Sen sijaan, että kirjoittaisit samat sähköpostit uudestaan ja uudestaan, esimerkiksi vastauksena asiakkaiden kyselyihin, voit tallentaa jo muotoillut sähköpostit malleina ja soittaa niihin milloin tahansa.
Työskenteletkö tukiosastolla, asiakaspalvelussa, henkilöstöosastolla, kirjanpidossa tai freelancerina: Sinun on varmasti lähetettävä sähköpostiviestejä, joilla on sama tai samankaltainen sisältö ja mahdollisesti samat liitteet uudelleen ja uudelleen . Nämä voivat olla vastauksia asiakkaiden tiedusteluihin, hakemusten hylkäämiseen, säännöllisiin raportteihin (joista jokaisella on uusia liitteitä) tai kokouskutsuihin.
Tällaisissa tapauksissa Outlook tarjoaa mahdollisuuden tallentaa valmiit (tai puolivalmiit) sähköpostit malleina ja hakea ne milloin tahansa. Tarvittaessa voit sitten kirjoittaa lisäyksiä sähköposteihin, liittää tiedostoja tms. Outlookin mallitoiminto sopii myös, jos tallennat laajempaa tietoa tapaamis- tai tehtävämerkintöihin tai kokouspyyntöihin, jotka noudattavat usein samaa kaavaa. Muistiinpanomalleja voidaan myös luoda ja hakea.
Määritä sähköpostien mallit
Määrität sähköpostiviestipohjan seuraavasti:
- Kirjoita ja muotoile sähköposti. Jos tarpeellista, liitä tarvittavat tiedostot. Monien postimallien avulla voi myös olla käytännöllistä syöttää postin vastaanottajat heti.
- Heti kun olet lähettänyt sähköpostin, soita komennolle TIEDOSTO >> TALLENNA.
- Valitse TIEDOSTOTYYPPI -kentästä OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Kirjoita mielekäs tiedostonimi ja napsauta TALLENNA.
- Voit nyt lähettää avatun sähköpostin tai sulkea sen.
Mallien määrittelymenettely on sama eri Outlook -moduuleissa. Siksi kuvaamme niitä vain tässä artikkelissa sähköpostimallien avulla.
Jos käytät Wordia sähköpostieditorina, et voi tallentaa muotoiltuja sähköpostiviestejä Outlookin malleiksi versioon 2003 saakka. Jos kutsut FILE >> SAVE as -komennon Outlook -viesti -ikkunassa yllä kuvatulla tavalla, voit valita useista eri tiedostomuodoista, mutta et OFT -muodosta (Outlook -malli).
Voit tietysti tallentaa muotoillun viestin tekstin Word -tiedostoon ja hakea sen myöhemmin. Word ei tallenna asetuksia, kuten aihetta, vastaanottajaa tai liitetiedostoja, joten sinun on annettava nämä tiedot manuaalisesti.
Pieni temppu auttaa kuitenkin sähköpostien tallentamisessa malleina, vaikka käytät Wordia sähköpostieditorina: sammuta Word väliaikaisesti postieditoriksi. Voit tehdä tämän kutsumalla Outlookissa komennon LISÄOSAT >> VALINNAT >> SÄHKÖPOSTI-MUOTO ja poistamalla vastaava vaihtoehto käytöstä VIESTIMUOTO.
Jos olet jo kirjoittanut ja muotoillut sähköpostin, et voi silti tallentaa sitä Outlook-mallina-Wordin poistaminen käytöstä tulee voimaan vain uusissa sähköpostiviesteissä.
Työ, jonka olet jo tehnyt, ei kuitenkaan ole ollut turhaa:
- Tallenna sähköpostiviesti luonnoksena painamalla CTRL + S tai komentoa TIEDOSTO >> TALLENNA.
- Jos et ole jo tehnyt niin, poista Word käytöstä sähköpostieditorina yllä kuvatulla tavalla.
- Avaa nyt "Luonnokset" -kansioon tallennettu sähköposti ja kutsu sitten komento TIEDOSTO >> TALLENNA nimellä - "Outlook -malli (* .oft)" on nyt saatavana tallennusmuodossa.
- Kun olet määrittänyt kaikki mallit, aktivoi Word uudelleen sähköpostieditorina.
Nopea pääsy malleihin
Jos käytät Outlook-malleja tehostaaksesi sähköpostiviestintääsi, olet todennäköisesti jo ärsyttänyt itseäsi siitä, miten vaikeita tapoja kutsua malleja Outlookissa.
Voit käyttää mallejasi paljon helpommin, jos määrität postilaatikkoosi erillisen kansion. Avaa sitten mallit yksinkertaisesti kaksoisnapsauttamalla haluamaasi merkintää mallikansiossa.
Voit myös luoda kansioita vastaaville malleille muissa Outlook -moduuleissa. Saat mallikansion seuraavasti:
- Luo uusi kansio Saapuneet -kansioon tai henkilökohtaiseen kansioon käyttämällä Tiedosto >> Uusi >> Kansio tai CTRL + VAIHTO + E. Jotta kansio olisi kansioluettelon yläosassa, kirjoita alaviiva ensimmäiseksi merkkiksi, esimerkiksi "MALLIT".
- Avaa äskettäin luotu kansio Outlookissa.
- Avaa Resurssienhallinnassa kansio, johon Outlook -mallit on tallennettu. Yleensä tämä on kansio "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Järjestä nyt Explorer- ja Outlook -ikkunat siten, että molemmat näkyvät rinnakkain näytöllä.
- Valitse sähköpostimallisi Resurssienhallinnassa ja vedä ne hiiren vasenta painiketta painamalla uuteen ryhmään Omat mallit.
Outlook 2007: ssä sinun on vastattava kuvan turvakysymykseen OPEN -näppäimellä, kun avaat mallin. Jotta tämä kysely ei näy joka kerta, kun malli avataan kansiosta, poista vaihtoehto AINA VAHVISTA ENNEN TÄMÄN TIEDOSTOTYYPIN AVAAMISTA. Ole kuitenkin varovainen vastaanottaessasi malleja sähköpostitse ja avaa vain malleja tuntemistasi lähteistä.
