Lajittele ja suodata Excel -tiedot kuukausien ja päivien mukaan

Näin lajittelet Excel -tiedot kuukausien ja päivien mukaan etkä ota vuosia huomioon

Excel lajittelee päivämäärät periaatteessa seuraavasti: Ensin ne lajitellaan vuoden, sitten kuukauden ja lopulta päivän mukaan. Useimmissa tapauksissa tällainen järjestys on myös järkevä. Joskus kuitenkin tarvitaan lajittelu ilman vuotta. Klassinen esimerkki on syntymäpäivälista. Yleensä vuosi jätetään pois ja lajitellaan vain päivän ja kuukauden mukaan.

Tämän kaavan avulla voit lajitella Excel -luettelosi kronologisesti

Jos haluat lajitella taulukon kuukausien ja päivien mukaan syntymäpäiväluettelon muodossa ottamatta vuosia huomioon ja ensimmäinen päivämäärä on solussa A2, käytä seuraavaa kaavaa apusarakkeessa:

= TEKSTI (A2; "MM.DT.")

Käytät kaavaa seuraavasti:

Luo apusarake, jossa haluat näyttää tulokset (esimerkissä "Kaava").

Napsauta apusarakkeen ensimmäistä solua.

Toimintokentässä (f_x) kaava: = TEKSTI (A2; "MM.DT.").

Varmista, että funktio viittaa oikeaan soluun ja oikeat päivämäärät (esimerkissä päivämäärä on solussa B2).

Paina Enter tai paina pientä vihreää rastia ja se on siinä!

Kopioi sitten tämä kaava riittävän pitkälle apusarakkeeseen.

Seuraava kuva esittää tämän kaavan käyttöä näytetaulukossa (päivämääräarvo on solussa B2):

Käytät sitten tätä lisäsaraketta "Data" -valintaikkunassa. Aseta sitten haluamasi järjestys valitsemalla "Lajittele".

Jos haluat lajitella päivien ja kuukausien mukaan, kaava näyttää tältä:

= TEKSTI (A2; "DD.MM.")

Varoitus! Kaava toimittaa tekstin Excelin numeroiden sijaan

Huomaa, että molemmat kaavat tuottavat tekstiä, jolla et voi laskea. Joten kun teet analyysejä, sinun on viitattava soluihin, joissa on alkuperäiset päivämääräarvot.

Miksi nämä ongelmat syntyvät, kun lajitellaan tietoja Excelissä?

Tämän tehtävän ongelma on, että Excel ottaa aina vuoden huomioon päivämääriä lajitellessaan. Joten 31. joulukuuta 2009 on ennen 1. elokuuta 2010. Siksi tarvitset apusarakkeen, jossa hajotat päivämäärän arvot vastaavasti.

Toinen tapa auttaa Excelin lajitteluongelmissa

Jos sinulla on ongelmia tämän kaavan ja sitä seuraavan lajittelun kanssa, on olemassa toinen menettely. Tätä varten tarvitset myös ylimääräisen apsarakkeen, johon yhdistät lajitteluperusteet manuaalisesti. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Tallenna soluun C4 seuraava kaava:
   = KUUKAUSI (B4) + PÄIVÄ (B4) / 100
   Tämä kaava yhdistää kuukauden ja päivän haluttuun lajitteluperusteeseen.

   

2. Kopioi kaava soluun C13.

   

3. Merkitse nyt alue A3: C13.

   

4. Hae kohde "Lajittele" "Lajittelu ja suodatus" -valikon "Tiedot" -valikon kautta ja siten samanniminen valintaikkuna.

   

5. Valitse Lajitteluperuste -kentässä Lajittele sarake -merkintä.

6. Valitse Lajitteluperuste -kentässä Solun arvot.“ kiinteä.

7. "Tilaus" -kentässä valitse merkintä "Koon mukaan (nouseva)" (katso kuva).

