Tällä tavalla voit optimoida tiedonsiirron Excelistä Wordiin

Monet käyttäjät käyttävät Exceliä kaikenlaisten luetteloiden hallintaan. Osoitteet, artikkelit, hinnat, budjetit ja muut tietovarastot voidaan tietysti siirtää myös Wordiin leikepöydän kautta - säästää siten tarvetta syöttää tiedot uudelleen

Lajittele Excel -tiedot automaattisen suodattimen avulla

Ensimmäisellä menetelmällä valitset haluamasi tiedot ennen kuin siirrät ne Wordiin käyttämällä suodatintoimintoa suoraan Excelissä:

1. Avaa Excelissä taulukko, josta haluat ottaa tietoja.
2. Napsauta Excel 2003: ssa, 2002 / XP: ssä ja 2000: ssa mitä tahansa solua luettelosta ja valitse sitten DATA-FILTER-AUTOFILTER -valikko.
   Excel 2007: ssä löydät suodatintoiminnon EDIT -ryhmän »Käynnistä« -välilehdeltä. Napsauta ryhmän LAJITA JA SUODATA -painiketta ja valitse sitten SUODATA.
3. Excel muuntaa nyt luettelosi sarakkeiden otsikot ns. »Avattaviksi luetteloiksi«, jotka voit tunnistaa alaspäin osoittavilla nuolilla. Näiden luetteloiden avulla voit valita kriteerit, joita sovelletaan etsimisiisi artikkeleihin.
   Kun napsautat Excel 2007: ssä alaspäin osoittavaa nuolta, »Luokat» -sarakkeeseen tulee uusi valikko, jossa kaikki merkinnät on valittu. Poista ensin tämän valikon »Valitse kaikki« -valintaruutu. Aktivoi sitten halutun luokan edessä oleva valintaruutu uudelleen.
4. Automaattinen suodatin soveltuu erityisen hyvin tarkoituksiimme, koska se piilottaa automaattisesti kaikki luettelomerkinnät, jotka eivät täytä haluttua ehtoa. Tuloksena on juuri taulukko, jonka haluat siirtää Wordiin. Voit helposti korostaa, kopioida ja liittää ne Word -tekstiisi.

Usein jotkut Excel -taulukoiden rivit on korostettu väreillä paremman yleiskuvan saamiseksi, ja joskus haluat kiinnittää huomiota solujen muutoksiin ehdollisen muotoilun avulla. Excel 2007 -suodatin tarjoaa erikoisominaisuuden suodattaa rivivärien mukaan. Voit tehdä tämän valitsemalla solun artikkeliluettelosta ja siirtymällä suodatintoimintoon »Muokkaa« -ryhmän »Käynnistä« -välilehdellä. Avaa LAJITTELU- JA SUODATIN-SUODATIN-toiminto. Napsauta alanuolta minkä tahansa sarakkeen otsikossa.

Valitse nyt avautuvasta valikosta kohta "Suodata värin mukaan". Tämän jälkeen saat valita kaikista taulukon riviväreistä. Valitse haluamasi väri. AutoFilter -tekniikka toimii pohjimmiltaan melko hyvin, mutta sillä on myös muutamia haittoja: Toisaalta sinun on poistuttava Wordista tietojen valmistelemiseksi. Lisäksi linkki Wordin ja Excelin välillä ei ole mahdollista, joten sinun on toistettava prosessi, jos esimerkiksi hinnat muuttuvat, kohteita poistetaan ohjelmasta tai lisätään uusia. Siksi sinun pitäisi tuntea toinen, vähän tunnettu vaihtoehto, jolla ei ole näitä haittoja ja jota sinun ei tarvitse jättää Wordista.

Lisää Excel -taulukot tietokannaksi Word 2007: ssä

Tarkkaan ottaen Excelissä luotu luettelo on vain tietokantataulukko: kentät on järjestetty sarakkeisiin ja tietotietueet (luettelomerkinnät) riveihin. Voit siis käyttää myös Word -tietokannan käyttöliittymää Excel -taulukoiden käyttämiseen.

Word 2007: ssä tietokannan työkalurivi on poistettu uuden käyttökonseptin vuoksi. Siksi on ensin sisällytettävä INSERT DATABASE -painike pikakäyttötyökaluriville, jotta voit kutsua tämän toiminnon kätevästi.

Toimi seuraavasti:

1. Napsauta valintanauhaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta MUKAUTTA TYÖKALUPALKKI PIKAKÄYTTÖÖN.
2. Aseta sitten avautuvan valintaikkunan avattavan VALITSE KOMENTOT -valikon kohta »Kaikki komennot«.
3. Hae luettelosta »Lisää tietokanta« ja siirrä tämä merkintä ADD-painikkeella oikeanpuoleiseen luetteloon, jossa on kaikki edelliset painikkeet pikakäyttöpalkissa.
4. Sulje nyt Word -asetukset -valintaikkuna OK -painikkeella.

Olet nyt palannut normaaliin Word -työympäristöön ja voit tuoda Excel -työkirjan artikkeliluettelon juuri luomasi painikkeen avulla tietokantana Wordissa.

Tässä on tarkka tapa tuoda artikkeliluettelo tietokannaksi Word 2007: ssä:

1. Avaa asiakirja, johon haluat tuoda artikkeliluettelon, ja aseta kohdistin haluamaasi lisäyskohtaan artikkeliluetteloon.
2. Napsauta äskettäin lisättyä INSERT DATABASE -painiketta pikakäynnistyspalkissa.
3. Napsauta seuraavassa valintaikkunassa TUONTI TIEDOT ja valitse sitten Excel -tiedosto, josta haluat tuoda tietoja.
4. Valintaikkuna sisältää nyt luettelon valitun tiedoston laskentataulukoista. Valitse tietosi sisältävän taulukon nimi ja varmista, että TIETOJEN ENSIMMÄINEN RIVI SISÄLTÄÄ sarakkeen otsikot -valintaruutu on valittu. Vahvista valinta OK -painikkeella.
5. Napsauta tietokantaikkunassa TUTKIMUSASETUKSET -painiketta, jos haluat lisätä vain tiettyjä rivejä asiakirjaan.
6. »Suodata datatietueet« -välilehdellä voit sitten määrittää kriteerit niin, että Word lukee vain halutut rivit Excel -taulukosta.
7. Halutessasi voit määrittää valintaikkunan muiden välilehtien avulla lajitteluehdot ja valita tuotavat kentät. Vahvista lopuksi asetukset OK -painikkeella.
8. Napsauta sitten INSERT DATA. Voit nyt rajoittaa luettavien datatietueiden määrää. Aktivoi INSERT AS FIELD -vaihtoehdon edessä oleva valintaruutu, jotta Word voi tallentaa kaikki tämän kyselyn parametrit. Voit lukea tietojen nykyisen tilan milloin tahansa yksinkertaisesti päivittämällä kenttätoiminnon F9 -näppäimellä.
9. Vahvista lopuksi syöttämäsi tiedot OK -painikkeella. Kaikki Excel -taulukon rivit, jotka vastaavat kyselyvaihtoehtoja, lisätään nyt kohdistimen nykyiseen paikkaan.