Jaa esityksiä: Vie sisältöä PowerPointiin

Esitysten välittäminen videolla ja äänellä

Riippumatta siitä, tarvitsetko esityksen asiakkaan tapaamiseen vai haluatko tuoda esityksen online -koulutuksesi osallistujien saataville jälkeenpäin: Jos välität PowerPoint -esityksen, varmista, että viet esityksen oikein, jotta kaikki ääni myös saatavilla - ja videotiedostot jaetaan. Loppujen lopuksi olisi ärsyttävää, jos esityksestäsi puuttuisi kriittisiä elementtejä.

Joten sinun ei tarvitse edes miettiä, sisältyvätkö kaikki elementit siirtoon tai voidaanko esityksesi toistaa kolmannen osapuolen tietokoneella, johon Microsoft PowerPoint ei ehkä ole asennettu lainkaan - esimerkiksi Macissa - voit valmistautua. Vaihtoehtoja on erilaisia sen mukaan, käytätkö PowerPointin vai Microsoft 365: n vanhempaa versiota.

Mitä uudempi PowerPoint -versio on, sitä helpompaa tiedostojen jakaminen on

Vanhemmissa PowerPoint -versioissa multimediaelementit on myös tallennettava esitykseen ja myös siirrettävä eteenpäin. Tätä varten on luotava linkki esityksen ja video- tai äänielementtejä sisältävän kansion välille. Elementit voidaan kuitenkin upottaa esitykseen myös muutamalla napsautuksella, joten niitä ei tarvitse lähettää erikseen.

Se on helpompaa uudempien PowerPoint -esitysten kanssa. Jos käytät esimerkiksi PowerPointia Microsoft 365: n kautta, voit tallentaa esityksesi pilveen. Siellä voit soittaa sen uudelleen milloin tahansa ja jakaa sen muiden kanssa - mukaan lukien kaikki tarjotut multimediaelementit. Microsoft 365 -tilauksen lisäksi tähän tarvitaan vain Internet -yhteys.

PowerPoint -esityksen vieminen äänen ja videon kanssa uudemmissa PPT -versioissa

Jos haluat viedä PowerPoint -esityksen vuoden 2016 versiossa, siirry valikkokohtaan Tiedosto. Alta löydät kohdan vasemmalla olevasta palkista Viedä. Tämän jälkeen sinulle ehdotetaan erilaisia versioita, joihin voit muuntaa esityksen.

Luo PDF / XPS -asiakirja:

Tämän vaihtoehdon avulla voit joko muuntaa yksittäiset diat tai koko tiedoston PDF -tiedostoksi ja tallentaa sen. Vaihtoehdoissa voit tallentaa asiakirjan PDF / A-yhteensopivaksi. Tällä tavalla kuka tahansa PDF -katseluohjelma voi avata sen. Asiakirjan luominen:

1. Napsauta Luo PDF / XPS -dokumentti -painiketta.

2. Anna esityksen tiedostonimi.

3. Varmista, että olet valinnut PDF -muodon.

4. Valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu tai poista sen valinta.

5. Valitse Normaali (online -julkaisu ja tulostus), jos asiakirjasi vaaditaan korkealla resoluutiolla.

6. Valitse vähimmäiskoko (online -julkaisu), jos pienempi tiedostokoko on tärkeämpi kuin tulostuslaatu.

7. Napsauta Asetukset, jos haluat määrittää tiedot, kuten tulostettavat sivut, merkintöjen tulostamisen tai tulostusasetukset.

8. Napsauta sitten OK ja sitten Julkaise.

CD -paketin diaesitys:

Esitykset voidaan pakata vastaavasti paitsi CD -levyille myös USB -tikkuille. Yksi tai useampi esitys ja muut halutut tiedostot yhdistetään ja poltetaan CD -levylle. Jos tiedostot on tallennettu kansioon, ne voidaan kopioida sieltä USB -tikulle.

Luo moniste:

Toinen vientitoiminto on luoda monisteita, jotka koostuvat dioista muistiinpanoidesi kanssa. Jos valitset tämän vaihtoehdon, avautuu sivupaneeli, jossa voit määrittää muistiinpanojen ja diojen asettelun. PowerPoint luo sitten valitsemasi Word -tiedoston, jossa voit jatkaa työskentelyä.

Vaihda tiedostotyyppi:

Tämän vaihtoehdon alla on useita vaihtoehtoja. Voit esimerkiksi muuttaa esityksen muodon vanhaan PowerPoint 97-2003 -muotoon. Voit myös valita OpenDocument -muodon, jos esityksesi pitäisi sopia OpenOfficeen. Muuntaminen JPEG.webp- tai PNG -kuviksi on myös mahdollista Vaihda tiedostotyyppi -painikkeella. Jos valitset Tallenna eri tiedostotyypiksi ja napsautat Tallenna nimellä, voit myös muuntaa yksittäiset diat muihin muotoihin, kuten GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF tai TIFF.

