Näin se tehdään!
Haluatko tallentaa tärkeät sähköpostit arkistokansioihisi tiettyyn paikkaan kiintolevyllä? Esimerkiksi sähköpostit, joissa on laskuja, arkaluontoisia asiakastietoja tai sisältöä, jotka on oikeudelliselta kannalta katsottuna säilytettävä pitkällä aikavälillä. Tunnettu ja suosittu PDF-muoto sopii tähän tarkoitukseen luotettavana ja pitkäikäisenä arkistomuotona. Se vie vähän tilaa kiintolevyltä, voidaan avata eri päätelaitteilla ja tarjoaa korkean turvallisuustason.
PDF -tiedostojen tallentaminen Outlookiin: nämä ovat sopivia ohjelmia
Toisin kuin Microsoft Word tai Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook ei tarjoa sisäistä vaihtoehtoa PDF-tiedostojen tallentamiseen tai muuntamiseen. Yksi vaihtoehto on maksullinen ohjelma “Adobe Acrobat”, joka pystyy luomaan PDF -tiedostoja Outlookista. Jos olet kiinnostunut ilmaisesta ratkaisusta, jolla on samanlainen toiminto, käytä PDFCreatoria vaihtoehtona.
Työkalu on saatavana saksankielisenä versiona ja sitä kehitetään jatkuvasti. Se asentaa virtuaalisen tulostinohjaimen ja luo PDF -tiedostoja Tulosta -komennolla. PDFCreatorin avulla voit luoda asiakirjoja PDF -tiedostoina mistä tahansa Windows -ohjelmasta. Jos käytät säännöllisesti asiakirjojen linkkejä, PDF Creator ei ole ensimmäinen valinta. Tämä johtuu siitä, että ohjelmisto ei hyväksy hyperlinkkejä eikä niitä voi napsauttaa luodussa PDF -tiedostossa. Tässä tapauksessa Windows 10 -käyttäjät voivat käyttää mukana toimitettua ilmaista "Microsoft Print to PDF" -työkalua. Kaikissa muissa tapauksissa PDFCreator ilmaisena PDF -työkaluna on oikea valinta nopeutensa ja helppokäyttöisyytensä vuoksi.
Asenna PDF Creator
-
Ensimmäinen askel on asentaa PDFCreator muutamassa sekunnissa avaamalla osoite https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions verkkoselaimessasi. Lataa sitten PDFCreatorin uusin versio. Voit valita ilmaisen yhden käyttäjän version tai maksullisen monen käyttäjän ja palvelinversion.
-
Kun asennustiedosto on ladattu, aloita se kaksoisnapsauttamalla.
-
Ohjattu asennustoiminto opastaa sinua asennuksessa ja antaa tärkeitä tietoja oikeasta asennuksesta. Voit muun muassa asettaa ohjelman kielen ja näyttää käyttöoikeussopimuksen tai tietosuoja -asetusten tietoja.
-
Ohjelmisto asennetaan tietokoneellesi muutamassa sekunnissa. Asennuksen jälkeen voit käyttää online -opasta tai etsiä tietokannasta apua. Jos sinulla on kysyttävää PDF Creatorin käytön aikana, saatavilla on myös monikielinen yhteisötuki. PDFCreator on käyttövalmis ja voi muuntaa sähköpostiviestit PDF -tiedostoiksi vain muutamalla napsautuksella Microsoft Outlookissa.
Tallenna sähköpostit PDF -muodossa - näin se toimii
Sähköpostin voi tallentaa PDF -muodossa vain muutamalla napsautuksella ja asetuksilla. Seuraavien kuuden vaiheen avulla voit luoda ammattimaisia PDF -tiedostoja, joissa on tietyt asiakirjojen nimet ja tiedot tekijästä ja avainsanoista, mikä helpottaa myöhempää hakua:
-
Avaa mikä tahansa sähköpostiviesti, jonka haluat tallentaa PDF -tiedostona.
-
Siirry Tiedosto -välilehden valikkoon → Tulosta.
-
Valitse tulostimeksi PDFCreator.
-
Jos kyseessä on monisivuinen sähköposti, voit määrittää, mitkä sivut tallennetaan. Voit tehdä tämän napsauttamalla Tulostusasetukset ja kirjoittamalla sivunumerot. Vain merkityn alueen tai merkityn tekstin osien tallentaminen ei ole mahdollista PDFCreatorissa.
-
Napsauta seuraavassa vaiheessa "Tulosta" -painiketta. Avautuu uusi ikkuna, jossa voit syöttää tallennettavan asiakirjan tekniset tiedot.
-
Valintaikkunan yläosassa voit määrittää asiakirjan tallennuksen muodon. Normaalin PDF -tiedoston lisäksi voit valita seuraavista:
- erilaiset puristustasot,
- tallennus graafisena tiedostona tai
- arkistointi suojatuksi PDF -tiedostoksi.
