Kuinka työskennellä parhaiten Outlookin pikaosien kanssa
Outlookin sähköpostien käsitteen ei tarvitse olla joka tapauksessa yksilöllinen. Ammattimaisessa ja yksityisessä ympäristössä suunnitellaan jatkuvasti vastaavia tai vertailukelpoisia sähköpostiviestejä. Esimerkiksi tarjoukseen liittyvä sähköposti sisältää yleensä vastaavia tekstikomponentteja. Vastaus kyselyyn on myös epämääräinen, ja sitä on muutettava numeroiden tai korkeintaan tuotteen osalta. Sähköpostien käsitteen samankaltaisuus on pohjimmiltaan järkevää ja sisältää etuja, joita ei pidä aliarvioida. Tämä voidaan saavuttaa, jos työskentelet enemmän esivalmistetuilla tekstimoduuleilla. Nykyisessä Outlook 365 -versiossa tekstimoduulit ja niiden toiminnot ovat saatavilla pikamoduuleina, jotka eroavat muista ohjelmista ja Outlook -versioista.
Video -opetusohjelma: Tekstimoduulien luominen ja käyttäminen Outlookissa
Luo pikaosa Outlookiin - 5 olennaista vaihetta automaatioon
Voit suunnitella pikakomponentin Microsoft Outlook -ohjelmaan hetkessä:
-
Avaa uusi viesti Tiedosto -välilehden kautta. Kirjoita seuraavassa vaiheessa tietty teksti, jonka haluat tallentaa pikaosana.
-
Valitse teksti Microsoft Outlookista ja kopioi se. Voit tehdä tämän käyttämällä näppäinyhdistelmää Ctrl + C pikakuvakkeena tai pikakuvakkeena.
-
Seuraavassa vaiheessa, kun teksti on edelleen merkitty, siirry "Lisää" -välilehdelle ja vaihda "Teksti" -valikkoon.
-
Napsauttamalla "Pikaosat" avaa uuden valintaikkunan, jossa voit "Tallenna valintasi pikaosaluetteloon".
-
Kun olet napsauttanut "Tallenna valinta pikaosaluetteloon", toinen vaihtoehtoikkuna avautuu. Täällä sinulla on mahdollisuus antaa lisätietoja tekstimoduulista.
Voit muun muassa:
- Anna tekstimoduulille mielekäs nimi.
- Valitse luokka tai luo uusi luokka, esimerkiksi "Tarjoukset" tai "Sopimus".
- Lisää kuvaus, jolla kerrot kollegoillesi tekstimoduulin sisällöstä.
- Valitse vaihtoehdoista, miten teksti lisätään pikaosana.
Napsauttamalla "OK" tallennat pikaosan ja voit lisätä sen uuteen sähköpostiin milloin tahansa.
Lisää nopea osa sähköpostiin - näin se toimii
Uuteen sähköpostiin lisätyllä rakennuspalikalla on monia etuja. Tekstimoduulien sisällyttäminen sähköpostiin on aikaa säästävää ja tehokasta. Lisäksi lähtevät viestit ovat sisällöltään ja muotoilultaan samanlaisia. Tämä on erityisen tärkeää ammatillisessa ympäristössä, kun kysely tai tarjous.
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa upottaa luotu tekstimoduuli sähköpostiin:
Vaihtoehto 1: lisää tekstimoduuli, kuten automaattinen teksti
Pikaosa, jonka nimi on "Tekstimoduuli 1", näytetään automaattisesti lisävarusteena heti, kun kirjoitat tekstin nopean osan nimen ensimmäiset merkit.
Jono "Teksti" riittää, jotta Outlook löytää nopean osan. Pikaosa lisätään Enter -näppäintä napsauttamalla. Tämä säästää paljon aikaa sähköpostien suunnittelussa.
Vaihtoehto 2: Integroi pikakomponentti manuaalisesti
Automaattisen version lisäksi voit myös integroida pikakomponentin manuaalisesti. Tämä toimii vaivattomasti avaamalla uuden sähköpostiviestin ja siirtymällä kohdistimella siihen kohtaan tekstissä, johon haluat lisätä tekstin.