Luo video:

Videot tallennetaan säännöllisesti MP4 -muodossa. Vaihtoehtoisesti voidaan valita myös WMV -muoto. Kaikki multimediaelementit, animaatiot ja aikataulut sisältyvät vientiin. Kuvanlaadun osalta voit valita seuraavista vaihtoehdoista:

• Vakio = 640x480 pikseliä
• HD = 960x720 pikseliä
• Full HD = 1400 x 1080 pikseliä
• Ultra HD = 2880x2160 pikseliä

Mutta ole varovainen: mitä korkeampi resoluutio, sitä suurempi viety tiedosto. Jos haluat lähettää esityksesi esimerkiksi sähköpostitse, huomaa, että monet sähköpostiohjelmat lähettävät vain tietyn kokoisia liitteitä. Siirry WeTransferin kaltaisen palveluntarjoajan kautta lähettääksesi suurempia liitteitä.

PowerPoint -esityksen muuntaminen videoksi vapauttaa sinut selvittämään, mitä PowerPoint -versiota vastaanottajat käyttävät. Koska esitys, joka on saatavana videona WMV -muodossa, voidaan toistaa millä tahansa Windows -tietokoneella, jossa on vastaava videosoitin. Ja tämä voidaan asentaa nopeasti, jos se ei ole jo olemassa.

PowerPoint -esitykset pilvessä: yksinkertaisia ja käytännöllisiä

Uusi PowerPoint -versio, joka on osa Microsoft 365 -tilausta, video- tai äänielementtejä sisältävien PowerPoint -tiedostojen jakaminen on paljon helpompaa. Lopuksi Microsoft tallentaa luodun PowerPointin pilveen, jota kaikki voivat käyttää. Sinun tarvitsee vain jakaa esitys muiden ihmisten kanssa tai lähettää sähköpostitse polku pilveesi.

Muut ihmiset voivat katsella PowerPoint -esitystä, vaikka he eivät itse olisikaan Microsoft 365 -asiakkaita. Lisäkansioita ei tarvitse luoda, linkittää tai kopioida. Toinen etu: Esitys ei voi vain katsoa muita ihmisiä, vaan myös muokata sitä. Tämä on mahdollista reaaliajassa, joten voit työskennellä useiden ihmisten kanssa samanaikaisesti PowerPoint -esityksessä.

Jos sinulla ei ole PowerPointin pilviversiota, voit joko jakaa esityksesi USB -tikulle tai CD -levylle tai lähettää ne sähköpostitse. Jos käytät PowerPointin vanhempia versioita, olemme luoneet sinulle muutamia vinkkejä.

Esitysten lähettäminen PowerPoint -versioissa vuoteen 2007 asti

Vanhemmissa PowerPoint -versioissa siirto toimii hieman eri tavalla. PowerPoint -versioissa vuoteen 2007 asti kaikki multimediatiedostot (paitsi pienet WAV -tiedostot) linkitetään vain esitykseen. Kun lähetät ne eteenpäin, sinun on varmistettava, että nämä linkit toimivat edelleen muilla tietokoneilla lähettämällä kaikki linkitetyt tiedostot.

Vaikka PowerPoint 2007 kuulostaa menneeltä: Monet yksityishenkilöt ja vanhempien tietokoneiden käyttäjät käyttävät edelleen näitä vanhempia PowerPoint -versioita, minkä vuoksi on järkevää tuntea toiminnot ja vaihtoehdot.

Versioerot ja valmistelut

Kaikissa vanhemmissa versioissa helpotat työtäsi luomalla kansio ennen esityksen käsittelyn aloittamista, johon voit kopioida kaikki multimediatiedostot esityksen lisäksi ennen niiden lisäämistä esitykseen.

Suhteelliset polut luodaan linkeille, joihin todellista polun nimeä (asema \ kansio \ alikansio) ei ole tallennettu ja jotka toimivat edelleen muilla tietokoneilla. Tällä tavalla voit olla varma, että kaikki esityksen multimediaelementit voidaan toistaa eikä mitään menetetä.

Pakkaa tiedostot automaattisesti CD -levylle

Pack for CD -toiminto on saatavana PowerPoint 2003: sta alkaen. Sen avulla voit jakaa esityksiä ilman, että sinun tarvitsee tallentaa ja linkittää multimediatiedostoja erilliseen kansioon. Kun pakataan CD -levylle, tiedostot upotetaan esitykseen ja viedään myös automaattisesti. Nykyään se on yleisempää välittää se USB -tikulle kuin CD -levylle - se on vieläkin helpompaa sähköpostin tai pilvilinkin kautta.

Kokoa tiedot käsin

• CD -pakkaus on hyödyllinen, kun haluat korjata linkit automaattisesti. Jos kaikki tiedostot on koottu kansioon, voit polttaa kansion sisällön CD -levylle ilman tätä toimintoa.
• Jos haluat siirtää esityksen USB -tikulle, sinun on ensin koottava se kiintolevylle ja kopioitava se. Tallennus suoraan mobiilitietovälineille on altis virheille.
• Zip -tiedostot lähetetään sähköpostitse, jotta ne pysyvät yhdessä.
• Testaa CD -levy tai USB -tikku toisella tietokoneella, ennen kuin siirrät tai toistat mitään.
• Voit myös tallentaa esityksen välimuistiin henkilökohtaisessa Dropboxissasi tai toisessa pilvipalvelussa ja jakaa sen tiettyjen ihmisten kanssa. Voit käyttää vain esitystä, mutta et muuta sisältöäsi.