-
Valintaikkunan keskialueella on määritettävä polku ja tiedostonimi, jolla PDF -tiedosto tallennetaan.
-
Alaosaan on tärkeää kirjoittaa mielekäs asiakirjan otsikko. Tämä toimenpide helpottaa asiakirjan löytämistä myöhemmin. Samalla se auttaa vastaanottajia määrittämään tiedoston. Voit käyttää muun muassa sähköpostin alkuperäistä aihetta tai yksittäistä otsikkoa. Voit myös kirjoittaa aiheen ja / tai avainsanoja. Näitä tietoja voi tarkastella Windowsin Resurssienhallinnassa tai käyttää hakusanoina.
On myös mahdollisuus yhdistää luotu PDF -tiedosto suoraan toiseen tiedostoon. Jos haluat tämän, aktivoi Yhdistä -painike. Voit myös liittää PDF -tiedoston suoraan sähköpostiin tai lähettää sen edelleen tai lähettää sen Dropboxin tai FTP: n kautta.
-
Jos haluat tallentaa tiedoston oletusarvoisesti, napsauta vihreää "Tallenna" -valintaruutua. Tiedoston nimenä käytetään asiakirjan otsikkoa. Voit muuttaa nimen viimeisen kerran ennen tallennuksen aloittamista.
"PDF -arkkitehti" luo sitten PDF -tiedoston taustalle. Jos sinulla on käyttäjätili valmistajalta PDFForge, voit kirjautua sisään ja tallentaa tiedoston myös tälle tilille. Vaihtoehtoisesti voit luoda uuden käyttäjätilin. Suunniteltu PDF -tiedosto näkyy "PDF -arkkitehdissa".
Kärki: Oletusarvoisesti PDFForge -ohjelmistoa "PDF Architect" käytetään näyttöohjelmana PDFCreaterilla luotuille PDF -tiedostoille. Jos haluat jatkaa PDF -tiedostojen lukemista ilmaisella Adobe Acrobat Readerilla tai muulla työkalulla, voit tallentaa sen PDFCreator -asetuksiin. Voit myös muuttaa vakiosovellusten valintaa Windowsin asetuksissa.
PDF -tiedostot tarjoavat periaatteessa nämä edut
Sähköpostin tallentaminen Outlookista on helposti mahdollista PDF -tiedostona. Sen lisäksi, että PDF -tiedostot voidaan tallentaa, ne tarjoavat monia etuja muihin muotoihin verrattuna, kuten MSG Outlook -tallennusmuoto. Vaikka MSG-tiedostoja voi lukea vain Outlook ja muutama sähköposti- ja muunnosohjelma, PDF-muotoa käytetään maailmanlaajuisesti.
Ilmaiset PDF -lukuohjelmat, kuten Adobe Acrobat Reader, takaavat, että PDF -tiedoston vastaanottajat voivat lukea sen melkein millä tahansa laitteella. PDF -tiedostot pakataan myös tallennuksen yhteydessä, ja ne ovat useimmissa tapauksissa pienempiä kuin lähdeasiakirja. Lisäksi muotoilu, kuvat, upotetut fontit ja yleinen ulkonäkö säilyvät.
Asiakirjojen turvallisuus on välttämätöntä, etenkin kun niitä lähetetään Internetin kautta. Asettamalla asetuksia arkaluontoista sisältöä sisältävät tiedostot voidaan suojata luvattomalta tietojen varastamiselta. Sama tapahtuu määrittämällä salasana. Tässä tapauksessa luvattomat henkilöt eivät voi avata tiedostoa ja lukea sen sisältöä.
PDF -tiedostojen lisäarvon, avainsanojen ja mielekkään otsikon avulla PDF -tiedostojen löytäminen on helpompaa, joten PDF -tiedostot ovat ihanteellisia sähköpostien arkistointiin Outlookissa.
Yhteenveto: Varmuuskopioi sähköpostit Outlookissa PDF Creatorin avulla - nopeasti ja helposti
Jos haluat arkistoida sähköpostiviestin turvallisesti pitkällä aikavälillä, PDF-muoto on erityisen sopiva tähän. Koska Microsoft Outlook ei tarjoa sisäistä muuntamista PDF-muotoon, on käytettävä ulkoista ohjelmistoa. Kohdekeskeinen ja käyttäjäystävällinen ohjelma, jota on käytetty miljoona kertaa, on PDFCreator. Kun se on asennettu virtuaaliseksi tulostinohjaimeksi, sitä voidaan käyttää asiakirjojen muuntamiseen PDF -tiedostoiksi mistä tahansa Windows -sovelluksesta.
Outlookissa valitset tulostustoiminnon, kirjoitat asiakirjan nimen, avainsanat ja tallennuspolun ja voit arkistoida sähköpostisi muutamalla napsautuksella. PDFCreator toimii yhtä luotettavasti kuin maksulliset ohjelmat, ja siksi sitä suositellaan virtuaaliseksi PDF -tulostinohjaimeksi Windowsille ja Microsoft Outlookille.
