Jakelulistat ovat käytännöllinen väline Outlookissa: Jos lähetät usein sähköpostia samalle vastaanottajien ryhmälle, esimerkiksi työryhmän jäsenille, tiimille tai jopa klubin jäsenille, on suositeltavaa käyttää Ryhmää.
Määritä vain jakeluluettelo, joka sisältää esimerkiksi kaikki työryhmäsi sähköpostiosoitteet - silloin sinun on tulevaisuudessa vain syötettävä jakelulista sähköpostin Vastaanottaja -kenttään, Outlook korvaa tämän nimityksen automaattisesti vastaavilla sähköpostiosoitteilla kun sähköposti lähetetään.
Jos haluat lähettää postin muille vastaanottajille, lisää niiden osoitteet (puolipisteillä tai pilkuilla erotettuina) jakeluluettelon nimen perään.
Huomio: Jakelulistoja voidaan käyttää myös postin CC- tai BCC -kentässä.
Uuden jakeluluettelon luominen
Jakeluluettelon luominen Outlookiin yhteystietoryhmän avulla, esimerkiksi kaikkien projektitiimin jäsenten tai kaikkien asiakkaiden kanssa:
1. Avaa Outlookin yhteystiedot -kansio / osoitekirja.
2. Soita Outlookissa versioon 2007 asti Tiedosto → Uusi → Jakelulista tai paina CTRL + VAIHTO + L. Napsauta Outlook 2010: ssä välilehteä alkaa -painiketta Uusi yhteysryhmä (pikanäppäin toimii myös).
3. Kirjoita kenttään "Sukunimi" esimerkiksi listan nimi "Asiakkaat", "Asiakas xyz", "Työryhmä"; "Projekti x".
Huomaa: Jos osoitekirjassa on jo tämän niminen jakeluluettelo, Outlook ei näytä varoitusta, vaan luo toisen saman nimisen luettelon.
4. Napsauta "Valitse jäsenet"(Tai Outlook 2010: ssä Valitse jäsenet → Outlookin yhteystiedoista) lisätäksesi yhteystietoja digitaalisesta osoitekirjasta jakeluluetteloon. Valitse yhteystiedot kaksoisnapsauttamalla ja sulje valintaikkuna OK. Jos haluat lisätä osoitteita ihmisille, jotka eivät ole osoitekirjassa, napsauta Outlookissa vuoteen 2007 asti lisää uusi ja kirjoita osoitteet; Napsauta Outlook 2010: ssä Lisää jäseniä → Uusi sähköpostiosoite. Syötä tiedot ja määritä, lisätäänkö yhteyshenkilö osoitekirjaan.
5. Heti kun olet lisännyt kaikki osoitteet, napsauta "Tallenna ja sulje".
Löydät jakeluluettelon nyt Yhteystiedot -kansiosta - voit tunnistaa sen nimestä ja kuvakkeesta, jossa on kaksi tyyliteltyä päätä.
Sähköpostin lähettäminen jakelulistalle
Heti kun jakelulista on määritetty, lähetä viesti kaikkiin luettelon osoitteisiin seuraavasti:
1. Kirjoita uusi viesti, joka sisältää aiheen. Napsauta sitten Vastaanottaja -painiketta. Jos osoitteet eivät ole kentässä Klo pitäisi lisätä, napsauta Kopio vastaavasti. Piilokopio (silloin vastaanottajat eivät näe muita osoitteita).
2. Valitse jakeluluettelo Yhteystiedot -kansiosta kaksoisnapsauttamalla ja sulje valintaikkuna painamalla "OK".
3. Jos viesti menee muille vastaanottajille, lisää niiden osoitteet (puolipisteillä tai pilkuilla erotettuina) jakeluluettelon nimen perään.
Vain kun lähetät sähköpostiviestin, Outlook korvaa jakeluluettelon nimen sen sisältämillä sähköpostiosoitteilla.
Jakelulistojen muokkaaminen ja muuttaminen
Ajoittain on tarpeen lisätä uusia sähköpostiosoitteita jakelulistaan tai poistaa olemassa olevat osoitteet. Voit muokata jakeluluetteloa seuraavasti.
1. Avaa Yhteystiedot -kansio.
2. Kaksoisnapsauta halutun jakeluluettelon nimeä (voit tunnistaa jakeluluettelot kuvakkeesta, joka näyttää kaksi tyyliteltyä päätä).
3. Tee haluamasi muutokset: Jos haluat lisätä yhteystietoja osoitekirjasta, napsauta "Valitse jäsenet", kirjoita uudet osoitteet napsauttamalla "Lisää uusi". Voit poistaa osoitteet, joita ei enää tarvita, valitsemalla Poista.
4. Kun olet valmis, napsauta ”Tallenna ja sulje”.
Jos haluat muokata yhtä osoitteista, avaa se Yhteystiedot -kansiossa ja muokkaa yhteystietoa. Outlook hakee sähköpostiosoitteet osoitekirjasta.
Vain jos vastaavaa yhteystietoa ei ole, Outlook ottaa "Lisää uusi" -kohdassa syötetyn osoitteen, jota et voi muokata jakeluluettelossa.
