Näin voit kiertää automaattisen suodattimen rajoitukset ja näyttää yli 1000 tai 10 000 merkintää
Jos haluat käyttää automaattista suodatinta erittäin laajassa luettelossa, saavutat nopeasti mahdollisuuksien rajat. Tämä näkyy siinä, että kaikki vastaavan sarakkeen merkinnät eivät näy automaattisen suodattimen luettelossa.
Seuraava kuva esittää tämän ilmiön esimerkkitaulukon avulla, jossa on 30000 merkintää saraketta kohti, vaikka kaikkia niitä ei näytetä avattavassa suodatinluettelossa:
Tämä ongelma liittyy siihen, että avattavasta Automaattisuodatin-luettelosta voidaan näyttää merkinnät vain ylärajaan asti. Excelissä versioon 2003 asti tämä on enintään 1000 erilaista ehtoa, Excelissä versiosta 2007 alkaen enintään 10 000 erilaista ehtoa.
Luettelon rivien lukumäärällä ei ole väliä, vain eri kriteerien lukumäärä. Periaatteessa AutoFilter voi käsitellä enemmän kriteerejä; ainoa rajoitus on näyttö.
Kuinka ohittaa automaattisen suodattimen raja
Voit kiertää kuvatun ongelman käyttämällä erityistä suodatinta tai käyttäjän määrittämää automaattista suodatinta, jossa syötät manuaalisesti kriteerin, jota ei näytetä.
Laajoissa luetteloissa, jotka on usein suodatettava eri kriteerien mukaan, on kuitenkin suositeltavaa suorittaa esisuodatus apukolonnin avulla. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Luo apusarake luettelosi viereen.
- Esimerkkitaulukossa tämä on sarake D. Jos luettelosi ensimmäinen sisältö on toisella rivillä ja luettelo on suodatettava sarakkeen B sisällön mukaan, kirjoita seuraava kaava soluun D2:
= VASEN (B2; 1)
Tämän kaavan avulla voit määrittää solun B2 ensimmäisen merkin, jota käytetään esisuodatuksessa. - Kopioi tämä kaava sarakkeen D alla oleviin soluihin esimerkkitaulukossa viimeiseen riviin 30000 asti. Seuraava kuva esittää esimerkkitaulukon apusarakkeen:
- Jos et ole jo tehnyt niin, käytä DATA -valikkoa ja komentoa tai FILTER - AUTOFILTER -painiketta (Excel aina versioon 2003 asti) tai FIOLTERN (Excel -versio 2007 tai uudempi) antaaksesi luettelollesi luettelokentät automaattista suodatusta varten .
Valitse suodattimelle lisäsarakkeessa sen merkkijonon ensimmäinen kirjain, jonka haluat suodattaa. Seuraava kuva osoittaa tämän esimerkkitaulukon kanssa:
Ensimmäisen kirjaimen valitsemisen jälkeen näytetään vain valitulla merkillä alkava luettelon sisältö:
Tässä luettelossa, joka on suodatettu apusarakkeen mukaan, voit nyt käyttää automaattista suodatinta sarakkeessa B ja valita vastaavan sisällön luettelosta, joka sisältää nyt kaiken halutun ensimmäisen kirjaimen sisältävän sisällön:
Jos ensimmäisellä merkillä kuvattu esisuodatin ei riitä, voit myös näyttää kaksi ensimmäistä merkkiä apusarakkeessa. Tätä varten tarvittava kaava näyttää tältä toisella rivillä:
= VASEN (B2; 2)
Voit käyttää kuvattua esisuodatustapaa tekstisisällön lisäksi myös mille tahansa numerosarjalle, esimerkiksi postinumeroille.