Vaihda seuraavassa vaiheessa "Lisää osat" -välilehden "Pikaosat" -välilehteen. Napsauta valikkokohdetta näyttääksesi kaikki lisättävät nopeat osat.
Kun olet napsauttanut haluamaasi pikakomponenttia, se näkyy sähköpostisi tekstissä.
Järjestä, muokkaa ja poista nopeita osia
Ajan myötä on väistämätöntä, että itsenäisesti suunnitellut nopeat rakennuspalikat on muutettava tai poistettava. Tekstin osat, sisällytetyt numerot tai prosentit voivat muuttua. Jos haluat muuttaa tai poistaa tekstimoduulin, toimi seuraavasti:
-
Siirry "Lisää" -välilehdellä valikkoon "Pikaosat".
-
Avaa "Pikaosat" -valikko ja napsauta moduulia, jota haluat muuttaa. Uusi valikko avautuu, jossa voit muokata tekstimoduulia.
-
Voit muun muassa muokata tekstimoduulin ominaisuuksia. Voit muokata lohkon nimeä tai kuvausta. Järjestä ja poista -kohdasta pääset kohtaan Järjestäjä moduuleille, jossa voit muokata kaikkia tallennettuja tekstimoduuleja ja poistaa ne tarvittaessa.
-
"Sulje" -painike tallentaa kaikki henkilökohtaisiin tekstimoduuleihisi tehdyt muutokset. Tekstimoduulien muokkaaminen on mahdollista vain uudemmissa Outlook -versioissa. Outlook 2007: ssä tai 2010: ssä ei ole virallista tapaa muokata pikaosia myöhemmin. Temppulla, jossa tallennat tekstimoduulin eri nimellä, voit silti muokata ja mukauttaa.
Yhteenvetona voidaan todeta, että Pikaosat ja Autoteksti -toiminnot sisältävät olennaisia vaihtoehtoja tekstien luomisen osittaiseen automatisointiin. Molempien toimintojen käyttö on ihanteellinen liikekirjeille, joissa käytetään erityistä tai yleistä tervehdystä, kuten "Hyvä". Henkilökohtaiset tervehdykset voidaan tallentaa myös automaattisena tekstinä.
Samoin on kutsun, toistuvien syntymäpäivä- tai vuosipäivän toivomusten tai usein kysyttyjen kysymysten kanssa. Lyhenteet ja formulaatiot voidaan suunnitella nopeiksi rakennuspalikoiksi milloin tahansa. Tällä tavoin allekirjoitukset voidaan upottaa myös varsinaisen allekirjoituksen korvaamisen yhteydessä. Kirjaimille ja liikekirjeille, jotka on kirjoitettava sanasta sanaan, on myös moduuli.
Outlookin sisältämien pikaosatoimintojen lisäksi yritykset ja liikemiehet käyttävät tuottavuustyökalua Text Expander from Smile. Tämän maksullisen sovelluksen avulla liikekirjeitä ja sähköpostiviestejä voidaan edelleen ammattimaistaa Autotextin suhteen. Text Expanderin avulla voit työskennellä sekä Windowsissa että Macissa.
Kärki:
Jotta voit ylläpitää yleiskatsausta nopeista rakennuspalikoistasi aina, on järkevää ja käytännönläheistä lajitella ne ymmärrettäviin luokkiin.
Johtopäätös
Pikaosien luominen Microsoft Outlookissa ei ole vaikeaa. Voit tallentaa uuden lohkon viidessä yksinkertaisessa vaiheessa. Ymmärrettävien luokkien jakaminen, selkeät moduulien nimet ja selkeä kuvaus ovat tärkeitä, jotta nopeat moduulit voidaan sisällyttää tehokkaasti sähköpostiviesteihin. Tämä toistuvien sähköpostien menettely säästää paljon aikaa raskaudessa. Lisäksi tämä menettely takaa, että tarjouksiin tai kyselyihin vastataan ja lähetetään toisilleen samalla tavalla.