   

8. Jos vahvistat valintaikkunan napsauttamalla "OK" -painiketta, syntymäpäiväluettelo lajitellaan nousevaan järjestykseen apusarakkeen C mukaisesti. Tuloksen näet seuraavasta kuvasta:

   

Huomautus Excel -ammattilaisille lajittelujärjestyksen kaavasta

MONTH () -toimintoa käytetään kuukauden lukemiseen päivämäärän arvosta.

PÄIVÄ () -toiminto määrittää myös päivän päivämäärän arvosta.

Päivittäisen arvon jakaminen 100: lla varmistaa, että kuukausi on ensisijainen lajitteluperuste. Päivämäärän määritys ei siis voi koskaan olla suurempi kuin 1, joten se ei myöskään voi vaikuttaa pienimpään kuukausiarvoon 1. Päivämääritys ottaa siis vastaavasti alisteisen aseman lajittelulogiikalle.

Jos käytät suodatettua luetteloa, voit käyttää suodattimia vain näyttääksesi tiedot, jotka haluat näyttää. Mutta miten suodatat tietyn päivämäärän tai ajanjakson?

Kuinka suodattaa yksi päivämäärä Excelissä

Seuraavassa kuvassa on luettelo historiallisista tilausnumeroista, jotka haluat suodattaa:

Automaattiset suodattimet on jo asetettu luetteloon (pienet harmaat nuolet). Luettelon sarake C sisältää datatietueiden päivämääräarvot. Jos haluat suodattaa luettelon niin, että näytetään vain solun D1 päivämäärään kuuluvat tietueet, toimi seuraavasti:

Suodata yksittäinen päivämäärä taulukosta

1. Napsauta suodatinta sarakkeessa C (pieni nuoli alaspäin).

2. Excel versioon 2003 asti: Valitse suodatinluettelosta merkintä "Käyttäjän määrittämä". Käytä ensimmäisen luettelon asetusta ”vastaa”.

3. Excel 2007 tai uudempi: Valitse päivämääräsuodattimen kohdasta suodatinluettelosta merkintä "Sama".

   

4. Kirjoita kaikissa Excel -versioissa haluamasi päivämäärä syöttökentän "vastaa" taakse (esimerkissä 13. toukokuuta 2009).

   

5. Vahvista valinta OK -painikkeella.

6. Excel ottaa halutun suodattimen käyttöön välittömästi. Seuraavassa kuvassa näkyy tulos:

   

Kuinka suodattaa Excel -luetteloissa vuoden ajan

Jos luettelossa on päivämääriä, et voi helposti suodattaa vuosien mukaan. Muokattu suodatin "sisältää vuoden 2011" ei löydä päivämäärää vuodelta 2011. Tämä johtuu siitä, että Excel tulkitsee päivämäärän arvot jatkuviksi arvoiksi 1. tammikuuta 1900 alkaen ja näyttää ne vain muodossa, jonka tunnemme muotoilun kautta.

Pieni temppu suodattaa vuosittain Excelissä joka tapauksessa

Voit kuitenkin suodattaa luettelosi myös tiettyjen vuosien mukaan. Tätä varten sinun on kuitenkin sisällytettävä ylimääräinen sarake, jossa otat vuosia päivämääristä. Esitetyssä työkirjassa näet luettelon vuoden 2011 mukaan suodatettuna:

Voit tehdä tämän suodatuksen vuoden 2011 perusteella seuraavasti:

1. Sisällytä uusi sarake "Vuosi" kirjoittamalla teksti "Vuosi" soluun D3.

2. Kirjoita seuraava kaava soluun D4, jos haluat laskea luettelon ensimmäisen rivin vuoden:
   = VUOSI (A4)

   

3. Kopioi kaava luettelon kaikille riveille löytääksesi kaikki vuodet.

4. Napsauta mitä tahansa solua luettelossa.

5. Käytä "Suodata" -komentoa "Tiedot" -alueella aktivoidaksesi luettelon automaattisen suodattimen (pienet nuolet).

   

6. Käytä automaattisen suodattimen symbolia uudessa "Vuosi" -sarakkeessa valitaksesi "2011" -merkintä ja napsauta "Ok".

   

Kun käytät Excel -versioita ennen vuotta 2007, löydät automaattisen suodattimen integrointikomennon kohdasta "Data" ja "Suodatin".