Valitse oikea tiedostomuoto ja suurenna datakokoa

Jos tiedostojen upottaminen ei toimi, se voi johtua esimerkiksi väärästä tiedostomuodosta. Ääni on tallennettava wav -tiedostona eikä wmv -tiedostona. Wav -tiedostojen datakokoa voidaan myös lisätä PowerPoint -asetuksissa Lisäasetukset ja Tallenna. Tällä tavalla esitykseen voidaan upottaa jopa suurempia tiedostoja, joita ei sitten enää tarvitse lähettää sen mukana.

Uudemmissa PowerPoint -esityksissä vuodesta 2016 alkaen on mahdollista paitsi tallentaa esityksiä asianmukaisilla linkeillä. Sinulla on useita vaihtoehtoja esitysten jakamiseen, nimittäin:

• PDF -muodossa: Diat voidaan sitten avata PDF -katseluohjelmalla, jolla on lähes kaikki tietokoneet
• Yksittäisinä dioina: Yksittäiset diat voidaan tallentaa grafiikkana. Vain näiden diojen multimediaelementtejä ei voi toistaa.
• Videona: PowerPoint -esitykset voidaan viedä videoina tai elokuvina.

Välitä PowerPoint -esitykset videona: Näin se toimii

Vanhemmalle PowerPoint -versiolle vuodelta 2010 voit luoda ohjeestasi videon ohjeidemme avulla.

Lisää diaan äänitiedosto

1. Vaihda diaan, johon haluat musiikillisen taustan.

2. Valitse Lisää -välilehden Media -ryhmässä Ääni.

3. Valitse Ääni tiedostosta.

4. Siirry kansioon, joka sisältää musiikkitiedoston, ja valitse haluamasi musiikkitiedosto.

5. Viimeistele valinta napsauttamalla Lisää -painiketta.

6. PowerPoint sijoittaa kaiuttimen symbolin diaan lisättyä äänitiedostoa varten.

KÄRKI: Jos et ole varma, mikä äänitiedosto on oikea, napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella Lisää ääni -valintaikkunassa ja valitse pikavalikosta Toista. Tällä tavalla voit valita oikean äänitiedoston ilman epäilystäkään.

Määritä äänitiedoston toisto

Vedä kaiuttimen kuvake dian vieressä ja jätä se korostetuksi.

Laajenna Äänityökalut / Toisto -välilehti.

Valitse Ääniasetukset -ryhmässä Käynnistä -kohdan oikealla puolella olevasta luettelosta Automaattinen, jotta musiikki toistetaan automaattisesti, kun dia näytetään.

Lisää musiikkikappale koko esitykseen

Jos äänitiedoston on tarkoitus toimia taustamusiikkina koko esityksessä, toimi seuraavasti:

Siirry esityksen ensimmäiseen diaan.

Lisää äänitiedosto yllä kuvatulla tavalla.

Valitse tällä kertaa Äänityökalut / Toisto -välilehdeltä Toista diojen välillä Käynnistä -kohdan oikealla puolella olevasta luettelosta.

TÄRKEÄ: Jos muutat sitten esityksen videoksi, musiikkikappaleen keston on oltava sama kuin esityksen.

Toista loputtomasti -valintaruudun aktivointi lyhyemmälle äänitiedostolle ei auta, koska toisto ei toimi videossa.

Johtopäätös: Näin välität PowerPoint -esityksesi kaikkien multimediaelementtien kanssa

Jos haluat välittää esityksen, jossa on kaikki sen sisältämät video- ja äänielementit, sinulla on erilaisia vaihtoehtoja PowerPoint -versiosta riippuen. Vaikka vanhemmissa PowerPoint -versioissa sinun on myös tallennettava käytetyt multimediaelementit ja määritettävä linkit, uudemmissa versioissa voit yksinkertaisesti viedä koko tiedoston. Kaikki esityksen sisältämät elementit otetaan mukaan.

Kun viet esityksiä, sinulla on useita vaihtoehtoja ja voit viedä ne PDF -muodossa, videona tai yksittäisenä grafiikkana. Siirto CD-levylle tai USB-tikulle on ollut ongelmatonta PowerPoint-version 2003 jälkeen.

Esityksen siirtäminen on käytännöllistä ja yksinkertaista pilvipohjaisella Microsoft 365: llä. Siellä PowerPoint-esitykset voidaan tallentaa verkkoon ja muut käyttäjät voivat käyttää niitä linkin kautta. On myös mahdollista muokata esitystä yhdessä. Arvokkaita video- ja äänielementtejä ei menetetä pilvipohjaisessa versiossa.