen on valittu (Outlook 2007/2010).
- Anna tiedostonimi ja valitse sijainti.
- Tallenna tiedosto.
- Liitä ICS -tiedosto liitteenä osallistujille lähettämääsi sähköpostiin.