Päivämäärän lajittelu ja suodattaminen Excelistä Exceliin

Riippumatta siitä, onko kyseessä tilauksen tekemisen päivämäärä vai tilauksen valmistumispäivä, tiettyjen ajanjaksojen suodattaminen on välttämätöntä ammattimaisen resurssisuunnittelun kannalta. Suodattamalla tietosi näet yhdellä silmäyksellä, kuinka monta tilausta tai tehtävää kuuluu tietyn ajan kuluessa.

Esimerkki: Suodata Excel -taulukossa tietyn päivämäärän mukaan

Haluat esimerkiksi suodattaa 30.11.2020–5.12.2022-2023 välisen ajan taulukossa.

Automaattisuodatin -toiminnolla voit tehdä tämän seuraavilla vaiheilla:

1. Napsauta mitä tahansa solua luettelossa.

2. Valitse "Suodata" -komento valintanauhan "Lajittele ja suodata" -ryhmän "Tiedot" -välilehdestä.
   (Excel -versio 2003: Aktivoi valikkokomento Data> Suodatin> Automaattinen suodatin)

   

3. Automaattinen suodatin -kuvake näkyy sarakkeen otsikon oikealla puolella (pieni nuoli). Napsauta "Päivämäärä" -kohdan vieressä olevaa kuvaketta.

   

4. Valitse avautuvasta valikosta "Päivämäärän suodatin" -komento ja sitten "Välillä …" -toiminto.

   

5. Valitse ensimmäisessä valintaluettelossa "on tai yhtä suuri" ja kirjoita sen viereen "30.11.2020". Valitse toisessa luettelossa "on ennen tai yhtä suuri" ja kirjoita sen viereen 12.5.2020. Käytä "Ja" -vaihtoehtoa.

   

6. Suodata luettelo napsauttamalla OK -painiketta.

7. Tuloksena on luettelo, joka rajoittuu 30. marraskuuta 2022-2023 ja 5. joulukuuta 2022-2023. Kaikki tietueet, jotka eivät kuulu tähän ajanjaksoon, on piilotettu. Jos haluat muuttaa suodatusehtoja eri ajanjaksoksi, kutsu Automaattinen suodatin -komento uudelleen. Aseta sitten uudet päivämääräarvot ala- ja ylärajalle.

   

Kuvakaappaukset on otettu Excel -versiolla 2016.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka voin lajitella syntymäpäiväluettelon Excelissä?

Voit tehdä tämän yksinkertaisesti käyttämällä lisäsaraketta, jonka myös esittelet. Tässä apusarakkeessa voit näyttää päivämäärän ilman vuotta. Voit lajitella syntymäpäivät täsmälleen samassa järjestyksessä lajittelutoiminnon avulla.

Lajittelu Excelin numeroiden mukaan ei toimi. Mitä voin tehdä?

Jos kaikki numerotyypin lajitteluvaihtoehdot eivät toimi, ongelma on joskus taustalla aktiivisissa taulukkomalleissa. Yritä ensin poistaa asteittain kaikki vaikuttavien solujen muotoilut. Usein tästä ongelma löytyy. Jos tämä ei auta, kopioi koko taulukko ja liitä se uuteen taulukkoon käyttämällä liitäntätoimintoa "Arvot ja lähteen muotoilu".

Excel ei tunnista päivämäärää. Mikä on ratkaisu?

Joskus Excel seisoo vastapäätä eikä yksinkertaisesti halua tunnistaa ja näyttää syötettyä päivämäärää sellaisenaan. Jos mikään ei toimi, luo uusi sarake vanhan viereen. Napsauta uutta saraketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Muotoile solut …". Valitse avautuvasta valikosta "Päivämäärä" ja napsauta "Ok". Valitse nyt ja kopioi vanha sarake, joka ei toiminut, ja liitä kopioidut arvot uuteen sarakkeeseen liitäntätoiminnon "Arvot (W)" avulla. Poista sitten vanha sarake.