Näin se tehdään!
Yksinkertaisesti sanottuna makrot ovat pieniä ohjelmistoja, joita voidaan käyttää rutiinitehtävien automatisointiin Excelissä. Makroilla voidaan yksinkertaistaa erityisesti aikaa vieviä määräaikaisia tehtäviä, jotka on käsiteltävä säännöllisesti Microsoft Excelissä.
Esimerkki: Metallirakennusyrityksen työntekijän tehtävänä on määrittää materiaaliryhmän varastotaso. Tätä varten hänen on avattava erilaisia Excel -laskentataulukoita, tarkistettava arvot ja suoritettava monia työvaiheita manuaalisesti tietokoneella. Kerätyt tiedot käsitellään tarkasti, suodatetaan ja lajitellaan ja viimeisessä vaiheessa integroidaan grafiikkaan ja lähetetään PDF -tiedostona eri vastaanottajille.
Makron avulla jokainen työvaihe voidaan tallentaa, tallentaa pitkäaikaisesti ja toistaa tarvittaessa. Tämä säästää aikaa, on tehokkaampaa ja samalla vähemmän altis virheille.
Yhteenvetona voidaan todeta, että makrot ovat olennaisia Excelin käytännön käytön kannalta, koska ne pystyvät automatisoimaan erilaisia työvaiheita, jotka ovat tehottomia manuaalisen käsittelyn kanssa. Makrot tallennetaan Exceliin VBA -ohjelmointikielellä. VBA tarkoittaa "Visual Basic for Applications" ja on ohjelmointikieli, jota voidaan käyttää Microsoft Excelin ja muiden Office -ohjelmien, kuten Wordin tai Accessin, ohjaamiseen.
Makron luominen Excelissä
Et tarvitse paljon aiempaa tietoa uuden makron luomiseen Microsoft Excel 365: ssä. Seitsemällä käyttäjäystävällisellä vaiheella voit luoda makron, jota voit toistaa niin usein kuin haluat:
-
Siirry Microsoft Excelin "Kehitystyökalut" -välilehdelle.
-
Voit luoda uuden makron "Koodi" -valikkoalueelle. Vaihtoehtoisesti makrojen luomisen tai suorittamisen painike löytyy myös Makrot -valikon kohdan Näytä -välilehdestä.
-
Napsauta Tallenna makro -painiketta ja anna makron nimi. Voit myös syöttää näppäinyhdistelmän, jolla voit helposti käynnistää makron myöhemmin. Voit tallentaa makron nykyiseen työkirjaan, jotta sinä ja muut voit käyttää sitä, tai voit valita henkilökohtaisen työkirjan, jota muut käyttäjät eivät voi käyttää. Kuvauksen lisääminen voi olla hyödyllistä makron tarkoituksen ymmärtämiseksi. Aloita makron tallentaminen napsauttamalla OK.
-
Makro tallennetaan Exceliin ja kaikki syötteet, kaavat ja komennot tallennetaan taustalle. Pysäytä makron tallennus napsauttamalla "Lopeta tallennus" -painiketta.
-
Avaa "Visual Basic" Code -valikkoalueella olevan samannimisen painikkeen avulla. Editorissa voit tarkastella tallennettua makroa Visual Basic -ohjelmointikielellä ja tehdä muutoksia sisäpiiritiedon avulla.
-
Voit myös muokata tai poistaa makron tai muuttaa nimeä ja muita asetuksia napsauttamalla Makrot -painiketta.
-
Käynnistä makro napsauttamalla "Suorita" tai käyttämällä aiemmin määritettyä näppäinyhdistelmää CTRL + Ö. Esimerkissä haluttu lisäys tuotteeseen C suoritetaan automaattisesti.
Tiedot: Oletuksena makrot sisältyvät absoluuttisiin viittauksiin. Vaihtoehtoisesti voit myös tallentaa makron suhteellisilla viitteillä. Tässä tapauksessa makrot arkistoidaan suhteessa alun perin tallennettuun soluun.
Yhteenvetona voit luoda makron Microsoft Excelissä siirtymällä "Kehittäjä" -välilehteen. Jos tämä on piilotettu, kirjoita avainsana "makro" hakukenttään tai siirry "Näytä" -välilehdelle.
Kun olet määrittänyt nimen uudelle makrolle, sinun on annettava komentosarja Visual Basis (VBA) -ohjelmointikielellä. Tämä tehdään joko ohjelmoimalla komennot manuaalisesti tai tallentamalla komentosarja suoraan Exceliin. Kun makro on tallennettu, voit käyttää sitä kaikissa seuraavissa Excel -laskentataulukoissa. Tällä tavalla voit automatisoida toistuvat vakiotehtävät järkevästi ja tehokkaasti.
Olemassa olevan makron kopioiminen: Näin se toimii viidessä vaiheessa
Jos olet luonut makron henkilökohtaiseen työkirjaasi ja haluat suorittaa sen myös muissa laskentataulukoissa, voit kopioida makron Excelissä. Se toimii näin:
-
Avaa Excel -työkirja, johon makro on tallennettu.
-
Avaa seuraavassa vaiheessa työkirja, johon haluat tallentaa makron.
-
Valitse Kehittäjä -välilehdeltä Visual Basic. Käynnistät Visual Basic Editorin.
-
Vedä Project Explorerin viimeisessä vaiheessa alas moduuli, jossa on makro, jonka haluat kopioida kohdekirjaan. Esimerkissä kopioimme moduulin 1 kansiosta 1 kansioon 2.
-
Kopioinnin jälkeen makro on molemmissa työkirjoissa ja se voidaan suorittaa.
Kopioimalla makroja laajat makrot voidaan siirtää käyttäjäystävällisellä tavalla muutamassa sekunnissa. Tämä säästää aikaa ja takaa, että makroa voidaan käyttää samalla tavalla kuin alkuperäistä versiota.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin on järkevää työskennellä makrojen kanssa Excelissä?
Makrojen käyttö Microsoft Excelissä on järkevää, kun toistuvat, tyhmät kyselyt tai tehtävät on automatisoitava. Makrot luodaan Excelissä VBA -ohjelmointikielellä. Niitä ei tarvitse ohjelmoida manuaalisesti koodeihin, vaan ne voidaan suunnitella käyttämällä integroitua tallennustyökalua.
Voivatko makrot olla vaarallisia?
Henkilökohtaisesti luodut makrot eivät aiheuta turvallisuusriskiä. Jos avaat muiden käyttäjien Excel -tiedostoja, makro voi aiheuttaa tietoturvariskin. Virukset tai vakoojaohjelmistot voivat päästä tietokoneellesi makrojen kautta. Tästä syystä on järkevää estää ulkoisten makrojen suorittaminen oletuksena. Tämän avulla voit ennakoivasti tarkistaa, suoritetaanko makro.
Mihin tehtäviin voidaan käyttää Excelin makroja?
Tehtävät, jotka voidaan suorittaa nopeammin automaation avulla, soveltuvat yleensä makroiksi. Tarjousten luominen, tiedonsiirto rajapintojen kautta ulkoisten ohjelmien kanssa ja tiedonsiirto Microsoft Office -tuoteperheessä voidaan myös automatisoida makrojen avulla.