Tässä on kätevä tapa puhdistaa osoitekirjasi Excelin avulla

Digitaaliset osoitekirjat sisältävät kokoelman enemmän tai vähemmän johdonmukaisia yhteystietoja. Joskus tervehdys tai yrityksen nimi puuttuu, usein on useita oikeinkirjoituksia, esimerkiksi puhelinnumeroita.

Jos viet osoitekirjasi Exceliin, näet nopeasti, missä datatietueissa on aukkoja tai jopa virheitä. Tämä voidaan korjata kätevämmin Excelissä: Täällä on helpompi kopioida kenttiä, ja siellä on myös haku- ja korvaustoiminto.

Vie yhteystiedot

Voit viedä osoitekirjasi Exceliin seuraavasti:

1. Avaa moduuli yhteystiedot.
2. Outlookissa versioon 2007 asti kutsut komennon Tiedosto → Tuo / Vie päällä. Outlook 2010: ssä soitat Tiedosto → Avaa → Tuo päällä.
3. Valita Vie tiedostoon ja napsauta Edelleen.
4. Valitse tiedostotyyppi Microsoft Excel 97-2003 ja napsauta Edelleen.
5. Valita yhteystiedot ja napsauta Edelleen.
6. Määritä mihin ja millä nimellä Excel -tiedosto tallennetaan ja napsauta Edelleen.
7. Klikkaa Karttakentät. Tarkista, onko Outlookin kentät yhdistetty oikein Excel -laskentataulukon kenttiin. Tehtävät yleensä vastaavat toisiaan. Jos ei, vedä yksi vasemman ikkunan kentistä oikeanpuoleisen ikkunan vastaavaan kenttään. Kun olet valmis, sulje valintaikkuna näppäimellä OK.
8. Klikkaa Saattaa loppuunjotta Excel -tiedosto luodaan.

Muokkaa tietoja Excelillä

Avaa yhteystietotiedosto Excelissä. Tyypilliset epäjohdonmukaisuudet, määritysvirheet ja erilaiset oikeinkirjoitukset voidaan tunnistaa nopeasti taulukosta. Usein tervehdykset puuttuvat, joskus nimet on määritetty väärin:

Täällä voit yksinkertaisesti kopioida ja liittää sarakkeen tervehdys täytä oikeat terveiset ja korjaa virheelliset tehtävät vetämällä ja pudottamalla.

Komennolla Etsi ja vaihda korjata puhelin- ja faksinumeroiden eri kirjoitusasuja. Voit tehdä tämän merkitsemällä vastaavat sarakkeet ennen komennon kutsumista, jotta haku voidaan rajoittaa niihin. Tällä tavalla voit myös lisätä maakoodin (+49 Saksalle) puhelinnumeron eteen ja poistaa ensimmäisen nolla suuntanumerosta.

Jotta puhelinnumerot ja postinumerot eivät muutu vahingossa solumuotoilun avulla (esim. Määrittämällä päivämäärän muoto), näitä kenttiä edelsi heittomerkki, kun ne vietiin Outlookista. Excel tulkitsee nämä numerot tekstiksi eikä numeerisiksi arvoiksi. Kun teet hakuja Excelissä, et saa kirjoittaa edellistä heittomerkkiä, muuten Excel ei löydä hakusanoja.

Kun olet muokannut, tallenna Excel -tiedosto muotoon Excel 97-2003 työkirja ja sulje se.

Tuo yhteystiedot uudelleen

Voit viedä muutetun Excel -tiedoston takaisin Exceliin seuraavasti:

1. Soita komento Outlookissa versioon 2007 asti Tiedosto → Tuo / Vie tai Outlook 2010: ssä Tiedosto → Avaa → Tuo päällä.
2. Valita Tuo muista ohjelmista tai tiedostoista ja napsauta Seuraava.
3. Valitse tiedostotyyppi Microsoft Excel 97-2003 ja napsauta Edelleen.
4. Valitse Excel -tiedosto. Alla Asetukset valita Toistoja tuotujen elementtien takia vaihda pois. Napsauta sitten Edelleen.
5. Valitse kohdekansioksi yhteystiedot ja napsauta sitten Edelleen.
6. Klikkaa Saattaa loppuunjotta tiedot tuodaan.